Consultaties

Een consultatie is het formele proces waarbij een derde partij — een andere afdeling, een betrokken bedrijf of een individu — om een standpunt wordt gevraagd voordat dossierstukken die hen aangaan, worden vrijgegeven. U opent een consultatie vanuit het tabblad Samenwerking van een verzoek (of vanuit de directory Consultaties in de Contactenwerkruimte) en werkt deze uit in een detailpaneel dat in vier subtabbladen is ingedeeld — Overzicht, Partijen, Correspondentie en Resultaat. Uw actieve tabblad en bewerkingen blijven behouden bij inline opslaan, zodat het registreren van een reactie u nooit naar boven terugbrengt.

De wettelijke klok (Overzicht)

Het subtabblad Overzicht toont de geconsulteerde partij, status, datums, beschrijving en de bedieningselementen voor de wettelijke klok. AccessPoint is regimebewust: afhankelijk van het rechtsgebied wordt de klok van het verzoek door het raadplegen van een derde partij gepauzeerd of verlengd. Gebruik het opschortingselement om die klokactie toe te passen:

• Bij een regime van het type Verlengen voert u het aantal dagen in.
• Bij een regime van het type Pauzeren stopt de klok eenvoudigweg.

U kunt een vrijstellingsreden aan de opschorting koppelen. Een consultatie doorloopt de volgende statussen:

• Concept — wordt opgezet, nog niet verzonden
• Kennisgeving verzonden — wettelijke kennisgeving naar de partij verzonden
• Gereageerd — ten minste één partij heeft gereageerd
• Open — actief, in afwachting van reactie
• Voltooid — afgerond met een geregistreerd resultaat

Partijen en standpunten

Het subtabblad Partijen toont iedereen die over het dossier wordt geconsulteerd. Een partij toevoegen:

1. Selecteer Partij toevoegen.
2. Typ de naam, organisatie en het e-mailadres — of koppel een bestaande vermelding uit de herbruikbare directory van geconsulteerde partijen, die deze velden automatisch invult.
3. Sla op.

Registreer voor elke partij het standpunt zodra deze reageert — Geen bezwaar, Deels bezwaar, Bezwaar, of Geen reactie — samen met een samenvatting en de reactiedatum. Standpunten krijgen een kleurcodering, zodat u in één oogopslag de mate van overeenstemming kunt zien. Alleen partijen met een geregistreerd e-mailadres kunnen vanuit de opsteller kennisgevingen ontvangen.

Correspondentie bij de consultatie

Wanneer het communicatielogboek beschikbaar is, vormt het subtabblad Correspondentie de derde-partijbaan van de correspondentie-engine die in de consultatie is ingebed. Van hieruit kunt u Kennisgeving verzenden… selecteren (opent de opsteller, vooraf ingesteld op het sjabloon en de partij voor kennisgeving aan derden), Correspondentie registreren (iets al verzonden of ontvangen vastleggen), of een bestaande vermelding openen. Alles wat hier wordt geregistreerd, is beperkt tot deze consultatie; elk item opent als een correspondentierecord.

Het resultaat registreren

Op het subtabblad Resultaat rondt u het proces af:

1. Registreer de algehele afdoening — Geen bezwaar, Bezwaar, Vrijgeven ondanks bezwaar, Gedeeltelijk, of Geen reactie.
2. Voeg vrije-tekstnotities over het resultaat en de datum van ontvangst van de reactie toe.
3. Stel optioneel een documentbereik in — welke documenten of paginabereiken de consultatie daadwerkelijk omvatte.
4. Klik op Voltooid markeren om in één klik af te ronden; hiermee worden het resultaat en de reactiedatum samen vastgelegd.

Als de consultatie al is voltooid, kunt u bewerkingen aan het resultaat nog steeds Opslaan, en notities kunnen te allen tijde worden toegevoegd als audittrail.

Opnieuw raadplegen

Het tabblad Overzicht bevat een actie Opnieuw raadplegen (met een bevestigingsprompt). Dit maakt een nieuwe vervolgconsultatie aan en vervangt de huidige, waarbij de geschiedenis aan elkaar wordt gekoppeld, zodat u herhaalde consultaties kunt traceren. Als er een gekoppeld herbruikbaar contact bestaat, kunt u de geschiedenis over alle verzoeken heen uitklappen om elke consultatie te zien waarbij die partij betrokken is geweest.

Een consultatie verwijderen

Verwijderen is beveiligd. Zodra een consultatie notities, een geregistreerde reactie van een partij, gekoppelde correspondentie of documenten, een documentbereik, een klokactie heeft, of is vervangen, wordt deze een volwaardig record en is Verwijderen uitgeschakeld. Het paneel legt uit waarom, in plaats van stilzwijgend te falen.