Poikkeamien luominen

Poikkeaman ilmoittaminen on tarkoituksella tehty kevyeksi, jotta etulinjan henkilöstö voi kirjata tietosuojapoikkeaman tai tietoturvaloukkauksen nopeasti ja tarkentaa sitä myöhemmin. Tarvitset poikkeaman ilmoitusoikeuden. Avaa valintaikkuna Poikkeamat-koontinäytöltä valitsemalla Ilmoita poikkeama. Mikään tässä vaiheessa syöttämäsi tieto ei ole lopullinen — jokaista kenttää voi muokata poikkeaman tietopaneelissa sen jälkeen, kun tietue on luotu.

Poikkeaman ilmoittaminen

1. Valitse poikkeamatyyppi, jos niitä on määritetty useampi kuin yksi. Tyyppiin liittyy sovellettava oikeusperusta — sovellettava laki tai asetus — joka näytetään vain luku -muotoisena kenttänä. Jos valitulle tyypille ei ole määritetty oikeusperustaa, näytetään varoitus, etkä voi lähettää lomaketta; pääkäyttäjän on ensin liitettävä tyyppiin oikeusperusta.
2. Anna otsikko (pakollinen) ja valinnainen kuvaus.
3. Aseta Havaittu-päivämäärä. Oletusarvo on tämä päivä, eikä se voi olla tulevaisuudessa.
4. Valitse tarvittaessa syytyyppi määritetystä luokittelusta ja lisää vapaamuotoinen Syy / olosuhteet -kuvaus tapahtuneesta.
5. Linkitä tarvittaessa tietosuojakohde (uudelleenkäytettävä tietue tai järjestelmä, jota poikkeama koskee), syötä asianosaisten henkilöiden määrä ja valitse asiaan liittyvät henkilötietoryhmät.
6. Tallenna valitsemalla Ilmoita poikkeama.

Poikkeama luodaan elinkaaren ensimmäiseen vaiheeseen (Aktiivinen) ja avautuu tietopaneelissa, jossa varsinainen työ tehdään.

Sovellettavan oikeusperustan vaatimus

Jokainen poikkeama on kytkettävä oikeusperustaan, jotta sen lakisääteiset ilmoitusvelvoitteet voidaan myöhemmin laskea. Sovellettava oikeusperusta määräytyy poikkeamatyypin perusteella, ei erikseen täytettävästä kentästä. Jos valitset tyypin, jota pääkäyttäjä ei ole liittänyt oikeusperustaan, valintaikkuna estää lähettämisen ja näyttää varoituksen. Valitse toinen tyyppi tai pyydä pääkäyttäjää liittämään tyyppiin oikeusperusta ennen ilmoittamista.

Kohteen linkittäminen hakemistosta

Kun aloitat kohteen Poikkeamahistoria-välilehdeltä ja valitset Luo poikkeama, ilmoitusvalintaikkuna avautuu siten, että kyseinen tietosuojakohde on jo linkitetty uuteen poikkeamaan.