Documenttags — de kleurgecodeerde tagtaxonomie met categorieën, onderlinge exclusiviteit en e-mailfamiliecascade
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Documenttags
Documenttags zijn de kleurgecodeerde triage-labels die coördinatoren toepassen op dossiers in de documentwerkruimte — bijvoorbeeld Gevoeligheid- of Beoordelingsstatus-labels. Tags kunnen optioneel worden gegroepeerd in categorieën, en twee schakelaars op categorieniveau bepalen hoe ze zich gedragen: onderlinge exclusiviteit (slechts één tag uit die categorie per document) en e-mailfamiliecascade (een tag op een bovenliggende e-mail wordt doorgegeven aan de bijlagen ervan).
Waar u dit vindt
Open de Instellingenhub en kies Documenttags, in de groep Documenten en beoordeling.
Tagcategorieën
| Veld | Wat het bepaalt |
|---|---|
| Weergavenaam | De categoriekop in de tagkiezer |
| Beschrijving | Optionele interne notitie |
| Onderling exclusief | Indien ingeschakeld, mag een document slechts één tag uit deze categorie dragen |
| Cascadeert naar familie | Indien ingeschakeld, wordt een tag op een bovenliggend item van een e-mailfamilie doorgegeven aan de bijlagen ervan |
| Sorteervolgorde | Volgorde van categorieën in de kiezer |
| Ingeschakeld | Of de categorie en de bijbehorende tags worden aangeboden |
Tags
| Veld | Wat het bepaalt |
|---|---|
| Weergavenaam | Het tag-label |
| Categorie | De categorie waartoe de tag behoort (leeg = een ad-hoctag zonder categorie) |
| Kleur | De achtergrondkleur van de chip, die overal in de werkruimte wordt gebruikt |
| Pictogram | Optioneel pictogram dat op de chip wordt weergegeven |
| Beschrijving | Optionele interne notitie |
| Sorteervolgorde | Volgorde binnen de categorie |
| Ingeschakeld | Of de tag kan worden toegepast |
Effect op het gedrag van eindgebruikers
In de documentwerkruimte passen coördinatoren tags toe vanuit de tagkiezer van de rij, of door meerdere rijen te selecteren en een tag in bulk toe te passen. Tags sturen een facetfilter aan en een weergave gegroepeerd op tag. Een onderling exclusieve categorie staat slechts één van haar tags per document toe — het toepassen van een tweede vervangt de eerste. Wanneer een tag uit een cascaderende categorie wordt toegepast op een bovenliggend .eml/.msg-bestand, vloeit deze door naar de bijlagen van de familie.
Tips
- Gebruik een categorie met onderlinge exclusiviteit voor toestanden waarbij er telkens maar één van velen geldt (bijv. een Beoordelingsstatus-categorie: Te doen / In uitvoering / Voltooid).
- Reserveer cascade voor eigenschappen die van toepassing moeten zijn op een hele e-mailfamilie, zoals een gevoeligheidsniveau.
- Geef tags duidelijk onderscheidende kleuren, zodat u bij triage in bulk in één oogopslag overzicht houdt.