Klachtworkstreams

Een workstream is een op zichzelf staande onderzoekslijn die wordt gedelegeerd vanaf het tabblad Onderzoek van een klacht. Het is de manier waarop een klachtfunctionaris bewijsverzameling uitbesteedt zonder het dossier aan iemand anders over te dragen.

Wat een workstream is

Een workstream is gemodelleerd naar dezelfde mechaniek van Custodian-toewijzingen die wordt beschreven in Toewijzingsdetails: een toegewezen persoon leest instructies, verricht het werk en dient het in voor de beslissing van de functionaris. Maar een workstream is bewust eenvoudiger dan een Custodian-toewijzing van een verzoek. Er zijn geen Contributor-taken eronder — de workstream zelf is de werkeenheid. En anders dan een Custodian-toewijzing draagt een workstream geen attestatie en geen repositorylijst, omdat er geen formele volledigheidsverklaring van de zoekopdracht of set gegevensbronnen hoeft te worden vastgelegd; deze bestaat uitsluitend om een onderzoekslijn te dragen van delegatie tot bevinding.

Geanonimiseerde instructies

Dezelfde privacyfirewall die verzoekers beschermt, beschermt ook klagers: medewerkers aan wie u workstreams delegeert, zien nooit de identiteit van de klager. Instructies worden geanonimiseerd voordat ze de toegewezen persoon bereiken, zodat bewijsverzameling over een team kan worden gespreid zonder bloot te leggen wie de klacht heeft ingediend.

Bevindingen en de cyclus van indienen → beoordelen

Het werkresultaat van de toegewezen persoon is een bevindingenrapport. Wanneer dit gereed is, dient de toegewezen persoon de workstream in, en de klachtfunctionaris keurt deze goed of vraagt wijzigingen aan met notities die toelichten wat ontbreekt. Aangevraagde wijzigingen sturen de workstream terug naar de toegewezen persoon, die deze herziet en opnieuw indient — dezelfde cyclus van indienen → beoordelen die wordt gebruikt bij elke vorm van gedelegeerd werk in AccessPoint, alleen zonder de onderverdeling in subtaken die een Custodian-toewijzing van een verzoek kent.

Overdrachten en waar workstreams verschijnen

Het leven van een workstream is een eenvoudige heen-en-terugbeweging: de functionaris opent deze en geeft hem aan een toegewezen persoon (delegatie), de toegewezen persoon werkt eraan en geeft hem terug bij indiening (bevindingen), en de functionaris sluit de cirkel met een goedkeuring of een verzoek om wijzigingen. Elke stap in die heen-en-terugbeweging — geopend, ingediend, goedgekeurd, teruggestuurd — wordt vastgelegd in de Tijdlijn van het tabblad Onderzoek, samen met de overige onderzoeksgebeurtenissen van de klacht. Zie Klachtdetails voor hoe Workstreams en Tijdlijn samen op het tabblad Onderzoek staan.

Workstreams tellen ook mee in het tenant-brede beeld van gedelegeerd werk van de klachtfunctionaris: het Toewijzingsdekkingsrapport volgt ze als het derde soort toewijzing, naast Custodian-toewijzingen van verzoeken en sectietoewijzingen van toetsingen, zodat een coördinator kan zien wie wat draagt over elk zaaktype heen, op één plek.