Contactpersoon verzoeker

Een contactpersoon is het herbruikbare record voor één persoon die verzoeken indient. Het bevat diens identiteit en taal, kostencategorie en verificatie, limieten voor actieve verzoeken, en een eventuele vaststelling van lichtzinnig of tergend gedrag — dit alles volgt de persoon bij elk verzoek dat wordt ingediend. Open een contactpersoon vanuit het tabblad Verzoekers van de werkruimte Contactpersonen, of vanuit een deeplink in een rapport; het detailpaneel is een leesgerichte verdiepingsweergave die als overlay boven uw huidige werk verschijnt.

Een contactpersoon toevoegen of bewerken

1. Klik op het tabblad Verzoekers op Verzoeker toevoegen (of op het potloodpictogram in een rij om te bewerken).
2. Vul de sectie Identiteit in: weergavenaam (verplicht), voornaam en achternaam, aanhef, contactcategorie, primair e-mailadres, alternatieve e-mailadressen (één per regel), telefoonnummer, postadres en voorkeurstaal.
3. Stel bij Verzoekerscategorie de kosten-/verificatiecategorie in; als u deze heeft bevestigd, schakelt u Categorie geverifieerd in en legt u verificatienotities vast.
4. Kies bij Affiliatie de instelling waartoe de persoon behoort en diens rol daar, plus eventuele notities.
5. Configureer Doorstroombeheer en Lichtzinnig & tergend zoals hieronder beschreven.
6. Klik op Opslaan.

Kostencategorie en verificatie

De Verzoekerscategorie bepaalt de kosten-/verificatiecategorie die wordt gebruikt in volumerapportages. Schakel Categorie geverifieerd pas in nadat u de categorie van de verzoeker heeft bevestigd, en leg vast waarom in de verificatienotities.

Limieten voor actieve verzoeken (doorstroombeheer)

De sectie Doorstroombeheer stelt een maximum aan het aantal verzoeken dat deze contactpersoon tegelijk actief mag hebben:

• Limietmodus kent drie standen: Overnemen (gebruik de standaardwaarde van de tenant uit Instellingen), Aangepast (stel uw eigen aantal in), of Geen (geen maximum).
• Wanneer u Aangepast kiest, voert u de limietwaarde en een reden voor aanhouding in — de verlengingsreden voor klokstop die de wettelijke grondslag biedt om verzoeken boven het maximum aan te houden.
• Kies een activeringsbeleid: Direct (het systeem activeert automatisch het volgende aangehouden verzoek zodra er een plek vrijkomt) of Handmatig (een coördinator geeft ze vrij vanuit de Instroomwachtrij).

Een verzoek moet ook aan het maximum van de instelling voldoen voordat het wordt geactiveerd. Wanneer u bij het opslaan een limiet verhoogt, worden aangehouden verzoeken die nu binnen de nieuwe limiet passen automatisch vrijgegeven, en een bevestiging laat zien hoeveel dat er zijn.

Lichtzinnig en tergend

Schakel in de sectie Lichtzinnig & tergend de markering in en leg de juridische grondslag vast (een keuzeoptie uit Wettelijke bevoegdheid), een of meer configureerbare gronden, en notities. De vaststelling betreft de verzoeker, dus deze verschijnt op de contactkaart en kan worden gefilterd in de lijst; op zichzelf blokkeert deze geen verzoeken. Wanneer een contactpersoon is gemarkeerd, toont het detailpaneel een banner met ernstige waarschuwing met de juridische grondslag, de vaststellingsdatum en notities.

Instelling en geschiedenis

De sectie Instelling & geschiedenis van het detailpaneel toont de huidige instelling (met een knop Instelling openen) plus een tijdlijn van eerdere affiliaties. Managers beschikken over een besturingselement Instelling wijzigen waarmee de voorgaande periode wordt afgesloten en een nieuwe wordt geopend. De sectie Activiteit vat het totale, actieve, aangehouden en gesloten aantal verzoeken samen, evenals de geldende limiet voor actieve verzoeken (met vermelding wanneer deze afkomstig is van de standaardwaarde van de tenant), en de lijst Verzoeken bladert door de verzoeken van de contactpersoon — klik op een verzoek om het te openen.

Een dubbele contactpersoon samenvoegen

Wanneer u een contactpersoon opent van wie het e-mailadres of de naam overeenkomt met een andere contactpersoon, verschijnt bovenaan de kaart een banner mogelijk duplicaat als snelkoppeling naar samenvoegen. Bij het samenvoegen worden alle verzoeken en geschiedenis overgezet naar de overblijvende contactpersoon, waarbij een verwijzingsrecord achterblijft zodat oude links blijven werken. U kunt ook in bulk zoeken naar duplicaten vanuit de werkruimte Contactpersonen.