Toetsingssjablonen

Toetsingssjablonen zijn de vragenlijsten waarop een toetsing is gebaseerd. Elk sjabloon is een verzameling secties met getypeerde vragen, en het bevat de geldende wettelijke autoriteit waaronder de toetsing wordt uitgevoerd en, optioneel, een voorafgaande screening. Het sjabloon dat een coördinator bij het aanmaken kiest, bepaalt welke vragen verschijnen op het tabblad Secties van de toetsing.

Waar u het vindt

Open Instellingen in de app-werkbalk en kies Toetsingssjablonen in de groep Privacyconfiguratie. Deze groep is alleen zichtbaar voor gebruikers die over de bijbehorende privacymachtiging configureren beschikken.

Een sjabloon opbouwen

Een sjabloon is opgebouwd uit secties, die elk een of meer vragen bevatten. Elke vraag heeft een type dat bepaalt hoe deze in de toetsing wordt beantwoord:

Geldende wettelijke autoriteit

Elk sjabloon geeft een geldende wettelijke autoriteit aan — de wet waaronder de toetsing wordt uitgevoerd. Bij het aanmaken wordt deze autoriteit alleen-lezen weergegeven onder het gekozen sjabloon, en deze blijft behouden tot in de voltooide toetsing.

Voorafgaande screening

Een sjabloon kan een optionele voorafgaande screening (een drempelanalyse) definiëren. Indien aanwezig, voegt het aanmaken van een toetsing een screeningstap toe met Ja/Nee- of keuzevragen, elk met optionele toelichting. Elke vraag moet worden beantwoord, en de antwoorden bepalen de uitkomst:

• Uitgesloten — er wordt een lichte nalevingsregistratie aangemaakt zonder secties.
• In alle andere gevallen — wordt de volledige set secties voor de toetsing geïnstantieerd.

Sectiemodules

Een sjabloon kan ook worden gemarkeerd als sectiemodule in plaats van een volledige vragenlijst. Een sectiemodule-sjabloon is een aanvulling — één sectie (soms enkele) die bedoeld is om toe te voegen aan een toetsing die al haar eigen basisvragenlijst heeft, in plaats van als zelfstandige toetsing te worden uitgevoerd. Door een sjabloon op deze manier te markeren:

• Verdwijnt het uit elke gewone sjabloonkiezer — het wordt nooit aangeboden bij het aanmaken van een toetsing en zaait nooit op zichzelf een nieuwe toetsing.
• Verschijnt het in plaats daarvan onder Sectie toevoegen uit bibliotheek op het tabblad Secties van een toetsing, waar een coördinator de sectie(s) ervan toevoegt aan de eigen, instantiegebonden kopie van de vragenlijst van die toetsing, naast het basissjabloon waarmee deze is begonnen.

Gebruik een sectiemodule voor inhoud die slechts sommige toetsingen nodig hebben — een optionele module met AI-specifieke vragen, of een rechtsgebied-aanvulling — in plaats van deze in elk basissjabloon te verwerken en coördinatoren te dwingen eromheen te navigeren.

Versiebeheer

Sjablonen worden van versies voorzien. Wanneer de vragenlijst van een toetsing wordt aangepast, vermeldt een herkomstbanner op het tabblad Secties het bronsjabloon en de versie, zodat u altijd kunt nagaan van welke sjabloonversie een toetsing is opgebouwd.

Aanpassing per toetsing

Een coördinator met de machtiging aanpassen kan een sjabloon klonen voor één specifieke toetsing — door in het aanmaakvenster de vragenlijst aanpassen aan te vinken, of via Vragenlijst bewerken (of Aanpassen zolang de toetsing nog Actief is) op het tabblad Secties. Bij het aanpassen wordt de bouwer geopend op de eigen kopie van de toetsing, zonder dat het gedeelde sjabloon wordt gewijzigd.

Invloed op toetsingen

• Bij het aanmaken wordt de sjabloonlijst gefilterd op het gekozen toetsingstype; sjablonen die exact bij het type passen, worden eerst gesorteerd, gevolgd door algemene sjablonen.
• De geldende wettelijke autoriteit van het sjabloon wordt alleen-lezen weergegeven in het aanmaakvenster.
• Als het sjabloon een screening definieert, verloopt het aanmaken via Doorgaan naar screening voordat de toetsing wordt geïnstantieerd.
• De secties en vragen van het sjabloon vormen het tabblad Secties van de toetsing, dat coördinatoren sectie voor sectie invullen of delegeren.

Wanneer AI Assist is ingeschakeld, ondersteunt het tabblad Secties bovendien AI-ondersteunde antwoordsuggesties: coördinatoren kunnen de onbeantwoorde vragen van een sectie laten opstellen op basis van het dossier van de toetsing, de bijbehorende documenten en het profiel Organisatie, en vervolgens per vraag elke suggestie accepteren of verwerpen. Elke suggestie is een bewerkbaar concept waarover een persoon beslist — zie Toetsingsdetails. AI Assist is optioneel en wordt in-/uitgeschakeld onder Instellingen → Functies.

Aanbevolen werkwijze

Behandel gedeelde sjablonen als beheerde hoofdexemplaren: breng brede wijzigingen in bewoordingen en structuur aan op het sjabloon in Instellingen, en reserveer aanpassingen per toetsing voor eenmalig maatwerk. Zo begint elke nieuwe toetsing met een consistente, actuele vragenlijst.