Retentiebeoordeling

Onder de groep Onderhoud in Rapporten is het paneel Retentiebeoordeling de plek waar beheerders verzoeken verwijderen waarvan de retentieperiode is verstreken — de verwijderingsstap waarmee u voldoet aan uw retentieschema.

Retentieperioden

Retentieperioden worden per verzoektype geconfigureerd met twee instellingen:

• RetentionPeriodMonths — hoeveel maanden na het retentiestartpunt voordat een verzoek in aanmerking komt voor opschoning
• RetentionStartPoint — de gebeurtenis die de retentieklok start (bijvoorbeeld de sluitingsdatum van het verzoek)

Alleen verzoeken waarvan de retentievervaldatum al is verstreken, verschijnen in deze lijst. Verzoeken met een toekomstige vervaldatum worden niet getoond. Als er niets in aanmerking komt, laat het paneel dit weten.

In aanmerking komende verzoeken

Het paneel toont elk gesloten verzoek dat in aanmerking komt voor opschoning, met het verzoeknummer, type, sluitingsdatum, retentievervaldatum en documentaantal. Beoordeel elk verzoek om te bevestigen dat verwijdering gepast is voordat u actie onderneemt.

De opschoningsworkflow

1. Vink de verzoeken aan die u wilt verwijderen. U kunt meerdere selecteren; het lopende totaal van documenten dat wordt vernietigd, wordt bijgehouden terwijl u selecteert.
2. Klik op Selectie opschonen. Een bevestigingsvenster geeft precies aan hoeveel verzoeken en documenten permanent worden verwijderd, achter een banner met een ernstige waarschuwing.
3. Bevestigen. De opschoning wordt uitgevoerd en een resultaatbanner meldt hoeveel er zijn geslaagd en hoeveel er zijn mislukt, met een lijst van de eerste foutmeldingen indien van toepassing.

Opschonen verwijdert het verzoek en alle bijbehorende records permanent, waaronder:

• Toewijzingen en taken
• Geüploade documenten, blobs en Blob Storage
• Attestaties
• Auditgeschiedenis
• Geconverteerde PDF's en annotaties
• Exportpakketten

Deze actie is onomkeerbaar

Retentie-opschoning is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt — het verzoekrecord, de bijbehorende documenten en Blob Storage worden verwijderd. Elke opschoning wordt vastgelegd in het opschoningslogboek dat onder de lijst met in aanmerking komende verzoeken wordt getoond (het verzoek, wie het heeft opgeschoond, wanneer, en het documentaantal), wat u een verdedigbare audittrail van verwijderingsacties oplevert.

Omdat retentie-opschoning gegevens vernietigt, moet dit voorbehouden blijven aan beheerders die het goedgekeurde retentieschema van uw organisatie volgen.