Toewijzingentabblad — custodian-toewijzingen aanmaken, instructies instellen, voortgang van verzameling bijhouden
Last updated: March 29, 2026 by Steve
Toewijzingen
Het tabblad Toewijzingen is waar SAO's werk toewijzen aan custodians die over responsieve documenten beschikken. Elke toewijzing vertelt een custodian wat te verzamelen en wanneer het klaar moet zijn.
Een toewijzing aanmaken
Om een nieuwe toewijzing aan te maken:
- Klik op Toewijzing toevoegen op het tabblad Toewijzingen.
- Selecteer een custodian uit de doorzoekbare lijst met gebruikers.
- Stel een vervaldatum in voor de custodian om de verzameling te voltooien.
- Voeg instructies toe die beschrijven wat de custodian moet verzamelen. Wees specifiek over het onderwerp, het datumbereik en de typen documenten die nodig zijn. Onthoud dat custodians de naam van de verzoeker niet kunnen zien, vermijd dus het verwijzen naar de verzoeker bij naam in instructies.
- Selecteer opslagplaatsen — kies de gegevensbronnen (bijv. SharePoint-sites, bestandsshares, postbussen) die de custodian moet doorzoeken.
- Klik op Opslaan.
De custodian ziet de nieuwe toewijzing op het dashboard en ontvangt een melding (als meldingen zijn geconfigureerd).
Toewijzingsstatussen
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| In afwachting | Toewijzing is aangemaakt maar de custodian is nog niet begonnen met het werk. |
| Planning | De custodian heeft de toewijzing bevestigd en plant de verzameling. |
| In uitvoering | De custodian verzamelt en uploadt actief documenten. |
| Ingediend | De custodian heeft de verzameling voltooid en ingediend met een attestatie. |
| Wijzigingen gevraagd | De SAO heeft de inzending beoordeeld en wijzigingen of aanvullende documenten gevraagd. |
| Goedgekeurd | De SAO heeft de inzending van de custodian beoordeeld en goedgekeurd. |
| Geannuleerd | U heeft de toewijzing geannuleerd. |
Inzendingen beoordelen
Wanneer een custodian de toewijzing indient (samen met een attestatie die de volledigheid bevestigt), verandert de toewijzingsstatus naar Ingediend.
Om een inzending te beoordelen:
- Open de toewijzing om de door de custodian verzamelde documenten te bekijken.
- Beoordeel de attestatieverklaring van de custodian.
- Onderzoek de geüploade documenten op volledigheid en relevantie.
- Kies een van de volgende acties:
- Goedkeuren — Accepteer de inzending. De toewijzingsstatus verandert naar Goedgekeurd.
- Wijzigingen vragen — Stuur de toewijzing terug naar de custodian met notities die uitleggen welke aanvullende documenten of correcties nodig zijn. De status verandert naar Wijzigingen gevraagd.