Documentos

La pestaña Documentos es el lugar donde se recopilan, revisan y preparan para la respuesta todos los registros relacionados con una solicitud.

Carga de documentos

Haga clic en Examinar o arrastre y suelte archivos directamente en la zona de colocación de la pestaña Documentos. Puede seleccionar o soltar varios archivos a la vez: se cargan de forma secuencial con un indicador de progreso combinado. Cada archivo individual puede tener un tamaño de hasta 100 MB.

Incorporación desde Microsoft 365

Haga clic en Agregar desde Microsoft 365 para buscar o explorar registros en el entorno de Microsoft 365 de su organización, incluidos SharePoint, OneDrive y los buzones de Outlook.

Búsqueda

Escriba una palabra clave para buscar en todas las fuentes de Microsoft 365 conectadas. Los resultados se agrupan en dos secciones:

• Archivos: documentos de sitios de SharePoint y OneDrive.
• Correos electrónicos: mensajes de correo electrónico de los buzones de Outlook.

Seleccione los elementos que desea agregar a la solicitud.

Exploración

También puede explorar las fuentes de Microsoft 365 directamente:

• Mi correo: explore las carpetas de Outlook y seleccione correos electrónicos individuales (se guardan como archivos .eml).
• Mi OneDrive: explore sus archivos y carpetas personales de OneDrive.
• Sitios seguidos: explore los sitios de SharePoint que sigue, navegando por las bibliotecas de documentos y las carpetas.
• Buscar un sitio: encuentre un sitio de SharePoint específico por su nombre.

Los archivos se copian en el almacén de documentos de la solicitud. Los correos electrónicos se guardan como archivos .eml que conservan los encabezados, el cuerpo y el contenido en línea. Cuando un correo electrónico tiene archivos adjuntos, cada adjunto también se extrae y se agrega como un documento independiente junto con el archivo .eml, de modo que pueda revisar, clasificar e incluir los adjuntos de forma independiente. Los archivos y correos electrónicos originales en Microsoft 365 no se modifican.

Vista previa de documentos

Haga clic en el nombre de un documento para abrir el visor de vista previa. AccessPoint admite la vista previa de:

• Archivos PDF
• Documentos de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Imágenes
• Archivos de texto
• Mensajes de correo electrónico (archivos .eml y .msg, representados como PDF con formato)

Clasificación de documentos

Cada documento puede clasificarse como:

• Pertinente: el documento es relevante para la solicitud y debe considerarse para la respuesta.
• No pertinente: el documento no es relevante para la solicitud.
• Duplicado: el documento es un duplicado de otro registro que ya existe en la solicitud.

Quién puede clasificar un documento determinado depende de su origen:

• Los documentos recopilados mediante una asignación son clasificados por el custodio asignado a esa asignación.
• Los documentos recopilados mediante una tarea son clasificados por el colaborador asignado a esa tarea.
• Los documentos cargados directamente en la solicitud —incluidos los documentos adjuntos a una entrada de correspondencia o a una consulta externa— son clasificados por el SAO o por un Administrador.

Esto refleja la titularidad: quien recopiló el documento decide si es pertinente.

Clasificación de varios documentos a la vez

Para clasificar varios documentos en un solo paso, utilice el icono de selección múltiple en el encabezado de la columna Relevancia. Un menú le permite aplicar un valor a todos los documentos sin clasificar con un solo clic, o a una selección de filas (marque primero 2 o más casillas de verificación).

Aplicación de exenciones

Los SAO pueden aplicar códigos de exención a documentos o a partes de documentos. Los códigos de exención provienen de la lista configurada por su administrador y corresponden a las disposiciones legislativas específicas que justifican la retención de información.

Preparación del paquete de respuesta

Los SAO gestionan qué documentos se incluyen en el paquete de respuesta final. Desde la pestaña Documentos puede:

• Activar o desactivar documentos individuales para incluirlos o excluirlos de la respuesta.
• Reordenar los documentos para controlar la secuencia en el paquete de respuesta.