Envío de correspondencia

El redactor combina una plantilla, le permite editarla y envía el correo electrónico a través de Microsoft 365, registrando automáticamente tanto el mensaje enviado como una copia renderizada en el registro de correspondencia de la solicitud. Se accede a él desde la pestaña Solicitante de una solicitud (Enviar correspondencia, dirigida al solicitante) o desde la subpestaña Correspondencia de una consulta (Enviar aviso…, dirigido a un tercero). El carril del destinatario queda fijado según el lugar desde el que lo inició; no hay selector de carril.

Envío de un mensaje

1. Confirme el destinatario. En el carril del solicitante, el nombre y el correo electrónico aparecen en la parte superior (se muestra una advertencia si no hay ningún correo electrónico registrado). En el carril de terceros, seleccione la parte consultada en el menú desplegable; las partes sin correo electrónico se deshabilitan como destinatarios.
2. Elija Enviar desde: su propio buzón (el predeterminado) o el buzón compartido del inquilino. Esta opción solo aparece cuando hay configurado un remitente compartido; de lo contrario, una línea confirma que el mensaje se enviará desde su buzón.
3. Elija una plantilla (o empiece en blanco). Al seleccionar una, se combina y se rellenan el asunto y el cuerpo con los tokens de la solicitud resueltos. Al elegir una parte, se vuelve a combinar para que los tokens de la parte reflejen a ese destinatario.
4. Opcionalmente, elija un membrete o plantilla de combinación para la copia PDF renderizada.
5. Edite el asunto y el mensaje. Las plantillas con formato enriquecido muestran su código fuente HTML para editarlo.
6. Añada archivos adjuntos. De forma predeterminada, solo se enumeran los documentos presentados y los archivos de trabajo; use el cuadro de búsqueda, el filtro de tipo o Mostrar todos los tipos de documento para ampliar el conjunto. Un medidor de tamaño advierte cuando la selección supera el límite de envío (unos 3,5 MB); en su lugar, comparta los paquetes grandes mediante un enlace. La correspondencia generada por el redactor nunca se puede volver a adjuntar.
7. Seleccione Enviar.

El cortafuegos de PII

El redactor ejecuta un cortafuegos de PII en la sustitución de tokens, de modo que un aviso a terceros nunca filtra la identidad del solicitante en una carta dirigida a otra persona. La falta del correo electrónico del destinatario es un error de validación y no se envía nada. Si el propio Microsoft 365 falla en el envío, no se registra nada y el error se muestra literalmente.

Registrar correspondencia sin enviarla

El panel Registrar correspondencia registra las comunicaciones que se produjeron fuera del redactor. Establezca la dirección, el canal y la fecha, y luego elija un método de captura:

• Adjuntar desde mi buzón: explore Outlook y capture el mensaje como un .eml renderizado más sus archivos adjuntos.
• Adjuntar un archivo: cargue un documento que ya tenga.
• Generar carta: renderice una carta PDF y adjúntela a la solicitud (sin envío; descárguela desde el enlace de confirmación que aparece en el panel).
• Solo notas: registre el hecho de la comunicación sin ningún archivo.

En el carril de terceros aparece un selector de Propósito: al elegir Aviso a terceros, la entrada se registra como el aviso legal e impulsa el reloj de la consulta, de modo que registrar el aviso aquí inicia los plazos igual que lo haría enviarlo. Cada elemento registrado se abre como un registro de correspondencia.