Konsultationer

En konsultation är den formella process där en tredje part – en annan avdelning, ett berört företag eller en enskild person – tillfrågas om sin syn innan handlingar som rör dem lämnas ut. Du öppnar en konsultation via fliken Samarbete på en begäran (eller från katalogen Konsultationer i arbetsytan Kontakter) och arbetar med den i en detaljpanel som är organiserad i fyra underflikar – Översikt, Parter, Korrespondens och Resultat. Din aktiva flik och dina redigeringar bevaras vid infogade sparningar, så att registrering av ett svar aldrig hoppar tillbaka dig till toppen.

Den lagstadgade klockan (Översikt)

Underfliken Översikt visar den konsulterade parten, status, datum, beskrivning och kontrollerna för den lagstadgade klockan. AccessPoint är regelverksmedvetet: beroende på jurisdiktionen pausar eller förlänger en konsultation med en tredje part begärans klocka. Använd kontrollen för att tillämpa klockåtgärden:

• För ett regelverk med förlängning anger du antalet dagar.
• För ett regelverk med paus stoppas klockan helt enkelt.

Du kan koppla ett undantagsskäl till klockåtgärden. En konsultation går igenom följande statusar:

• Utkast – håller på att skapas, ännu inte utfärdad
• Underrättelse skickad – lagstadgad underrättelse utfärdad till parten
• Besvarad – minst en part har svarat
• Öppen – aktiv, väntar på svar
• Slutförd – avslutad med ett registrerat resultat

Parter och ståndpunkter

Underfliken Parter listar alla som konsulteras i ärendet. Så här lägger du till en part:

1. Välj Lägg till part.
2. Ange namn, organisation och e-post – eller länka en befintlig post från den återanvändbara katalogen över konsulterade parter, som förifyller dessa fält.
3. Spara.

För varje part registrerar du deras ståndpunkt när de svarar – Ingen invändning, Invänder delvis, Invänder eller Inget svar – tillsammans med en sammanfattning och svarsdatumet. Ståndpunkter färgmärks så att du snabbt kan överblicka samstämmigheten. Endast parter med en registrerad e-postadress kan få underrättelser skickade från skrivfönstret.

Korrespondens i konsultationen

När kommunikationsloggen är tillgänglig är underfliken Korrespondens tredjepartsspåret i den korrespondensmotor som är inbäddad i konsultationen. Härifrån kan du Skicka underrättelse… (öppnar skrivfönstret förinställt på mallen för tredjepartsunderrättelse och parten), Logga korrespondens (registrera något som redan har skickats eller mottagits), eller öppna en befintlig post. Allt som loggas här är knutet till denna konsultation; varje post öppnas som en korrespondenspost.

Registrera resultatet

Underfliken Resultat är där du sluter cirkeln:

1. Registrera det övergripande utfallet – Ingen invändning, Invänder, Utlämna trots invändning, Delvis eller Inget svar.
2. Lägg till fritextanteckningar om resultatet och datumet då svaret togs emot.
3. Ange eventuellt en dokumentomfattning – vilka dokument eller sidintervall som konsultationen faktiskt omfattade.
4. Klicka på Markera som slutförd för att avsluta med ett klick; det stämplar resultatet och svarsdatumet tillsammans.

Om konsultationen redan är slutförd kan du fortfarande spara ändringar av resultatet, och anteckningar kan läggas till när som helst som ett granskningsspår.

Konsultera på nytt

Fliken Översikt har en åtgärd för Konsultera på nytt (med en bekräftelsefråga). Den skapar en ny uppföljande konsultation och ersätter den aktuella, och länkar samman historiken så att du kan spåra upprepade konsultationer. Om det finns en länkad återanvändbar kontakt kan du expandera dess historik över flera begäranden för att se alla konsultationer som parten har varit involverad i.

Radera en konsultation

Radering är skyddad. När en konsultation har anteckningar, ett registrerat partsvar, länkad korrespondens eller länkade dokument, en dokumentomfattning, en klockåtgärd, eller har ersatts, blir den en verklig post och Radera inaktiveras. Panelen förklarar varför i stället för att misslyckas utan förklaring.