Antwoord & kosten

Het tabblad Antwoord & kosten is waar het verzoek eindigt: verstuur het antwoord, verreken de kosten, leg de uitkomst vast en sluit af. Een kaart volgende stap bovenaan leest de huidige status van het verzoek af en geeft aan wat doorgaans de volgende actie is — een concept activeren, wachten op openstaande toewijzingen, het antwoord versturen, de uitkomst vastleggen, of sluiten — zodat u altijd weet waar het verzoek staat.

Kosten

Het paneel Kosten beheert het geldelijke aspect van het verzoek van begin tot eind: stel een bedrag vast, specificeer het aan de hand van uw kostenschema, stel het (volledig of gedeeltelijk) vrij, registreer betalingen erop, en maak het definitief. Wanneer een bedrag is vastgesteld en onbetaald, kan het paneel een klokpauze in afwachting van betaling voorstellen, zodat de wettelijke klok de wachttijd weerspiegelt.

Het antwoord vastleggen

Wanneer het antwoord klaar is om te worden verzonden:

1. Stel de wijze van reageren in (bijvoorbeeld e-mail, post, persoonlijk).
2. Leg de verzenddatum van het antwoord vast.

Beoordelingen en goedkeuringen

Als voor uw workflow goedkeuring vereist is voordat het antwoord kan worden verzonden:

1. Voeg beoordelaars toe door op Beoordelaar toevoegen te klikken en de juiste gebruikers te selecteren.
2. Elke beoordelaar ontvangt een melding en kan het antwoordpakket beoordelen.
3. Beoordelaars keuren het antwoord goed of wijzen het af, indien nodig met opmerkingen.
4. Alle beslissingen van beoordelaars moeten zijn verkregen voordat het verzoek kan worden gesloten.

Het verzoek sluiten

Vul de sectie Afsluiting in: kies een sluitingsreden — openbaar gemaakt, gedeeltelijk openbaar gemaakt, geweigerd, overgedragen, enzovoort — voeg afsluitingsnotities toe, en sluit af. Als u Verzoek overgedragen kiest, verschijnen de velden voor de ontvangende instelling en wordt de overdrachtstermijn afgedwongen: een overdracht op grond van ATIA art. 8 gebeurt hier, niet via een aparte knop.

Het sluitingsvenster voert eerst een volledigheidscontrole uit — ontbrekende attestatie, verlengingen zonder reden, consultaties zonder vastgelegde uitkomst, redacties die geen vrijstelling aanhalen, niet-beoordeelde voorgestelde redacties — weergegeven als adviserende bevindingen, nooit een harde blokkade. Los ze op, of ga bewust door.

Een gesloten verzoek wordt alleen-lezen; heropen het vanuit de banner als u verdere wijzigingen moet aanbrengen.

Zaakauditexport

Wanneer u een verzoek afrondt, kunt u een gerechtsklare zaakauditexport (voorheen "bewijspakket" genoemd) genereren — een export die is samengesteld uit het manipulatiebestendige auditlogboek en die documenteert hoe het verzoek is afgehandeld.

Volledigheidscontrole vooraf

Het genereren van een zaakauditexport voert dezelfde volledigheidscontrole vooraf uit als het sluitingsvenster. Voordat de export wordt geproduceerd, markeert deze alles wat onafgerond lijkt, zodat u het kunt oplossen — of bewust kunt doorgaan:

• Ontbrekende attestatie.
• Verlengingen die zonder reden zijn vastgelegd.
• Consultaties zonder een vastgelegde uitkomst.
• Redacties die geen vrijstelling aanhalen.
• Voorgestelde redacties die nooit zijn beoordeeld.

Openbaarmaking van AI-betrokkenheid

Wanneer AI Assist is ingeschakeld, bevat de zaakauditexport ook een bestand ai-involvement.json. Deze openbaarmaking legt precies vast welke AI-functies bij het verzoek betrokken zijn geweest, in welke mate, en wat een persoon heeft beslist — zodat u een verdedigbaar overzicht hebt van waar AI is gebruikt en waar menselijk oordeel van toepassing was.

De openbaarmaking wordt uitsluitend opgebouwd uit gebruiksmetadata. AI Assist draait op een Azure OpenAI-resource in het eigen Azure-abonnement en de eigen regio van uw organisatie: verzoekinhoud verlaat nooit uw tenant, Microsoft traint zijn modellen er niet op, en de eigenlijke prompt- en responsinhoud wordt nergens bewaard. Elke AI-output onderweg was een suggestie of een bewerkbaar concept dat een persoon heeft beoordeeld en waarover die heeft beslist.