Consultazioni

Una consultazione è il processo formale con cui si chiede a una terza parte — un altro dipartimento, un'azienda interessata o una persona fisica — di esprimere il proprio parere prima che vengano divulgati i record che la riguardano. Una consultazione si apre dalla scheda Collaborazione di una richiesta (oppure dall'elenco Consultazioni nell'area di lavoro Contatti) e viene gestita in un pannello dei dettagli organizzato in quattro sotto-schede — Panoramica, Parti, Corrispondenza ed Esito. La scheda attiva e le modifiche in corso vengono mantenute anche durante i salvataggi in linea, quindi la registrazione di una risposta non riporta mai in cima alla pagina.

Il termine di legge (Panoramica)

La sotto-scheda Panoramica mostra la parte consultata, lo stato, le date, la descrizione e i controlli del termine di legge. AccessPoint tiene conto del regime normativo: a seconda della giurisdizione, consultare una terza parte sospende oppure proroga il termine della richiesta. Utilizzare il controllo di sospensione per applicare tale azione sul termine:

• Per un regime di Proroga, inserire il numero di giorni.
• Per un regime di Sospensione, il termine si arresta semplicemente.

È possibile allegare un motivo di esenzione alla sospensione. Una consultazione attraversa i seguenti stati:

• Bozza — in fase di predisposizione, non ancora inviata
• Avviso inviato — avviso di legge inviato alla parte
• Risposta ricevuta — almeno una parte ha risposto
• Aperta — attiva, in attesa di risposta
• Completata — conclusa con un esito registrato

Parti e posizioni

La sotto-scheda Parti elenca tutti i soggetti consultati nel fascicolo. Per aggiungere una parte:

1. Selezionare Aggiungi parte.
2. Digitare nome, organizzazione ed email — oppure collegare una voce esistente dall'elenco riutilizzabile delle parti consultate, che precompila automaticamente questi campi.
3. Salvare.

Per ciascuna parte, registrare la sua posizione non appena risponde — Nessuna obiezione, Obietta parzialmente, Obietta o Nessuna risposta — insieme a un riepilogo e alla data di risposta. Le posizioni sono contrassegnate a colori, in modo da poter cogliere l'accordo a colpo d'occhio. Solo le parti con un'email registrata possono ricevere avvisi dal compositore.

Corrispondenza sulla consultazione

Quando il registro delle comunicazioni è disponibile, la sotto-scheda Corrispondenza è la corsia dedicata ai terzi del motore di corrispondenza incorporato nella consultazione. Da qui è possibile Invia avviso… (apre il compositore preimpostato sul modello di avviso per terzi e sulla parte), Registra corrispondenza (registrare qualcosa già inviato o ricevuto), oppure aprire una voce esistente. Tutto ciò che viene registrato qui è circoscritto a questa consultazione; ogni elemento si apre come un record di corrispondenza.

Registrazione dell'esito

La sotto-scheda Esito è dove si chiude il ciclo:

1. Registrare la disposizione complessiva — Nessuna obiezione, Obietta, Divulga nonostante l'obiezione, Parziale o Nessuna risposta.
2. Aggiungere note libere sull'esito e la data di ricezione della risposta.
3. Impostare facoltativamente un ambito documentale — quali documenti o intervalli di pagine la consultazione ha effettivamente coperto.
4. Fare clic su Contrassegna come completata per concludere con un solo clic; questo registra insieme l'esito e la data di risposta.

Se la consultazione è già completata è comunque possibile Salvare le modifiche all'esito, e le note possono essere aggiunte in qualsiasi momento come traccia di controllo.

Riconsultazione

La scheda Panoramica presenta un'azione Riconsulta (con una richiesta di conferma). Questa crea una nuova consultazione di follow-up e sostituisce quella corrente, concatenando la cronologia in modo da poter tracciare le consultazioni ripetute. Se esiste un contatto riutilizzabile collegato, è possibile espandere la sua cronologia tra le richieste per vedere ogni consultazione in cui quella parte è stata coinvolta.

Eliminazione di una consultazione

L'eliminazione è protetta. Una volta che una consultazione presenta note, una risposta registrata di una parte, corrispondenza o documenti collegati, un ambito documentale, un'azione sul termine, oppure è stata sostituita, diventa un record effettivo e Elimina viene disabilitato. Il pannello ne spiega il motivo anziché fallire silenziosamente.