Roles y permisos: roles del sistema y del inquilino creados a partir de concesiones de permisos con ámbito definido
Last updated: August 09, 2026 by Steve
Roles y permisos
AccessPoint utiliza permisos granulares y configurables por inquilino, en lugar de títulos de puesto fijos. En esta página se crean los roles que utiliza su oficina —Coordinador, Revisor, etc.— concediendo permisos individuales a partir de un catálogo categorizado. Esta página define lo que puede hacer cada rol; la asignación de roles a las personas se realiza en Administrar usuarios.
Dónde encontrarlo
Abra Configuración desde la barra de herramientas de la aplicación y elija Roles y permisos en el grupo Usuarios y acceso.
Roles del sistema frente a roles del inquilino
- Administrador es el único rol de sistema integrado.
- Todos los demás roles —todos los roles de tipo coordinador— los define usted. Normalmente se generan a partir de un paquete de jurisdicción y se personalizan después.
Además, los roles son de dos clases, y la diferencia determina dónde se conceden:
- Roles asignados: Administrador y los roles propios de su inquilino. Un administrador los concede en Administrar usuarios, opcionalmente con una fecha de vencimiento, útil para contratistas y usuarios de clientes.
- Roles de relación: Custodio, Colaborador, Revisor, Asesor y Lector. Se confieren automáticamente cuando se añade a alguien a una asignación, una tarea, una revisión o un caso. No pueden asignarse en Administrar usuarios.
La mayoría de las oficinas trabaja con roles que se ajustan a estos arquetipos:
| Rol | Clase | Qué hace |
|---|---|---|
| Coordinador de solicitudes | Asignado | Gestionar todo el ciclo de vida de las solicitudes de acceso: crear solicitudes, asignar el trabajo, revisar los envíos y entregar las respuestas. |
| Custodio | De relación | Recopilar y enviar documentos para asignaciones concretas. |
| Colaborador | De relación | Completar tareas concretas dentro de una asignación. |
| Revisor | De relación | Revisar el trabajo terminado y aprobarlo o solicitar cambios antes de que se envíe la respuesta. |
| Asesor | De relación | Asesorar sobre un caso: acceso de solo lectura más la posibilidad de ver y señalar tachados para su discusión. |
| Lector | De relación | Ver los detalles de un registro al que se le ha añadido, en modo de solo lectura. |
| Administrador | Asignado (integrado) | Configurar el sistema: gestionar usuarios, definir tipos de solicitud, establecer flujos de trabajo y mantener la configuración del sistema. |
Los nombres de los roles asignados de su inquilino pueden diferir de los arquetipos anteriores, pero el comportamiento de los permisos es el mismo.
Nota de privacidad: los Custodios, Colaboradores, Asesores y Lectores trabajan a partir de contenido depurado. El cortafuegos de PII elimina la información personal del solicitante antes de que el contenido llegue a ellos.
Creación de un rol
| Elemento | Detalles |
|---|---|
| Nombre y descripción | Ambos son traducibles, de modo que el rol se muestre correctamente en cada uno de los idiomas activos de su inquilino. |
| Concesiones de permisos | Conceda permisos individuales a partir de un catálogo de permisos categorizado. |
| Ámbito | Cada concesión puede ser Global o tener un ámbito definido. |
Roles por coincidencia de casos (dinámicos)
Un rol también puede crearse por coincidencia de casos: sus permisos se aplican únicamente a los casos que coinciden con una regla que usted define. Una regla puede basarse en:
- el valor de un campo personalizado de selección única: «El cliente es Acme»;
- un tipo de caso;
- una etapa del ciclo de vida: «todas las solicitudes cerradas».
Los casos coincidentes aparecen en los paneles del miembro y se abren conforme a los permisos que concede el rol; todo lo demás permanece invisible. Antes de guardar, el editor muestra un recuento en vivo —«actualmente coincide con N casos»— para que vea el alcance de una regla mientras la redacta.
Las reglas solo añaden acceso; nunca lo retiran. Una regla por coincidencia de casos no puede quitar el acceso que un miembro ya tiene a través de otro rol. Compruebe los demás roles de un miembro antes de suponer que la regla es lo que lo limita.
Usos habituales:
- Un proveedor de servicios que da a cada organización cliente acceso exactamente a sus propios casos.
- Personal júnior que edita sus propios casos pero puede leer todo el corpus cerrado como referencia.
- Un equipo al que se concede acceso a un único tipo de caso.
Si los miembros por coincidencia de casos son usuarios invitados, recuerde que un invitado nunca debería tener además un rol permanente con vista global. La regla acota lo que AccessPoint les muestra, no lo que mostraría una concesión aparte hecha sin cuidado.
Informes para miembros por coincidencia de casos
Conceda el permiso Crear informes sobre casos coincidentes y el miembro obtiene el generador de informes, los informes guardados y Ask AccessPoint sobre solo los casos que coinciden con su regla, incluidas las exportaciones y los mosaicos fijados. Nunca se le ofrecen campos con PII del solicitante, y solo ve sus propios informes guardados, no los compartidos del equipo.
Dos cosas siguen siendo de alcance de inquilino y, por tanto, no están disponibles para ellos: las secciones de informes predefinidas del panel Informes, que son cifras fijas de toda la organización, y My Day y las notificaciones.
Aquí la advertencia sobre la acumulación de permisos cobra especial fuerza. Si esa misma persona tiene además un permiso de informes ordinario a través de otro rol, ese permiso no queda limitado por la regla y verá cifras de toda la organización.
Alto cargo (titular responsable)
Cada caso puede designar un alto cargo: la persona que responde por las decisiones tomadas en él, a diferencia del coordinador que hace el trabajo.
Designar a alguien le da acceso únicamente a ese caso. Puede leerlo, ver al solicitante, abrir documentos y actuar sobre las revisiones, pero no puede editarlo ni eliminarlo. Es deliberado: permite hacer a alguien responsable de un solo caso —incluido un asesor externo que es invitado en su inquilino— sin concederle un rol que le mostraría todo.
Los casos de los que es responsable que pasan a estar vencidos aparecen en su My Day, de modo que la supervisión no depende de que alguien se acuerde de avisarle.
Quién puede ser designado lo controla el permiso Actuar como alto cargo, que por sí solo no concede acceso a nada.
Los permisos en la práctica
Los permisos controlan lo que los usuarios pueden ver y hacer en todo el producto. Ejemplos que aparecen en otras partes de esta documentación:
- Ver PII del solicitante — los nombres, correos electrónicos y demás información personal del solicitante solo son visibles para los roles que tienen este permiso; los custodios y colaboradores trabajan a partir de instrucciones depuradas sin él.
- Actuar como alto cargo — controla quién puede ser designado titular responsable de un caso. Por sí solo no concede acceso a nada.
- Crear informes sobre casos coincidentes — da a los miembros de un rol por coincidencia de casos informes únicamente sobre sus casos coincidentes.
- RequestorManage — necesario para editar los contactos e instituciones del solicitante.
- ConfigurationManage — permite a un usuario compartir vistas guardadas en todo el inquilino y administrar las vistas compartidas.
- Permisos
*.configure— algunos grupos de Configuración (flujos de trabajo de revisión, configuración de incidentes/evaluaciones/quejas de privacidad) solo aparecen cuando se tiene el permiso de configuración correspondiente.
Roles y asignación de usuarios
Los roles no hacen nada hasta que se asignan. Use Administrar usuarios para asignar o quitar roles a cada usuario. Un usuario puede tener más de un rol —los permisos son acumulativos— y existe una protección del último administrador que impide eliminar al administrador final, de modo que nunca podrá quedar bloqueado fuera del sistema.