Verantwoordelijkheden van de klant

Deze pagina beschrijft wat Realizer levert en waarvoor uw organisatie verantwoordelijk blijft bij het gebruik van AccessPoint: de rechtsgebiedinhoud en de cijfers die AccessPoint daaruit berekent, AccessPoint for Microsoft 365 dat in uw eigen tenant draait, Hosted AccessPoint dat Realizer in Canada beheert, en het AccessPoint Training Lab voor opleidingsaanbieders. Deze pagina vormt een aanvulling op de technische architectuur, het naslagwerk GC-beveiligingsmaatregelen en de GC-privacy-impactbeoordeling. De bindende voorwaarden staan in uw overeenkomst met Realizer — voor de gehoste dienst zijn dat de voorwaarden van Hosted AccessPoint.

Wat Realizer levert

• Rechtsgebiedpakketten. Verzoektypen, termijnen en dagberekeningen, kalenders en feestdagen, vergoedingen en vrijstellingen van vergoedingen, catalogi van uitzonderingen en uitsluitingen, redenen voor verlenging, regels voor meldingen van inbreuken, typen klachten en beroepen, briefsjablonen, playbooks, beoordelingssjablonen, gereedheidsverplichtingen, sjablonen voor statistische rapportages en opleidingsinhoud voor elk rechtsgebied. Elk pakket is een vertrekpunt dat is opgebouwd uit openbare informatie over de wetgeving — wetgeving, staatsbladen en richtlijnen van toezichthouders — zoals die gold bij de versie die wordt getoond onder Instellingen > Rechtsgebiedpakketten, met de wijzigingen vermeld in de wijzigingsnotities van het pakket. Het is geen juridisch advies.
• Berekende uitkomsten. Vervaldatums, cijfers voor wettelijke rapportages, klokken voor meldingen van inbreuken en statussen van gereedheid en programmapositie, die AccessPoint berekent uit uw dossiers volgens de regels van de pakketten die u hebt toegepast.
• Concepten van AI Assist. Suggesties en concepten, altijd bedoeld om door een persoon te worden beoordeeld. In AccessPoint for Microsoft 365 komen ze uit uw eigen Azure OpenAI-resource; in Hosted AccessPoint uit Azure OpenAI-modellen die Realizer in Canada inricht, zodra uw beheerder dit toestaat.
• De software en de releases ervan. Een veilige ontwikkelcyclus; ondertekende releases met controlesommen en softwarestuklijsten; beveiligingsadviezen en oplossingen voor kwetsbaarheden; en de uitgeversdiensten die een Microsoft 365-implementatie gebruikt (licentievalidatie, rechtsgebiedpakketten, het Teams-relay, installatiepagina's en releasebestanden).
• Hosted AccessPoint (2.6.0). Dezelfde software, beheerd door Realizer in Canada, waarbij Realizer de gegevens van uw organisatie bewaart als haar dienstverlener.
• Het AccessPoint Training Lab. De simulatie en werkruimte waarin een opleidingsaanbieder zijn lessen geeft, met Realizer als verwerker van de aanbieder.

Waarvoor uw organisatie verantwoordelijk is

Welke editie u ook gebruikt, uw organisatie is verantwoordelijk voor:

• Het controleren van de pakketinhoud die u toepast aan de hand van de actuele wetgeving, de actuele instructies van de toezichthouder en uw eigen verplichtingen, en het aanpassen ervan in Instellingen waar die niet overeenkomt. Elk pakketonderdeel is bewerkbaar, en het opnieuw toepassen van een pakket overschrijft nooit een onderdeel dat u hebt gewijzigd (tenzij u kiest voor en bevestigt dat alles wordt overschreven). Uw juridisch adviseur valideert en past de inhoud aan.
• Het controleren van elke berekende uitkomst — vervaldatums, wettelijke rapportages, meldingstermijnen, gereedheid — aan de hand van uw eigen dossiers en de instructies van de toezichthouder voordat u die indient of erop vertrouwt.
• Het beslissen over elke AI-suggestie. AI-uitvoer is nooit een juridische beslissing: het is een suggestie, een bewerkbaar concept of een alleen-lezen antwoord dat een persoon moet controleren.
• Uw eigen naleving. AccessPoint is een hulpmiddel voor zaakbeheer en geen juridisch advies, en het gebruik ervan maakt een organisatie niet automatisch compliant.

Waar AccessPoint dit vermeldt

De tekst verschijnt in alle elf producttalen.

AccessPoint for Microsoft 365

AccessPoint for Microsoft 365 draait in uw eigen Azure-abonnement en Microsoft 365-tenant, en Realizer heeft er geen runtimetoegang toe. De verantwoordelijkheid wordt op vier manieren gedeeld:

De implementatiehandleiding en het naslagwerk GC-beveiligingsmaatregelen noemen de implementatiekeuzes die bij u liggen. Om de beveiligingsadviezen van Realizer te ontvangen, registreert en bevestigt u uw beveiligingscontacten in Meldingscontacten en houdt u uw accountcontact actueel.

Hosted AccessPoint

In Hosted AccessPoint beheert Realizer de dienst en bewaart zij de gegevens van uw organisatie in haar Azure-abonnement in Canada Central, als uw dienstverlener. Wat uw organisatie bij een eigen implementatie zou dragen — de implementatiekeuzes, het netwerk, logboekregistratie en waarschuwingen, back-up en herstel, het toepassen van releases, sleutelbeheer en incidentrespons voor de omgeving — ligt bij Realizer. Zie Hosted AccessPoint voor hoe de dienst werkt.

Uw organisatie blijft verantwoordelijk voor haar programma en haar gegevens:

• Wat zij verzamelt en waarom. Haar eigen verzamelmeldingen aan verzoekers en anderen (formulieren, brieven, haar website), haar antwoorden op verzoeken over de persoonsgegevens die zij bewaart, en haar eigen wettelijke grondslag voor elke zaak die zij registreert.
• Haar eigen beoordeling van het gebruik van de dienst. Een privacy-impactbeoordeling van het gebruik van een gehoste dienst (zie de GC-privacy-impactbeoordeling), en het bevestigen dat opslag in Canada Central, de wereldwijde aanmeld- en edgedienst van Microsoft, de facturering van Stripe en — als zij AI Assist toestaat — AI-verwerking die mogelijk buiten Canada plaatsvindt, voldoen aan haar eigen regels voor gegevensverblijf en inkoop.
• Wie lid is. Alleen de mensen uitnodigen die in AccessPoint moeten werken, hun alleen de rollen geven die zij nodig hebben en degenen die vertrekken verwijderen — de gehoste dienst heeft geen koppeling met uw directory en merkt een vertrek dus niet zelf op. Kiezen wie zich mag aanmelden (Who can join: alleen werk- of schoolaccounts van uw eigen Microsoft-tenants) en de afmeldtijden onder Signing out. De Microsoft-accounts van leden worden beschermd door de instellingen van hun eigen organisatie, of bij een persoonlijk account door die van de persoon zelf.
• Een beheerder houden die de e-mail van AccessPoint leest. Herinneringen over de proefperiode, de overstap naar het Free-abonnement en waarschuwingen over verwijdering gaan alleen naar de actieve beheerders van de organisatie.
• Het accountcontact actueel houden. Dat is het adres van de persoon die de organisatie heeft aangemaakt, tenzij u Realizer (support@realizer.io) vraagt dit te wijzigen, en het is waar Realizer beveiligings- en accountmeldingen naartoe stuurt.
• Haar e-mail. Het antwoordadres (Reply-To) dat zij bevestigt, de brieven en meldingen die zij verstuurt vanaf het gedeelde adres accesspoint@notices.realizer.io, en binnen het e-mailbudget van de dienst blijven.
• AI Assist. Beslissen of zij AI Assist toestaat, na het lezen van de verklaring in Instellingen, en die toestemming intrekken als haar situatie verandert.
• Haar bewaarschema. Bewaartermijnen instellen en Retention Review uitvoeren zoals zij dat in een eigen implementatie zou doen, en een bewaarverplichting (preservation hold) instellen op elke zaak die zij moet bewaren zolang een kwestie loopt.
• Haar eigen kopie. Haar gegevens downloaden (Download all of your organization's data, Instellingen > Abonnement) voordat zij vertrekt, wanneer zij wordt gewaarschuwd dat een inactieve Free-organisatie wordt verwijderd, of wanneer haar eigen regels een kopie vereisen. Realizer verwijdert een organisatie die vertrekt zodra een volledige export is geregistreerd, en verwijdert een inactieve Free-organisatie na de waarschuwingen; zij bewaart daarna geen kopie voor de organisatie. De back-ups van Realizer dienen om de dienst na een incident te herstellen, niet om dossiers te herstellen die een organisatie heeft verwijderd.
• Haar abonnement. Een verlopen abonnement maakt de organisatie alleen-lezen: zij verlengt of kiest een abonnement om haar zaken weer te kunnen behandelen.
• Opleiding. Haar medewerkers vertellen nooit echte persoonsgegevens in te voeren in de trainingszaken van Lab mode.

Als Realizer een beveiligingsincident bevestigt dat de gegevens van uw organisatie heeft geraakt, of waarschijnlijk heeft geraakt, informeert zij uw beheerders en accountcontact per e-mail, zoals de voorwaarden van Hosted AccessPoint bepalen.

Het AccessPoint Training Lab

In het AccessPoint Training Lab (learn.realizer.io) beheert Realizer de simulatie en de werkruimte van de opleidingsaanbieder als verwerker van de aanbieder. Er gaat niets tussen het Lab en de AccessPoint van enige organisatie. De opleidingsaanbieder is verantwoordelijk voor:

• Zijn cursusmateriaal. Hij is er eigenaar van, bewaart de bron en moet de rechten hebben op alles wat hij uploadt. Realizer bewaart het materiaal in de privéopslag van het Lab, nooit in haar broncode, logboeken of telemetrie, en haar medewerkers krijgen er alleen toegang toe via een geauditeerde supportweergave.
• Alleen fictieve inhoud. Scenario's, dossiers en opnamen moeten fictief zijn, zonder gegevens van echte personen. Het Lab controleert scenario's en AI-concepten op echt ogende adressen en identificatiegegevens, maar de aanbieder beslist wat hij publiceert.
• Zijn cursisten. Cursisten vertellen wie de les geeft en hoe zij de aanbieder kunnen bereiken; per les kiezen of om een e-mailadres wordt gevraagd (een lescode en een naam, de standaard, houdt het minste bij); de cursistenlijst bijhouden; verzoeken van cursisten beantwoorden; kiezen hoe lang cursistgegevens worden bewaard nadat een les is afgesloten (7 tot 90 dagen, standaard 30) en vóór die tijd exporteren wat hij nodig heeft.
• Certificaten. Een certificaat van voltooiing alleen uitgeven met instemming van de cursist: iedereen met de link kan het verifiëren, en het blijft bewaard totdat de aanbieder het verwijdert.
• Zijn leden. Alleen eigen medewerkers en externe instructeurs uitnodigen, degenen die vertrekken verwijderen en een actieve werkruimtebeheerder houden. Een instructeur geeft een cursist alleen op verzoek van de cursist een nieuwe hervatcode: met de code kan de instructeur als de cursist doorgaan, dus het gebruik ervan wordt geauditeerd en de cursist wordt geïnformeerd.
• AI-concepten. Deze alleen inschakelen in overleg met Realizer en elk concept beoordelen voordat het een cursist bereikt.
• De aanbiedersovereenkomst, waarin de verwerkersvoorwaarden van Realizer staan en wat de aanbieder is overeengekomen.

Gerelateerde pagina's

• Technische architectuur — hoe beide edities zijn opgebouwd, inclusief Hosted AccessPoint.
• Naslagwerk GC-beveiligingsmaatregelen — de ITSG-33-maatregelentoewijzing en de PBMM-configuratiekeuzes.
• GC-privacy-impactbeoordeling — stromen van persoonsgegevens en privacymaatregelen in beide edities.
• Rechtsgebiedpakketten — pakketinhoud importeren, opnieuw toepassen en aanpassen.
• Voorwaarden van Hosted AccessPoint — de voorwaarden van de gehoste dienst.