Gestión de usuarios: incorporación de usuarios desde Entra ID, asignación de roles y administración de las asignaciones de roles
Last updated: August 09, 2026 by Steve
Gestionar usuarios
La pantalla Gestionar usuarios permite a los administradores agregar usuarios desde el directorio de Microsoft Entra ID de la organización y asignarles roles en AccessPoint. No se necesitan nombres de usuario ni contraseñas independientes: los usuarios inician sesión con sus cuentas existentes de Microsoft 365.
Agregar un usuario
- Haga clic en Agregar usuario.
- Busque a la persona por nombre o dirección de correo electrónico. La búsqueda consulta el directorio de Entra ID de su organización.
- Seleccione al usuario en los resultados.
- Asigne uno o varios roles (consulte las descripciones de roles más abajo).
- Haga clic en Guardar.
Cambiar roles
Para cambiar los roles de un usuario, búsquelo en la lista de usuarios, haga clic en Editar, ajuste sus asignaciones de roles y guarde.
Roles
Los roles que asigna aquí son los roles permanentes de su inquilino. Administrador es el único rol integrado — siempre resuelve con todos los permisos y nunca puede quitarse al último administrador activo. Cualquier otro rol permanente lo define el inquilino, normalmente sembrado a partir de un paquete de jurisdicción — el Coordinador de solicitudes incluido en el paquete, por ejemplo, es el rol de facto de oficial de acceso y privacidad — y se moldea en la página Roles y permisos. La mayoría de las oficinas definen roles que se ajustan a estos arquetipos:
| Rol | Descripción | Ve la PII |
|---|---|---|
| Administrador (integrado) | Configura los ajustes del sistema, gestiona usuarios y accede a todas las funciones administrativas | Sí |
| Coordinador de solicitudes (rol de inquilino sembrado por el paquete) | Gestiona todo el ciclo de vida de la solicitud: crear, asignar, prorrogar, cerrar y responder solicitudes | Sí |
| Custodio | Recopila y envía documentos para las tareas asignadas. No puede ver la información personal del solicitante | No |
| Colaborador | Completa las tareas dentro de las asignaciones. No puede ver la información personal del solicitante | No |
| Revisor | Revisa las solicitudes y señala/resuelve inquietudes de tachado. No puede ver la información personal del solicitante | No |
| Lector | Acceso de solo lectura a las solicitudes asociadas y a los documentos compartidos. No puede ver la información personal del solicitante | No |
Custodio, Colaborador, Revisor, Lector y Asesor son roles de relación. Se confieren automáticamente según el trabajo que asigne — una asignación de custodio, una tarea de colaborador, una revisión, una membresía de asesor/lector — limitado a ese registro específico, y no pueden asignarse en esta pantalla. Estos no se otorgan aquí; siguen al trabajo. Consulte Roles y permisos para la distinción completa entre roles asignados y roles de relación.
Visibilidad de la PII
La información de identificación personal (PII) del solicitante solo es visible para los roles que tienen el permiso de ver la PII del solicitante (Administrador y roles de tipo coordinador). Los Custodios, Colaboradores, Revisores, Lectores y Asesores nunca la ven — el servidor la elimina de cada respuesta.
Varios roles y vencimiento
Un usuario puede tener más de un rol. Los permisos son acumulativos — un usuario con dos roles recibe los permisos combinados de ambos. Una asignación de rol también puede llevar una fecha de vencimiento opcional: una vez pasada, el rol no confiere nada. Resulta útil para la cobertura temporal y para contratistas y usuarios de clientes cuyo acceso debe caducar en una fecha conocida.