Documenten

Het tabblad Documenten is waar alle dossiers met betrekking tot een verzoek worden verzameld, beoordeeld en voorbereid voor het antwoord.

Documenten uploaden

Klik op Bladeren of sleep bestanden rechtstreeks naar de dropzone op het tabblad Documenten. U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren of neerzetten — ze worden achtereenvolgens geüpload met een gecombineerde voortgangsindicator. Individuele bestanden kunnen elk maximaal 100 MB groot zijn.

Toevoegen vanuit Microsoft 365

Klik op Toevoegen vanuit Microsoft 365 om dossiers te zoeken of te doorbladeren in de Microsoft 365-omgeving van uw organisatie, inclusief SharePoint, OneDrive en Outlook-postbussen.

Zoeken

Typ een trefwoord om alle verbonden Microsoft 365-bronnen te doorzoeken. Resultaten worden gegroepeerd in twee secties:

• Bestanden — Documenten van SharePoint-sites en OneDrive.
• E-mails — E-mailberichten uit Outlook-postbussen.

Selecteer de items die u aan het verzoek wilt toevoegen.

Bladeren

U kunt ook rechtstreeks door Microsoft 365-bronnen bladeren:

• Mijn e-mail — Blader door Outlook-mappen en selecteer individuele e-mails (opgeslagen als .eml-bestanden).
• Mijn OneDrive — Blader door uw persoonlijke OneDrive-bestanden en -mappen.
• Gevolgde sites — Blader door SharePoint-sites die u volgt, navigerend door documentbibliotheken en mappen.
• Zoek een site — Zoek een specifieke SharePoint-site op naam.

Bestanden worden gekopieerd naar de documentopslag van het verzoek. E-mails worden opgeslagen als .eml-bestanden met behoud van headers, hoofdtekst en ingesloten inhoud. Wanneer een e-mail bestandsbijlagen heeft, wordt elke bijlage ook geëxtraheerd en als apart document toegevoegd naast het .eml-bestand — zodat u bijlagen onafhankelijk kunt beoordelen, classificeren en opnemen. De originele bestanden en e-mails in Microsoft 365 worden niet gewijzigd.

Documentvoorbeelden

Klik op een documentnaam om de voorbeeldviewer te openen. AccessPoint ondersteunt het bekijken van:

• PDF-bestanden
• Microsoft Office-documenten (Word, Excel, PowerPoint)
• Afbeeldingen
• Tekstbestanden
• E-mailberichten (.eml- en .msg-bestanden, weergegeven als geformatteerde PDF's)

Classificatie van documenten

Elk document kan worden geclassificeerd als:

• Responsief — Het document is relevant voor het verzoek en moet worden overwogen voor het antwoord.
• Niet responsief — Het document is niet relevant voor het verzoek.
• Duplicaat — Het document is een duplicaat van een ander dossier dat al in het verzoek is opgenomen.

Wie een bepaald document mag classificeren, hangt af van waar het vandaan komt:

• Documenten verzameld via een toewijzing worden geclassificeerd door de Custodian aan wie die toewijzing is toegewezen.
• Documenten verzameld via een taak worden geclassificeerd door de Contributor aan wie die taak is toegewezen.
• Documenten die rechtstreeks aan het verzoek zijn geüpload — inclusief documenten die zijn bijgevoegd bij een correspondentievermelding of een externe consultatie — worden geclassificeerd door de Subject Access Officer of een Administrator.

Dit weerspiegelt het eigenaarschap: wie het document heeft verzameld, bepaalt of het responsief is.

Meerdere documenten tegelijk classificeren

Om meerdere documenten in één stap te classificeren, gebruikt u het multiselect-pictogram in de kolomkop Relevantie. Via een menu kunt u met één klik een waarde toepassen op alle niet-geclassificeerde documenten, of op een selectie van rijen (vink eerst 2 of meer selectievakjes aan).

Toepassing van vrijstellingen

SAO's kunnen vrijstellingscodes toepassen op documenten of delen van documenten. Vrijstellingscodes zijn afkomstig uit de door uw beheerder geconfigureerde lijst en komen overeen met de specifieke wettelijke bepalingen die het achterhouden van informatie rechtvaardigen.

Samenstelling van het antwoordpakket

SAO's beheren welke documenten worden opgenomen in het definitieve antwoordpakket. Vanaf het tabblad Documenten kunt u:

• Individuele documenten in- of uitschakelen voor opname in het antwoord.
• Documenten herordenen om de volgorde in het antwoordpakket te bepalen.