Asiakirjatunnisteet — värikoodattu tunnisteluokittelu, jossa on kategoriat, keskinäinen poissulkevuus ja sähköpostiperheen kaskadi
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Asiakirjatunnisteet
Asiakirjatunnisteet ovat värikoodattuja luokittelumerkintöjä, joita koordinaattorit liittävät asiakirjoihin Asiakirjat-työtilassa — esimerkiksi Arkaluonteisuus- tai Tarkastustila-merkintöjä. Tunnisteet voidaan valinnaisesti ryhmitellä kategorioihin, ja kaksi kategoriatason kytkintä määrittää niiden käyttäytymisen: keskinäinen poissulkevuus (vain yksi kyseisen kategorian tunniste per asiakirja) ja sähköpostiperheen kaskadi (pääviestiin liitetty tunniste periytyy sen liitteisiin).
Mistä sen löytää
Avaa Asetuskeskus ja valitse Asiakirjat ja tarkastus -ryhmästä Asiakirjatunnisteet.
Tunnistekategoriat
| Kenttä | Mitä se ohjaa |
|---|---|
| Näyttönimi | Kategorian otsikko tunnistevalitsimessa |
| Kuvaus | Valinnainen sisäinen huomautus |
| Keskinäinen poissulkevuus | Kun käytössä, asiakirjalla voi olla vain yksi tämän kategorian tunniste |
| Periytyy perheeseen | Kun käytössä, sähköpostiperheen pääviestin tunniste periytyy sen liitteisiin |
| Lajittelujärjestys | Kategorioiden järjestys valitsimessa |
| Käytössä | Tarjotaanko kategoriaa ja sen tunnisteita |
Tunnisteet
| Kenttä | Mitä se ohjaa |
|---|---|
| Näyttönimi | Tunnisteen nimike |
| Kategoria | Kategoria, johon tunniste kuuluu (tyhjä = ad hoc, luokittelematon tunniste) |
| Väri | Koko työtilassa käytetyn merkin taustaväri |
| Kuvake | Valinnainen merkissä näkyvä kuvake |
| Kuvaus | Valinnainen sisäinen huomautus |
| Lajittelujärjestys | Järjestys kategorian sisällä |
| Käytössä | Voiko tunnistetta ottaa käyttöön |
Miten se vaikuttaa loppukäyttäjän toimintaan
Asiakirjat-työtilassa koordinaattorit liittävät tunnisteita rivin tunnistevalitsimesta tai valitsemalla useita rivejä ja liittämällä tunnisteen joukkokäsittelynä. Tunnisteet ohjaavat facet-suodatinta ja tunnisteen mukaan ryhmiteltyä näkymää. Keskenään poissulkeva kategoria sallii vain yhden tunnisteensa per asiakirja — toisen liittäminen korvaa ensimmäisen. Kun periytyvän kategorian tunniste liitetään .eml/.msg-pääviestiin, se periytyy alaspäin perheen liitteisiin.
Vinkkejä
- Käytä kategoriaa, jossa on keskinäinen poissulkevuus, yhden-monesta-tiloille (esim. Tarkastustila-kategoria: Tehtävänä / Käynnissä / Valmis).
- Varaa kaskadi ominaisuuksille, joiden tulisi koskea koko sähköpostiperhettä, kuten arkaluonteisuustasolle.
- Anna tunnisteille selkeästi erottuvat värit, jotta joukkokäsittely on nopeasti silmäiltävissä.