Documentsjablonen — gedeelde sjablonen (briefhoofd, leeg, samenvoeging) die dienen als basis voor nieuwe werkbestanden
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Documentsjablonen
Documentsjablonen zijn tenant-brede startbestanden die dienen als basis voor nieuwe werkbestanden in de documentwerkruimte van een verzoek. Elk sjabloon is een briefhoofd-, leeg of samenvoegdocument (Word of Excel) dat eenmalig wordt opgeslagen en telkens wordt gekopieerd wanneer een coördinator een nieuw concept start — zodat antwoordbrieven en werkbladen altijd vanuit een consistent startpunt in de huisstijl beginnen.
Waar u dit vindt
Open de Instellingenhub en kies Documentsjablonen, gegroepeerd met de andere sjabloonbewerkers — Correspondentiesjablonen en Meldingssjablonen.
Sjabloonvelden
| Veld | Wat het bepaalt |
|---|---|
| Naam | Het label dat wordt getoond wanneer een coördinator een sjabloon kiest voor een nieuw werkbestand |
| Soort | Briefhoofd, Samenvoeging of Leeg |
| Bestandsindeling | De documentindeling — docx of xlsx |
| Sjabloonbestand | Het geüploade document dat wordt gekopieerd als basis voor het werkbestand |
| Actief | Alleen actieve sjablonen worden aangeboden |
Sjabloonsoorten
| Soort | Wat het oplevert |
|---|---|
| Briefhoofd | Een document met vooraf ingestelde huisstijl, om op voort te bouwen |
| Leeg | Een lege startversie in de gekozen indeling |
| Samenvoeging | Een document waarvan de velden bij gebruik worden ingevuld |
Effect op het gedrag van eindgebruikers
In de documentwerkruimte van een verzoek is het subtabblad Werkbestanden een kladruimte voor concepten. Wanneer een coördinator vanuit een sjabloon een nieuw werkbestand start, wordt het sjabloon gekopieerd, met uitchecken/versiebeheer en notities. Bij verzoeken verzegelt de actie Finaliseren een conceptwerkbestand tot correspondentie. Dit is iets anders dan het briefhoofd- of samenvoegsjabloon dat wordt gekozen voor een PDF-kopie van de correspondentie — documentsjablonen dienen als basis voor werkbestanden, correspondentiesjablonen genereren verzonden brieven.
Tips
- Houd een actief briefhoofdsjabloon aan voor elke soort document die uw bureau opstelt.
- Deactiveer verouderde sjablonen in plaats van ze te verwijderen, zodat bestaande werkbestanden hun herkomst behouden.
- Gebruik samenvoegsjablonen wanneer een concept bekende gegevens vooraf moet invullen; gebruik leeg voor een vrije startversie.