Documentos

La pestaña Documentos es el lugar donde se recopilan, revisan y preparan para la respuesta todos los registros relacionados con una solicitud.

Carga de documentos

Haga clic en Examinar o arrastre y suelte archivos directamente en la zona de colocación de la pestaña Documentos. Puede seleccionar o soltar varios archivos a la vez: se cargan de forma secuencial con un indicador de progreso combinado. Cada archivo individual puede tener un tamaño de hasta 100 MB.

Incorporación desde Microsoft 365

Haga clic en Agregar desde Microsoft 365 para buscar o explorar registros en el entorno de Microsoft 365 de su organización, incluidos SharePoint, OneDrive y los buzones de Outlook.

Búsqueda

Escriba una palabra clave para buscar en todas las fuentes de Microsoft 365 conectadas. Los resultados se agrupan en dos secciones:

• Archivos: documentos de sitios de SharePoint y OneDrive.
• Correos electrónicos: mensajes de correo electrónico de los buzones de Outlook.

Seleccione los elementos que desea agregar a la solicitud.

Exploración

También puede explorar las fuentes de Microsoft 365 directamente:

• Mi correo: explore las carpetas de Outlook y seleccione correos electrónicos individuales (se guardan como archivos .eml).
• Buzones compartidos: explore uno de los buzones de recepción configurados por su inquilino (Configuración > Organización), o cualquier buzón compartido sobre el que ya tenga Acceso completo de Exchange. Incluir un buzón en Configuración no concede nada por sí mismo: Graph aplica sus permisos existentes de Exchange.
• Mi OneDrive: explore sus archivos y carpetas personales de OneDrive.
• Sitios seguidos: explore los sitios de SharePoint que sigue, navegando por las bibliotecas de documentos y las carpetas.
• Buscar un sitio: encuentre un sitio de SharePoint específico por su nombre.

Los archivos se copian en el almacén de documentos de la solicitud. Los correos electrónicos se guardan como archivos .eml que conservan los encabezados, el cuerpo y el contenido en línea. Cuando un correo electrónico tiene archivos adjuntos, cada adjunto también se extrae y se agrega como un documento independiente junto con el archivo .eml, de modo que pueda revisar, clasificar e incluir los adjuntos de forma independiente; los adjuntos se agrupan bajo el correo electrónico principal como una familia, y un adjunto que llegó por separado puede vincularse posteriormente a su correo electrónico con Vincular a correo electrónico… en la fila. Los archivos y correos electrónicos originales en Microsoft 365 no se modifican.

Más fuentes de captura

Además de archivos y correo electrónico, Agregar desde Microsoft 365 también puede capturar los propios registros de un custodio a lo largo de Microsoft 365:

• Calendario de Outlook — la agenda de reuniones del custodio. Los elementos privados se excluyen de forma predeterminada, y un banner de divulgación explica qué se dejó fuera.
• Historial de interacciones de Copilot — el historial de interacciones del custodio con Microsoft 365 Copilot. La captura de Copilot se ejecuta del lado del servidor y puede tardar un momento: el selector se cierra de inmediato y el espacio de trabajo muestra un indicador de carga "Capturando sesiones de Copilot…" hasta que llegan las transcripciones.
• Listas, OneNote y chats y canales de Teams — se capturan junto con el correo electrónico de Outlook. Al capturar una Lista, un control de Columnas le permite elegir exactamente qué columnas incluye el registro exportado — con un atajo Solo con datos para omitir las columnas vacías —, de modo que una lista amplia se captura como un registro enfocado y legible.
• Documentos sugeridos — registros que el selector muestra automáticamente, derivados del título, el alcance y las palabras clave de la solicitud.

La captura de Microsoft 365 es un conmutador de función por inquilino. Cuando está desactivada para su inquilino, estas fuentes se ocultan.

Vista previa de documentos

Haga clic en el nombre de un documento para abrir el visor de vista previa. AccessPoint admite la vista previa de:

• Archivos PDF
• Documentos de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Imágenes
• Archivos de texto
• Mensajes de correo electrónico (archivos .eml y .msg, representados como PDF con formato)

Clasificación de documentos

Cada documento puede clasificarse como:

• Pertinente: el documento es relevante para la solicitud y debe considerarse para la respuesta.
• No pertinente: el documento no es relevante para la solicitud.
• Duplicado: el documento es un duplicado de otro registro que ya existe en la solicitud.

Quién puede clasificar un documento determinado depende de su origen:

• Los documentos recopilados mediante una asignación son clasificados por el custodio asignado a esa asignación.
• Los documentos recopilados mediante una tarea son clasificados por el colaborador asignado a esa tarea.
• Los documentos cargados directamente en la solicitud —incluidos los documentos adjuntos a una entrada de correspondencia o a una consulta externa— son clasificados por el SAO o por un Administrador.

Esto refleja la titularidad: quien recopiló el documento decide si es pertinente.

Clasificación de varios documentos a la vez

Para clasificar varios documentos en un solo paso, utilice el icono de selección múltiple en el encabezado de la columna Relevancia. Un menú le permite aplicar un valor a todos los documentos sin clasificar con un solo clic, o a una selección de filas (marque primero 2 o más casillas de verificación).

Tachado de documentos

La subpestaña Tachados es donde se marcan los registros para su divulgación. Junto al tachado manual, tres herramientas agilizan el trabajo, y todas ellas solo proponen un tachado. Una persona acepta o descarta cada tachado producido por la máquina, cada uno lleva un distintivo de origen (Patrón, Sugerencia o Propagado) y su texto coincidente, y los tachados propuestos se representan como recuadros ámbar discontinuos que nunca pueden llegar a una exportación hasta que se aceptan.

• Buscar y tachar — escriba un texto (un número de teléfono, el nombre de un tercero, un número de cuenta), vea los recuentos de coincidencias por documento, elija la exención o exenciones, y tache cada aparición en una sola acción, colocada con precisión de palabra en cada página. Elija Proponer para mi revisión para que las coincidencias esperen su aceptación o descarte, o Aplicar de inmediato para que las coincidencias se apliquen pero queden marcadas para verificación.
• Coincidencia de patrones en vivo — conserve un término de Buscar y tachar como un patrón y se ejecutará automáticamente en cada nuevo documento agregado a la solicitud, de modo que nunca haya que rastrear dos veces al mismo tercero. El panel Patrones muestra los recuentos de cada patrón (aplicados, pendientes de revisión y descartados) y le permite volver a ejecutarlo, pausarlo o retirarlo.
• Tachados sugeridos — Analizar en busca de sugerencias ejecuta los patrones de detección de su organización (números de teléfono, direcciones de correo electrónico, SIN/SSN, tarjetas de pago y detectores específicos de la jurisdicción) en toda la solicitud y propone tachados con una puntuación de confianza. Los documentos nuevos se analizan automáticamente tras la conversión y —cuando el paquete de su jurisdicción los vincula— las sugerencias aceptadas llegan pre-etiquetadas con la cita de exención correcta.

Filtre la subpestaña por Origen (Manual, Patrón, Sugerencia, Propagado) y por el estado Propuesto para revisar en un solo lugar todo lo que hicieron las herramientas; acepte o descarte en línea, por documento o de forma masiva. Estas herramientas funcionan con o sin el componente opcional Azure AI Search: la coincidencia se ejecuta sobre los propios documentos.

Nada de lo propuesto pasa desapercibido. La verificación previa del paquete de respuesta cuenta los tachados propuestos sin revisar (patrón, regla, IA y sugerencias de solicitudes anteriores que aún esperan aceptación o descarte) en los documentos incluidos. De forma predeterminada, advierte con un atajo Revisar sugerencias que regresa a esta subpestaña; una configuración de inquilino en Configuración → Apariencia de los tachados puede escalar esto a Bloquear, aplicado del lado del servidor hasta que se acepte o descarte cada marca propuesta.

Si el enriquecimiento falla parcialmente. Después de que un documento se convierte, se ejecuta un enriquecimiento en segundo plano: indexación de búsqueda, análisis de patrones y sugerencias de tachado, análisis de IA, detección de duplicados. Cuando parte de esa canalización falla, la fila del documento muestra una píldora ámbar que indica qué falló, con su propio botón Reintentar para volver a ejecutar únicamente el enriquecimiento.

Documentos escaneados (OCR). Cuando se implementa el componente opcional Document Intelligence, los documentos escaneados solo con imagen tienen su texto leído automáticamente, de modo que participan en la búsqueda de contenido, la detección de duplicados, los resúmenes con IA y las herramientas de tachado anteriores como cualquier otro documento. Sin él, los documentos escaneados siguen coincidiendo por nombre, tipo y etiquetas.

Trabajar con una marca de tachado

• Una selección de varias líneas es un solo tachado, no varios. Seleccionar un pasaje que se extiende en varias líneas dibuja un recuadro ajustado en cada línea, pero se mantienen como una única entrada: una exención, un conjunto de alternativas, un hilo de comentarios, un estado, una línea en el cronograma de tachados. Esto refleja cómo Acrobat representa la misma marca, de modo que exportar a XFDF y volver a importar conserva el pasaje sin dividirlo.
• Ajuste una marca en su lugar. Haga clic en un tachado para seleccionarlo y luego arrastre su cuerpo para moverlo o cualquier controlador para cambiar su tamaño; no es necesario retirarlo y volver a dibujarlo (lo que perdería la exención, los comentarios y el historial). Los cambios de geometría se guardan en la marca existente; su cita y su rastro de auditoría se conservan.
• Las exenciones alternativas pueden mostrarse en la marca. Cuando un tachado cita alternativas, la superposición puede mostrar s.19 (s.22, s.23) para que un revisor vea las citas alternativas sin abrir el panel; las alternativas que no caben se reducen a un recuento (s.19 (+2)), y si incluso eso resulta demasiado ancho, solo se muestra la principal. Es una configuración de inquilino en Configuración → Apariencia de los tachados, con el valor predeterminado de solo copias redline — la copia divulgada se mantiene limpia.

Historial de documentos entre solicitudes

Cuando un documento que llega a una solicitud es idéntico byte a byte a uno que ya procesó en una solicitud anterior a la que tiene acceso, AccessPoint lo reconoce. El espacio de trabajo muestra un banner, y el visor de tachado muestra un panel Procesado anteriormente —la solicitud anterior, su resultado y sus tachados por exención— con un solo clic para importar los tachados anteriores como sugerencias al documento actual. Como con cada sugerencia, usted revisa cada una antes de que se aplique. Nunca se muestra el historial de solicitudes a las que no tiene acceso.

Asistencia con IA para documentos

Cuando Asistencia con IA está habilitada para su inquilino, tres funciones opcionales ayudan con la revisión de documentos. Cada una produce una sugerencia o un borrador editable; siempre es una persona quien decide qué se aplica.

• Análisis de tachado con IA — además de las sugerencias basadas en patrones anteriores, la IA lee el texto del documento en su contexto y propone tachados para información personal sobre personas en su capacidad personal (los funcionarios que actúan en el ejercicio de sus funciones oficiales no se marcan), pasajes de asesoramiento y recomendaciones, comunicaciones privilegiadas entre abogado y cliente, e información comercial confidencial de terceros — cada uno con una puntuación de confianza y un breve motivo. Las propuestas fluyen por el mismo canal de revisión que cualquier otra sugerencia, de modo que las acepta o descarta de la misma manera.
• Resúmenes de documentos — el panel lateral del visor de tachado ofrece un resumen con IA a petición para cada documento, contraído hasta que lo expande — generado en su idioma cuando lo solicita y almacenado en caché hasta que cambia el contenido del documento.
• Búsqueda semántica y detección de duplicados — con Azure AI Search y Asistencia con IA implementados, la búsqueda de documentos entiende el significado además de las palabras exactas, y la detección de duplicados detecta también los casi duplicados que la coincidencia de texto simple pasa por alto, como la traducción de un mismo memorando o un borrador reescrito en profundidad.

Asistencia con IA es opcional. Estas funciones solo aparecen cuando su organización ha implementado Asistencia con IA; si no las ve, consulte a su administrador.

Privacidad e IA responsable. Asistencia con IA se ejecuta en un recurso de Azure OpenAI dentro de la propia suscripción y región de Azure de su organización — los datos en reposo nunca salen de su inquilino, y el lugar donde se procesa la inferencia es una elección de su organización en el momento de la implementación (global, o limitada a la zona de datos de la UE/EE. UU.). Microsoft no entrena sus modelos con su contenido, y las indicaciones y las respuestas no se almacenan; solo se conservan los metadatos de uso, visibles por registro en el filtro Asistencia con IA de la pestaña Actividad. Cada resultado de la IA es una sugerencia o un borrador editable que una persona revisa y sobre el que decide. Para saber cómo se configuran estas funciones para todo el inquilino, consulte la página de administración Funciones.

Aplicación de exenciones

Los SAO pueden aplicar códigos de exención a documentos o a partes de documentos. Los códigos de exención provienen de la lista configurada por su administrador y corresponden a las disposiciones legislativas específicas que justifican la retención de información.

Preparación del paquete de respuesta

Los SAO gestionan qué documentos se incluyen en el paquete de respuesta final. Desde la pestaña Documentos puede:

• Activar o desactivar documentos individuales para incluirlos o excluirlos de la respuesta.
• Reordenar los documentos para controlar la secuencia en el paquete de respuesta.