Verzoekoverzicht

Het tabblad Overzicht is het hoofdinformatiescherm wanneer u een verzoek opent. Het biedt een samenvatting van de huidige status van het verzoek, belangrijke datums en scope.

Bewerkbare velden

De volgende velden kunnen worden bijgewerkt op het tabblad Overzicht:

AI-intaketriage

Wanneer AI Assist is ingeschakeld, verschijnt er op het tabblad Overzicht een kaart AI-intaketriage. Deze leest de intaketekst die al op het verzoek staat — de beschrijving en details die zijn vastgelegd toen het verzoek binnenkwam — en biedt suggesties om u te helpen het verzoek in te richten:

• Een voorgestelde titel, die u met één klik kunt toepassen.
• Een samenvatting in gewone taal van wat er wordt gevraagd.
• Kernonderwerpen, met één klik toegepast als trefwoorden.
• Een sectie Scope — de gevraagde stukken en eventuele expliciete uitsluitingen, die u met één klik kunt toevoegen aan de scope van het verzoek.
• Een melding over derden die organisaties of personen signaleert wier belangen mogelijk moeten worden geraadpleegd.
• Gestructureerde bevindingen, elk weergegeven met de letterlijke passage waaruit deze is afgeleid.
• Verduidelijkende vragen die het waard zijn om aan de verzoeker te stellen.

Alles wat de kaart produceert is een suggestie — er wordt niets op het verzoek toegepast totdat u klikt om het te accepteren. De kaart stelt bewust geen verzoektype voor: typewijzigingen herberekenen termijnen, dus dat blijft een menselijke beslissing op het formulier.

AI-intaketriage maakt deel uit van AI Assist, een optionele mogelijkheid. De kaart verschijnt alleen wanneer uw organisatie AI Assist heeft geïmplementeerd. AI Assist draait op een Azure OpenAI-resource in het eigen Azure-abonnement en de eigen regio van uw organisatie: verzoekinhoud verlaat nooit uw tenant, Microsoft traint zijn modellen er niet op, en prompts en responses worden niet opgeslagen — alleen gebruiksmetadata wordt bewaard.

Voorgestelde volgende actie, zaakcontrole en hoe vergelijkbare zaken zijn verlopen

Nog drie kaarten kunnen in de zijbalk verschijnen, naast status, belangrijke datums en eigenaren:

• Voorgestelde volgende actie — een kleine kaart die de ene meest nuttige volgende stap voorstelt, met een onderbouwing van één zin gebaseerd op de eigen feiten van het verzoek en een link naar het tabblad waar die stap plaatsvindt. Resultaten worden per verzoek gecachet, zodat een ongewijzigd verzoek de AI niet opnieuw laat draaien — gebruik het vernieuwingspictogram om opnieuw te genereren. Uitsluitend adviserend; er wordt nooit iets voor u gedaan.
• Zaakcontrole — staat onder Voorgestelde volgende actie en somt op wat een kwaliteitsbeoordelaar zou signaleren: achterstallige acties, ontbrekende goedkeuringen, redacties zonder aangehaalde vrijstelling, niet-beoordeelde suggesties, en dergelijke. De compliance-relevante bevindingen komen voort uit deterministische regels die op elke tenant draaien; wanneer AI Assist is geïmplementeerd, kan een AI-doorgang consistentiewaarnemingen toevoegen — uitsluitend als waarschuwingen en suggesties, nooit als blokkering. Dezelfde regels voeden het tenant-brede rapport Zaakhygiëne.
• Hoe vergelijkbare zaken zijn verlopen — een alleen-weergavekaart die berekende uitkomstfeiten toont van vergelijkbare gesloten verzoeken (uitkomsten, genomen verlengingen, aangehaalde vrijstellingen). Deze werkt met of zonder de semantische index — matchen op betekenis indien beschikbaar, anders op tekstoverlap — en overeenkomsten worden altijd beveiligingsgefilterd tot verzoeken die u kunt openen. Ze rapporteert wat er is gebeurd; ze doet nooit een aanbeveling.

Voorgestelde volgende actie en Hoe vergelijkbare zaken zijn verlopen maken deel uit van AI Assist, een optionele mogelijkheid, en verschijnen alleen wanneer uw organisatie dit heeft geïmplementeerd. De deterministische bevindingen van Zaakcontrole verschijnen sowieso op elke tenant; de AI-ondersteunde waarnemingen ervan vereisen AI Assist.

Verzoeklevenscyclus

Verzoeken doorlopen de volgende statussen:

Concept → Actief → In beoordeling → Gesloten

Een verzoek kan ook heen en weer bewegen tussen Actief en In de wacht indien nodig.

Statusovergangen

Gesloten verzoeken zijn alleen-lezen

Zodra een verzoek is gesloten, verschijnt er een banner bovenaan het detailvenster die de vergrendeling bevestigt. Toewijzingen, taken, documenten en samenwerkingsgegevens kunnen worden bekeken, maar niet bewerkt. Correspondentie na sluiting (ontvangstbevestigingen, beroepen, vervolgbrieven) blijft beschikbaar onder het tabblad Verzoeker, zodat u legitieme activiteiten kunt blijven registreren zonder het verzoek te heropenen.

Een gesloten verzoek heropenen

Als u na sluiting inhoudelijke wijzigingen moet aanbrengen — bijvoorbeeld omdat er een beroep is ingediend, een administratieve correctie nodig is, of er nieuwe responsieve documenten zijn opgedoken — klikt u op Verzoek heropenen in de banner voor gesloten verzoeken. Een dialoogvenster vraagt om een reden; deze wordt, samen met de statuswijziging en de oorspronkelijke sluitingsdatum ter referentie, vastgelegd in het activiteitenlogboek. Door het heropenen wordt de status teruggezet naar Actief. Alleen Administrators en Subject Access Officers kunnen een verzoek heropenen.

Verlengingen en klokpauzes

De sectie Verlengingen stelt u in staat de wettelijke termijn aan te passen wanneer de wetgeving dit toestaat.

Een termijnverlenging toevoegen

Om een verlenging toe te voegen:

1. Klik op Verlenging toevoegen in de sectie Verlengingen.
2. Selecteer een verlengingsreden uit de geconfigureerde lijst.
3. Voer de nieuwe termijn of het aantal extra dagen in.
4. Sla de verlenging op.

Een klokpauze toevoegen

Een klokpauze stopt tijdelijk de wettelijke termijnklok, bijvoorbeeld tijdens een onderhandeling over kosten of terwijl u wacht tot de verzoeker het verzoek vernauwt.

1. Klik op Klokpauze toevoegen.
2. Stel de startdatum voor de pauze in.
3. Wanneer de reden voor de pauze is opgelost, keer terug en stel de einddatum in om de klok te hervatten.

Alle verlengingen en klokpauzes worden vastgelegd in de activiteitengeschiedenis van het verzoek en bieden een volledige audittrail.

Identiteitsverificatiepauze

Eén klokpauze kan vanzelf ontstaan. Bij verzoektypes die identiteitsverificatie vereisen en zich aanmelden voor het stopzetten van de klok (Instellingen → Verzoektypes → Juridisch), gaat er automatisch een identiteitsverificatiepauze open op het moment dat het verzoek wordt aangemaakt, en deze wordt opgeheven zodra de identiteit als geverifieerd is gemarkeerd — niemand hoeft deze handmatig toe te voegen of te verwijderen. De ontvangstdatum blijft het wettelijke ankerpunt: dagen die worden besteed aan het wachten op een identiteitsbewijs verbruiken de klok nooit (dit weerspiegelt de GDPR art. 12 lid 6 / ICO-richtlijn voor het stopzetten van de klok, en verschillende rechtsgebiedpakketten koppelen de pauze vooraf aan de juiste wettelijke verwijzing). Als de verificatie later wordt gewist, wordt de pauze automatisch opnieuw geactiveerd.

Geachte weigering (automatische achterstallige status)

Als de statusvocabulaire van uw verzoektype een achterstallige status bevat — rechtsgebiedpakketten leveren er één, "Geachte weigering" in Canadese regimes of "Constructieve weigering" in de Amerikaanse FOIA — past AccessPoint deze automatisch toe wanneer de wettelijke uiterste datum verstrijkt zonder dat er is geantwoord. De verwerking gaat gewoon door; het dossier toont eenvoudigweg het wettelijke gevolg, en de overgang wordt vastgelegd in de activiteitenfeed.

Verlating

Wanneer een verzoeker stopt met reageren, verstuurt u de door het pakket meegeleverde kennisgevingsbrief voor verlating vanuit de correspondentie-opsteller — het sjabloontype stuurt de workflow aan, dus er is geen speciale knop. Door deze te versturen of te genereren wordt op het verzoek een antwoordtermijn vastgelegd (standaard 30 dagen, per tenant configureerbaar). Als de termijn verstrijkt zonder antwoord, geeft My Day een afwijsbare herinnering weer en selecteert het dialoogvenster Sluiten vooraf de uitkomst Verlaten. Sluiten blijft altijd een menselijke beslissing.