Klachten aanmaken

Het gedeelte Klachten en beroepen registreert externe aanvechtingen van de manier waarop uw instelling een toegangs- of privacykwestie heeft behandeld — een klacht die bij een toezichthoudend orgaan is ingediend, of een wettelijk beroep tegen een besluit. AccessPoint behandelt klacht en beroep als twee "soorten" van hetzelfde record; de soort wordt bepaald door het klachttype dat u bij de intake kiest, en de bewoording van het paneel past zich hieraan aan. Een klacht kan op zichzelf staan of worden gekoppeld aan het verzoek dat de klacht aanvecht. Open het intakevenster vanuit het Klachten-dashboard; het formulier biedt ingebouwde hulp, dus het pictogram ? opent deze toelichting.

Een klacht of beroep registreren

1. Klachttype (verplicht) — kies het type. Elke optie is gemarkeerd als (Klacht) of (Beroep). Uw keuze bepaalt alles hieronder, waaronder de alleen-lezen Toezichthouder/bevoegde autoriteit die onder de vervolgkeuzelijst wordt weergegeven, de indieningstermijnregel en de grondencatalogus.
2. Herkomst van de intake — kies Onderzoek door toezichthouder (het toezichthoudend orgaan doet onderzoek) of Rechtstreeks naar instelling (de zaak kwam rechtstreeks bij u binnen). Het type stelt een standaardwaarde voor, maar u kunt deze overschrijven. De herkomst bepaalt of de klacht later de fase Ingediend doorloopt; een korte toelichting legt het verschil uit.
3. Ontvankelijkheidsindicatie — als voor het type een indieningstermijn is vastgelegd, geeft een banner aan of de klacht op tijd is ten opzichte van de berekende termijn (berekend vanaf de datum van kennisgeving, of anders de ontvangstdatum). Dit is uitsluitend indicatief en verhindert nooit dat u de klacht registreert.
4. Titel (verplicht), een optioneel Extern klacht-/dossiernummer (de referentie van de toezichthouder) en een Samenvatting.
5. Grond — als voor het type een grondencatalogus is vastgelegd, selecteert u de inhoudelijke grond van de klacht.
6. Partijen — leg de naam van de klager, het e-mailadres en de naam van de toegewezen onderzoeker vast. De onderzoeker kan ook iemand van het toezichthoudend orgaan zijn.
7. De data Ontvangen op en Kennisgegeven op, beide niet later dan vandaag.
8. Primaire verzoekkoppeling (optioneel) — doorzoek het verzoekenregister (met automatische suggesties, beste overeenkomsten eerst) en koppel het betwiste verzoek. Op zichzelf staande klachten worden volledig ondersteund; u kunt verzoeken later koppelen of wijzigen.

Klik op Klacht registreren / Beroep registreren. De klacht wordt aangemaakt in de fase Actief en geopend in het detailpaneel. Als u het venster sluit terwijl er niet-opgeslagen gegevens zijn, wordt u om bevestiging gevraagd.

Soortafhankelijke bewoording

Het klachttype dat u kiest, bepaalt de soort record. Wanneer u een type van de soort beroep kiest, verandert de bewoording van het paneel automatisch — bijvoorbeeld de labels voor titel en ontvangstdatum — maar de werkwijze is identiek aan die van een klacht. Het type bepaalt ook de bevoegde autoriteit (het toezichthoudend orgaan), de indieningstermijnregel en de grondencatalogus; door het juiste type te kiezen, legt u dus de basis voor de rest van het record.

Privacy by Design

Personeel aan wie u later onderzoekswerk delegeert — behandelaars en medewerkers — ziet nooit de identiteit van de klager. Instructies worden geanonimiseerd, en de aanmaakvensters herinneren u aan deze firewall.