Informe de acceso a documentos

El informe de acceso a documentos es el único informe cuyo objeto son sus propios colegas: muestra qué personal abrió o descargó qué registros, y señala las descargas de personas que no tienen ningún rol en el caso. Es exclusivo de Administrador, y está pensado para investigar una inquietud específica, no para la supervisión rutinaria.

Qué muestra este informe

Para el período seleccionado en la parte superior del panel:

• Quién visualizó o descargó qué registros — un rastro de acceso a nivel de documento en todas sus solicitudes.
• Descargas ajenas al caso — descargas realizadas por personas que no tienen ningún rol en el caso al que pertenece el documento, señaladas como su propia cifra en lugar de quedar enterradas en la lista de acceso general.

Dónde se encuentra, y quién puede verlo

Acceso a documentos se ubica bajo Sistema y cumplimiento, junto al Registro de auditoría, en lugar de entre los informes operativos — requiere permisos de Administrador, y el panel lleva un recordatorio interno de que está pensado para investigar una inquietud específica, no para la supervisión rutinaria.

Lectura de la cifra de descargas ajenas al caso

Trate esta cifra como una pregunta, no un hallazgo. Los administradores y los oficiales de acceso tienen legítimamente acceso a todo el inquilino, por lo que esos usuarios quedan excluidos del recuento por completo. Cualquier otra persona que quede aparece con una nota que explica su acceso — lea la columna de la nota antes de sacar cualquier conclusión, ya que un motivo legítimo de acceso es exactamente lo que la nota está ahí para mostrar.

Utilícelo para investigar, no para vigilar

Este informe está construido alrededor de una inquietud que alguien ya planteó — «¿accedió esta persona a este registro, y tenía derecho a hacerlo?» — en lugar de como un panel para observar día a día. Recurra a él cuando tenga una pregunta específica que responder.