Retentiebeoordeling

Onder de groep Onderhoud in Rapporten is het paneel Retentiebeoordeling de plek waar beheerders gesloten zaken verwijderen waarvan de retentieperiode is verstreken — de verwijderingsstap waarmee u voldoet aan uw retentieschema. De vermelding in het menu Rapporten toont een live telling ("N gesloten zaak/zaken; M in aanmerking voor opschoning"), zodat u in één oogopslag ziet of er verwijderingswerk wacht, zonder het paneel te openen.

Vastzetten als tegel

Retentiebeoordeling kan net als elke andere sectie worden vastgezet op Mijn dag of de startpagina Rapporten, en het geeft een speciaal gebouwde tegel weer in plaats van generieke verzoekstatistieken. Op het kleinste formaat toont het de twee cijfers die bepalen of u actie moet ondernemen — te verwijderen verzoeken en gesloten verzoeken. Grotere formaten voegen de rest van het beeld toe: alle zaken die kunnen worden opgeschoond over de vijf registers, het aantal documenten dat zou worden vernietigd, alles dat wordt tegengehouden door een openstaande gekoppelde zaak, en hoe lang het oudste item al wacht — plus staafdiagrammen die in aanmerking komende en gesloten zaken uitsplitsen naar zaaktype.

De tegel is gestempeld met Als van vandaag in plaats van met de rapportageperiode van het dashboard, omdat retentiegeschiktheid een toestand op een bepaald moment is: een verzoek dat twee jaar geleden is verlopen, komt nu in aanmerking, ongeacht welke periode het dashboard toont.

Vijf registers, één paneel

Retentie bestrijkt vijf registers via één engine: verzoeken, toetsingen, incidenten, klachten en zelfstandige privacyrisico's. De lijst met in aanmerking komende zaken toont een kolom Zaaktype naast het nummer, type, sluitingsdatum, retentievervaldatum en documentaantal van elk record — zodat u in één beoordelingssessie alles kunt opschonen wat is verouderd, ongeacht het soort zaak.

U stelt de klok per type in, niet globaal

Elk verzoektype, toetsingstype, incidenttype en klachttype heeft zijn eigen Retentieperiode (maanden) en, waar meer dan één datum zinvol is, een Retentiestartpunt — geconfigureerd in Instellingen. Zelfstandige risico's ontlenen hun periode aan hun risicocategorie.

Het veld leeg laten betekent voor onbepaalde tijd bewaren, en dat is de standaardinstelling: een tenant die nooit retentie configureert, schoont nooit iets op. Niets veroudert totdat u besluit dat het zover is.

Wat wel en niet kan verouderen

Sommige records zijn door de constructie zelf uitgesloten, niet door beleid — de engine biedt ze nooit aan:

• Een toetsing komt pas in aanmerking zodra deze Gesloten is. Een toetsing die Van kracht is, is het staande privacyrecord voor haar programma en wordt daarom nooit vermeld.
• Een Geaccepteerd risico komt nooit in aanmerking. Acceptatie is een actuele, levende status met een goedkeuring en een vervaldatum, geen afgerond record.
• Een risico dat aan een zaak is gekoppeld, heeft geen eigen klok — het wordt met zijn zaak verwijderd, nooit op zichzelf.

Zaakoverstijgende afhankelijkheden blokkeren verwijdering eveneens. Een verlopen record waarvan een andere openstaande zaak nog afhankelijk is — een openstaande klacht die het verzoek betwist, een openstaand verzoek dat door een klacht wordt betwist, of een actief gekoppeld risico — wordt vermeld met de bijbehorende blokkeringsreden en serverzijdig geweigerd. Het opschonen ervan zou het bewijsspoor van de andere zaak wees maken.

Alleen records waarvan de retentievervaldatum al is verstreken, verschijnen; records met een toekomstige vervaldatum (of geen vervaldatum) worden niet getoond. Als er niets in aanmerking komt, laat het paneel dit weten.

De opschoningsworkflow

1. Vink de zaken aan die u wilt opschonen. U kunt selecteren over meerdere zaaktypen heen; het lopende totaal van documenten dat wordt vernietigd, wordt bijgehouden terwijl u selecteert.
2. Klik op Selectie opschonen. Een bevestigingsvenster geeft precies aan hoeveel zaken en documenten permanent worden verwijderd, achter een banner met een ernstige waarschuwing.
3. Bevestigen. De geschiktheid wordt op het moment van opschonen opnieuw gecontroleerd — niet alleen op het moment dat de lijst werd samengesteld — zodat een zaak die tussen het weergeven en het bevestigen is heropend, er niet doorheen kan glippen. De opschoning wordt uitgevoerd en een resultaatbanner meldt hoeveel er zijn geslaagd en hoeveel er zijn mislukt, met een lijst van de eerste foutmeldingen indien van toepassing.

Opschonen verwijdert het zaakrecord en alle onderliggende gegevens permanent, waaronder:

• De afhankelijke records (toewijzingen en taken, klachtonderdelen, maatregelen, secties)
• Geüploade documenten, blobs en Blob Storage
• Attestaties
• Auditgeschiedenis
• Geconverteerde PDF's en annotaties
• Exportpakketten

Deze actie is onomkeerbaar

Retentie-opschoning is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt — het zaakrecord, de onderliggende gegevens, de documenten en Blob Storage worden verwijderd. Elke opschoning wordt vastgelegd in het opschoningslogboek dat onder de lijst met in aanmerking komende zaken wordt getoond (zaaktype, record, wie het heeft opgeschoond, wanneer, en het documentaantal). Het opschoningslogboek is het enige overblijvende bewijs dat het record ooit heeft bestaan, en wordt zelf nooit opgeschoond — een verdedigbare audittrail van uw verwijderingsacties.

Omdat retentie-opschoning gegevens vernietigt, moet dit voorbehouden blijven aan beheerders die het goedgekeurde retentieschema van uw organisatie volgen.