Asiakirjamallit — jaetut kirjelomake-, tyhjä- ja yhdistämismallit, joista uudet työtiedostot saavat alkunsa
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Asiakirjamallit
Asiakirjamallit ovat vuokraajan jaettuja pohjatiedostoja, joista uudet työtiedostot saavat alkunsa pyynnön Asiakirjat-työtilassa. Jokainen malli on kirjelomake-, tyhjä- tai yhdistämis-asiakirja (Word tai Excel), joka tallennetaan kerran ja kopioidaan aina, kun koordinaattori aloittaa uuden luonnoksen — näin vastauskirjeet ja laskentataulukot alkavat yhtenäisestä, brändätystä lähtökohdasta.
Mistä sen löytää
Avaa Asetuskeskus ja valitse Asiakirjamallit, joka on ryhmitelty muiden mallieditoreiden kanssa — Kirjeenvaihtomallit ja Ilmoitusmallit.
Mallin kentät
| Kenttä | Mitä se ohjaa |
|---|---|
| Nimi | Nimike, joka näkyy, kun koordinaattori valitsee mallin uudelle työtiedostolle |
| Tyyppi | Kirjelomake, Yhdistäminen tai Tyhjä |
| Tiedostomuoto | Asiakirjan muoto — docx tai xlsx |
| Mallitiedosto | Ladattu asiakirja, joka kopioidaan työtiedoston pohjaksi |
| Aktiivinen | Vain aktiiviset mallit tarjotaan |
Mallityypit
| Tyyppi | Mitä se tuottaa |
|---|---|
| Kirjelomake | Valmiiksi brändätty asiakirja, jonka päälle luonnostellaan |
| Tyhjä | Tyhjä pohja valitussa muodossa |
| Yhdistäminen | Asiakirja, jonka kentät täytetään käyttöhetkellä |
Miten se vaikuttaa loppukäyttäjän toimintaan
Pyynnön Asiakirjat-työtilassa Työtiedostot-alivälilehti on luonnosten työskentelyalue. Kun koordinaattori aloittaa uuden työtiedoston mallista, malli kopioidaan mukaan varaus- ja versiointitoiminnolla (check-out/versioning) sekä muistiinpanoilla. Pyynnöissä Viimeistele-toiminto sinetöi työtiedoston luonnoksen kirjeenvaihdoksi. Nämä eroavat kirjelomake- tai yhdistämismallista, joka valitaan kirjeenvaihdon PDF-kopiota varten — asiakirjamallit synnyttävät työtiedostoja, kirjeenvaihtomallit tuottavat lähetettyjä kirjeitä.
Vinkkejä
- Pidä aktiivisena kirjelomake jokaiselle asiakirjatyypille, jota toimistosi laatii.
- Poista vanhentuneet mallit käytöstä sen sijaan, että poistaisit ne kokonaan, jotta olemassa olevat työtiedostot säilyttävät alkuperätietonsa.
- Käytä yhdistämismalleja, kun luonnoksen tulisi esitäyttää tunnetut tiedot; käytä tyhjää mallia vapaamuotoiseen aloitukseen.