Kantelujen luominen

Kantelut ja muutoksenhaut -alue seuraa ulkoisia haasteita, jotka kohdistuvat siihen, miten organisaatiosi on käsitellyt tiedonsaanti- tai tietosuoja-asiaa — valvontaelimelle tehtyä kantelua tai päätöksestä tehtyä lakisääteistä muutoksenhakua. AccessPoint käsittelee kantelua ja muutoksenhakua saman tietueen kahtena "lajina"; laji määräytyy sen kantelutyypin perusteella, jonka valitset vastaanoton yhteydessä, ja paneelin sanamuoto mukautuu sen mukaisesti. Kantelu voi olla itsenäinen tietue, tai se voidaan linkittää pyyntöön, jota se koskee. Avaa vastaanottovalintaikkuna Kantelut-koontinäytöltä. Rekisteröi kantelu -painike on jaettu painike: sen Rekisteröi sähköpostista… -vaihtoehto avaa saman postilaatikon valintanäkymän kuin pyynnön Uusi sähköpostista -toiminto — valitse kantelun sähköposti omasta postilaatikostasi tai vastaanottopostilaatikosta, jolloin lomake täyttyy valmiiksi (otsikko aiheesta, yhteenveto viestin rungosta, valittaja lähettäjästä, vastaanottopäivä), ja lähdesähköposti arkistoidaan uuteen kanteluun sen ensimmäisenä asiakirjana. Lomakkeessa on käytössä ohjetuki, joten ?-kuvake avaa tämän ohjeistuksen.

Kantelun tai muutoksenhaun rekisteröinti

1. Kantelutyyppi (pakollinen) — valitse tyyppi. Jokainen vaihtoehto on merkitty tunnisteella (Valitus) tai (Muutoksenhaku). Valintasi määrittää kaiken alla olevan, mukaan lukien pudotusvalikon alla näkyvä vain luku -muotoinen Valvontaviranomainen / toimivaltainen viranomainen, kanteluaikasäännön ja perusteluettelon.
2. Vastaanoton alkuperä — valitse Valvontaviranomaisen tutkinta (valvontaelin tutkii asiaa) tai Suoraan organisaatiolle (asia tuli suoraan sinulle). Tyyppi ehdottaa oletusarvoa, mutta voit ohittaa sen. Alkuperä määrittää, kulkeeko kantelu myöhemmin Lähetetty-vaiheen kautta; lyhyt vihje selittää eron.
3. Tutkittavaksi ottamisen vihje — jos tyypille on määritetty kanteluaika, banneri kertoo, onko kantelu tehty määräajassa lasketun määräpäivän mukaan (joka lasketaan tiedoksisaantipäivästä tai, jos sitä ei ole, vastaanottopäivästä). Tämä on vain ohjeellinen tieto, eikä se koskaan estä rekisteröintiä.
4. Otsikko (pakollinen), valinnainen Ulkoinen kantelu-/asianumero (valvontaviranomaisen viitenumero) ja Yhteenveto.
5. Peruste — jos tyypille on määritetty perusteluettelo, valitse kantelun asiasisältöä koskeva peruste.
6. Väitteet (valinnainen) — pilko kantelu yksittäisiin väitteisiin jo vastaanoton yhteydessä: kirjoita kukin väite ja napsauta lisää (myös rekisteröitäessä vielä kirjoituskentässä oleva teksti tallennetaan). Kullakin väitteellä voi olla oma perusteensa, ja päätelmät kirjataan myöhemmin väitekohtaisesti Lopputulos-välilehdellä. Voit myös lisätä väitteitä milloin tahansa rekisteröinnin jälkeen.
7. Toivottu lopputulos (valinnainen) — mitä valittaja pyytää, hänen omin sanoin. Se näkyy Lopputulos-välilehdellä ja kanteluraportissa.
8. Osapuolet — kirjaa valittajan nimi, sähköposti ja nimetyn tutkijan nimi. Tutkija voi olla valvontaelimen edustaja.
9. Vastaanotettu- ja Tiedoksi saatu -päivämäärät, molemmat enintään tämänpäiväisiä.
10. Ensisijainen pyyntölinkki (valinnainen) — hae pyyntörekisteristä (automaattitäydennys, parhaat osumat) ja linkitä kantelun kohteena oleva pyyntö. Itsenäiset kantelut ovat täysin tuettuja; voit linkittää tai vaihtaa pyynnön myöhemminkin.

Napsauta Rekisteröi kantelu / Rekisteröi muutoksenhaku. Kantelu luodaan Aktiivinen-vaiheeseen ja avautuu tietopaneelissa. Jos suljet valintaikkunan tallentamattomien tietojen ollessa syötettynä, järjestelmä pyytää vahvistusta.

Lajitietoinen sanamuoto

Valitsemasi kantelutyyppi määrittää tietueen lajin. Kun valitset muutoksenhaku-lajisen tyypin, paneelin sanamuoto vaihtuu automaattisesti — esimerkiksi otsikko- ja vastaanottopäivä-kenttien nimissä — mutta työnkulku on identtinen kantelun kanssa. Tyyppi sisältää myös toimivaltaisen viranomaisen (valvontaviranomaisen), kanteluaikasäännön ja perusteluettelon, joten oikean tyypin valinta määrittää loput tietueesta.

Sisäänrakennettu tietosuoja

Henkilökunta, jolle myöhemmin siirrät tutkintatyötä — vastuuhenkilöt ja avustajat — ei koskaan näe valittajan henkilöllisyyttä. Ohjeet suodatetaan, ja luontivalintaikkunat muistuttavat tästä suojamuurista.