Consultas

Uma consulta é o processo formal de pedir a opinião de um terceiro — outro departamento, uma empresa afetada ou um indivíduo — antes de serem divulgados registos que lhe digam respeito. Abre uma consulta a partir do separador Colaboração de um pedido (ou a partir do diretório Consultas no espaço de trabalho de Contactos) e trabalha-a num painel de detalhe organizado em quatro subseparadores — Visão geral, Partes, Correspondência e Resultado. O seu subseparador ativo e as edições mantêm-se após gravações em linha, pelo que registar uma resposta nunca o faz voltar ao topo.

O prazo legal (Visão geral)

O subseparador Visão geral mostra a parte consultada, o estado, as datas, a descrição e os controlos do prazo legal. O AccessPoint tem em conta o regime aplicável: consoante a jurisdição, consultar um terceiro pausa ou prorroga o prazo do pedido. Utilize o controlo de suspensão para aplicar essa ação sobre o prazo:

• Para um regime de Prorrogação, indique o número de dias.
• Para um regime de Pausa, o prazo simplesmente para de contar.

Pode associar um motivo de isenção à suspensão. Uma consulta passa pelos seguintes estados:

• Rascunho — em preparação, ainda não emitida
• Notificação enviada — notificação legal emitida à parte
• Respondida — pelo menos uma parte respondeu
• Aberta — ativa, a aguardar resposta
• Concluída — encerrada com um resultado registado

Partes e posições

O subseparador Partes lista todos os intervenientes consultados no processo. Para adicionar uma parte:

1. Selecione Adicionar parte.
2. Introduza o nome, a organização e o email — ou associe uma entrada existente do diretório reutilizável de partes consultadas, que preenche automaticamente esses campos.
3. Guarde.

Para cada parte, registe a sua posição assim que responder — Sem objeção, Objeta parcialmente, Objeta ou Sem resposta — juntamente com um resumo e a data de resposta. As posições têm etiquetas coloridas para poder avaliar rapidamente o nível de concordância. A partir do redator, só é possível enviar notificações a partes com um email registado.

Correspondência na consulta

Quando o registo de comunicações está disponível, o subseparador Correspondência é a via de terceiros do motor de correspondência incorporado na consulta. A partir daqui pode Enviar notificação… (abre o redator pré-configurado com o modelo de notificação a terceiros e a respetiva parte), Registar correspondência (registar algo já enviado ou recebido) ou abrir qualquer entrada existente. Tudo o que é registado aqui está limitado a esta consulta; cada item abre como um registo de correspondência.

Como registar o resultado

O subseparador Resultado é onde fecha o processo:

1. Registe a decisão global — Sem objeção, Objeta, Divulgar apesar da objeção, Parcial ou Sem resposta.
2. Adicione notas de texto livre sobre o resultado e a data de receção da resposta.
3. Opcionalmente, defina um âmbito de documentos — quais os documentos ou intervalos de páginas efetivamente abrangidos pela consulta.
4. Clique em Marcar como concluída para terminar com um único clique; esta ação regista, em conjunto, o resultado e a data de resposta.

Se a consulta já estiver concluída, ainda pode Guardar alterações ao resultado, e podem ser acrescentadas notas a qualquer momento como registo de auditoria.

Como reconsultar

O separador Visão geral tem uma ação de Reconsultar (com um pedido de confirmação). Esta ação cria uma nova consulta de acompanhamento e substitui a atual, encadeando o histórico para que possa seguir o rasto de consultas repetidas. Se existir um contacto reutilizável associado, pode expandir o seu histórico entre pedidos para ver todas as consultas em que essa parte esteve envolvida.

Como eliminar uma consulta

A eliminação é protegida. Assim que uma consulta tem notas, uma resposta de parte registada, correspondência ou documentos associados, um âmbito de documentos, uma ação sobre o prazo, ou foi substituída, torna-se um registo real e a opção Eliminar fica desativada. O painel explica o motivo, em vez de falhar silenciosamente.