Asiakirjat

Asiakirjat-välilehti on paikka, jossa kaikki pyyntöön liittyvät tietueet kerätään, tarkistetaan ja valmistellaan vastausta varten.

Asiakirjojen lataaminen

Napsauta Selaa tai vedä ja pudota tiedostoja suoraan Asiakirjat-välilehden pudotusalueelle. Voit valita tai pudottaa useita tiedostoja kerralla — ne ladataan peräkkäin yhdistetyllä edistymisen ilmaisimella. Yksittäiset tiedostot voivat olla enintään 100 MB kukin.

Microsoft 365:stä lisääminen

Napsauta Lisää Microsoft 365:stä hakeaksesi tai selataksesi tietueita organisaatiosi Microsoft 365 -ympäristöstä, mukaan lukien SharePoint, OneDrive ja Outlook-postilaatikot.

Haku

Kirjoita avainsana hakeaksesi kaikista yhdistetyistä Microsoft 365 -lähteistä. Tulokset ryhmitellään kahteen osioon:

• Tiedostot — Asiakirjat SharePoint-sivustoilta ja OneDrivesta.
• Sähköpostit — Sähköpostiviestit Outlook-postilaatikoista.

Valitse kohteet, jotka haluat lisätä pyyntöön.

Selaus

Voit myös selata Microsoft 365 -lähteitä suoraan:

• Oma sähköposti — Selaa Outlook-kansioita ja valitse yksittäisiä sähköposteja (tallennetaan .eml-tiedostoina).
• Oma OneDrive — Selaa henkilökohtaisia OneDrive-tiedostojasi ja -kansioitasi.
• Seuratut sivustot — Selaa seuraamiasi SharePoint-sivustoja, navigoiden asiakirjakirjastoissa ja kansioissa.
• Etsi sivusto — Etsi tietty SharePoint-sivusto nimellä.

Tiedostot kopioidaan pyynnön asiakirjavarastoon. Sähköpostit tallennetaan .eml-tiedostoina säilyttäen otsikot, rungon ja upotetun sisällön. Kun sähköpostissa on liitetiedostoja, jokainen liite myös puretaan ja lisätään erillisenä asiakirjana .eml-tiedoston rinnalle — joten voit tarkistaa, luokitella ja sisällyttää liitteet itsenäisesti. Alkuperäisiä tiedostoja ja sähköposteja Microsoft 365:ssä ei muokata.

Asiakirjojen esikatselu

Napsauta asiakirjan nimeä avataksesi esikatselunäkymän. AccessPoint tukee seuraavien esikatselua:

• PDF-tiedostot
• Microsoft Office -asiakirjat (Word, Excel, PowerPoint)
• Kuvat
• Tekstitiedostot
• Sähköpostiviestit (.eml- ja .msg-tiedostot, renderöity muotoiltuina PDF-tiedostoina)

Asiakirjojen luokittelu

Jokainen asiakirja voidaan luokitella seuraavasti:

• Vastaava — Asiakirja on pyyntöön nähden relevantti ja tulee ottaa huomioon vastauksessa.
• Ei vastaava — Asiakirja ei ole pyyntöön nähden relevantti.
• Kaksoiskappale — Asiakirja on toisen pyynnössä jo olevan tietueen kaksoiskappale.

Kuka voi luokitella tietyn asiakirjan, riippuu siitä, mistä se on peräisin:

• Tehtävänannon kautta kerätyt asiakirjat luokittelee kyseiseen tehtävänantoon osoitettu Custodian.
• Tehtävän kautta kerätyt asiakirjat luokittelee kyseiseen tehtävään osoitettu Contributor.
• Suoraan pyyntöön ladatut asiakirjat — mukaan lukien kirjeenvaihtomerkintään tai ulkoiseen konsultaatioon liitetyt asiakirjat — luokittelee Subject Access Officer tai Administrator.

Tämä heijastaa omistajuutta: se, joka keräsi asiakirjan, päättää, onko se vastaava.

Useiden asiakirjojen luokittelu kerralla

Luokitellaksesi useita asiakirjoja yhdellä kertaa, käytä Relevanssi-sarakeotsikon monivalintakuvaketta. Valikko antaa sinun soveltaa arvoa yhdellä napsautuksella joko kaikkiin luokittelemattomiin asiakirjoihin tai rivivalintaan (valitse ensin vähintään 2 valintaruutua).

Vapautusten soveltaminen

SAO:t voivat soveltaa vapautuskoodeja asiakirjoihin tai asiakirjojen osiin. Vapautuskoodit poimitaan järjestelmänvalvojasi määrittämästä luettelosta ja vastaavat tiettyjä lainsäädäntömääräyksiä, jotka perustelevat tietojen salaamisen.

Vastauspaketointi

SAO:t hallitsevat, mitkä asiakirjat sisällytetään lopulliseen vastauspakettiin. Asiakirjat-välilehdeltä voit:

• Kytkeä yksittäisiä asiakirjoja sisällytettäviksi tai poissuljetuiksi vastauksesta.
• Järjestää asiakirjat uudelleen hallitaksesi järjestystä vastauspaketissa.