Revisión de retención

Dentro del grupo Mantenimiento en Informes, el panel de Revisión de retención es donde los administradores disponen de los casos cerrados cuyo período de retención ha expirado: el paso de eliminación que le permite mantener el cumplimiento de su calendario de conservación de registros. Su entrada en el menú de Informes lleva un recuento en tiempo real ("N caso(s) cerrado(s); M elegibles para purga"), de modo que puede ver de un vistazo si hay trabajo de disposición pendiente sin necesidad de abrir el panel.

Fijarlo como mosaico

La revisión de retención se puede fijar en Mi día o en la página de inicio de Informes como cualquier otra sección, y se representa como un mosaico diseñado específicamente para ella, en lugar de estadísticas genéricas de solicitudes. En el tamaño más pequeño muestra los dos números que determinan si necesita actuar: solicitudes para purgar y solicitudes cerradas. Los tamaños más grandes añaden el resto del panorama: todos los casos para purgar en los cinco registros, el número de documentos que se destruirían, cualquier elemento retenido por un caso vinculado abierto, y cuánto tiempo lleva esperando el elemento más antiguo — además de gráficos de barras que desglosan los casos elegibles y cerrados por tipo de caso.

El mosaico lleva la marca A fecha de hoy en lugar del período de informe del panel, porque la elegibilidad de retención es un estado puntual en el tiempo: una solicitud que expiró hace dos años es elegible ahora, sea cual sea el período que muestre el panel.

Cinco registros, un panel

La retención abarca cinco registros mediante un único motor: solicitudes, evaluaciones, incidentes, quejas y riesgos de privacidad independientes. La lista de elegibles muestra una columna Tipo de caso junto al número, tipo, fecha de cierre, fecha de expiración de retención y cantidad de documentos de cada registro, de modo que una sola sesión de revisión dispone de todo lo que ha superado su plazo, sea cual sea el tipo de caso.

Usted configura el reloj por tipo, no de forma global

Cada tipo de solicitud, tipo de evaluación, tipo de incidente y tipo de queja tiene su propio Período de retención (meses) y, cuando tiene sentido más de una fecha, un Punto de inicio de la retención — configurados en Configuración. Los riesgos independientes toman su período de su categoría de riesgo.

Dejar el período en blanco significa conservar indefinidamente, y ese es el valor predeterminado: un inquilino que nunca configura la retención nunca purga nada. Nada supera su plazo hasta que usted decide que así sea.

Qué puede y qué no puede superar su plazo

Algunos registros quedan excluidos por construcción, no por política: el motor no los ofrecerá:

• Una evaluación solo es elegible una vez Cerrada. Una evaluación que se encuentra En vigor es el registro de privacidad vigente de su programa, por lo que nunca se incluye en la lista.
• Un riesgo Aceptado nunca es elegible. La aceptación es una postura vigente con una autorización y una fecha de vencimiento, no un registro finalizado.
• Un riesgo vinculado a un caso no tiene un reloj independiente — se elimina junto con su caso, nunca por separado.

Las dependencias entre casos también bloquean la disposición. Un registro expirado del que todavía depende otro caso abierto — una queja abierta que impugna la solicitud, una solicitud abierta impugnada por una queja, o un riesgo vinculado vigente — se incluye en la lista con su motivo de bloqueo y se rechaza del lado del servidor. Purgarlo dejaría huérfano el rastro de evidencia del otro lado.

Solo aparecen los registros cuya fecha de expiración de retención ya ha pasado; los registros con una expiración futura (o sin expiración) no se muestran. Si no hay ninguno elegible, el panel se lo indica.

El flujo de purga

1. Marque los casos que desea eliminar. Puede seleccionar varios a la vez, entre distintos tipos de caso; el total acumulado de documentos que se destruirán se actualiza a medida que avanza.
2. Haga clic en Purgar seleccionados. Un cuadro de diálogo de confirmación indica exactamente cuántos casos y documentos se eliminarán de forma permanente, acompañado de un aviso de advertencia grave.
3. Confirme. La elegibilidad se vuelve a comprobar en el momento de la purga — no solo cuando se generó la lista —, de modo que un caso que se reabrió entre la generación de la lista y la confirmación no pueda pasar inadvertido. La purga se ejecuta y un aviso de resultado informa cuántas operaciones tuvieron éxito y cuántas fallaron, enumerando los primeros errores si los hubiera.

La purga elimina de forma permanente el registro del caso y todos sus elementos asociados, entre ellos:

• Sus registros dependientes (asignaciones y tareas, alegaciones, medidas, secciones)
• Documentos cargados, blobs y blob storage
• Atestaciones
• Historial de auditoría
• PDF convertidos y anotaciones
• Paquetes de exportación

Esta acción es irreversible

La purga de retención es permanente y no se puede deshacer: se eliminan el registro del caso, sus elementos asociados, sus documentos y el blob storage. Cada purga queda registrada en el Registro de purgas que se muestra debajo de la lista de elegibles (tipo de caso, registro, quién la purgó, cuándo y la cantidad de documentos). El registro de purgas es la única evidencia que sobrevive de que el registro alguna vez existió, y nunca se purga a sí mismo — un rastro de auditoría defendible de sus acciones de disposición.

Dado que la purga de retención destruye datos, debe reservarse a los administradores que sigan el calendario de conservación de registros aprobado por su organización.