Yhteistyö

Pyynnön läpi kulkee kaksi yhteistyöpintaa, joilla on eri tehtävät. Pyynnön ylätunnisteen Keskustelu-painike avaa ketjun oman tiimin sisäistä vuoropuhelua varten. Tästä erillään Advisorien ja Readerien malli antaa nimetyille kollegoille rajatun lukuoikeuden itse pyyntöön — näin pyyntö jaetaan ydintiimin ulkopuolisille paljastamatta kaikkea.

Viralliset konsultaatiot kolmansien osapuolten tai muiden viranomaisten kanssa ovat taas eri asia, ja niillä on oma Konsultaatiot-välilehti.

Advisorit ja Readerit

Advisoreita ja Readereita hallitaan pyynnön vastaus- ja päättämisalueelta Yhteistyökumppanit-kortista.

• Advisorit neuvovat tapauksessa. Heillä on vain luku -oikeus sekä mahdollisuus tarkastella peittoja ja merkitä niitä keskusteltaviksi — Advisor ei koskaan itse tee peittoa.
• Readerit saavat vain luku -oikeuden valvontaa tai viitetarkoitusta varten. He näkevät pyynnön tiedot mutta eivät voi muuttaa mitään.

Lisää henkilö napsauttamalla Hallitse kyseisessä osiossa. Valitse käyttäjä ja rooli sekä määritä, saako hän tarkastella asiakirjoja.

Asiakirjojen näkyvyyden valinnalla on merkitystä: Advisorit ja Readerit näkevät asiakirjatyötilan vain luku -tilassa tai viestin siitä, ettei asiakirjoja ole jaettu, kunnes koordinaattori avaa sen heille.

Advisorit ja Readerit työskentelevät myös puhdistetun sisällön kanssa. Kuten säilyttäjät ja avustajat, he näkevät vain sen, mitä tarvitsevat työhönsä, eivätkä koskaan pyytäjän nimeä, sähköpostiosoitetta tai muita henkilötietoja.

Keskustelu

Pyynnön ylätunnisteen Keskustelu-painike avaa juuri kyseiseen pyyntöön ankkuroidun ketjun sisäistä vuoropuhelua varten. Painike näyttää ketjun nykyisen viestimäärän, joten yhdellä silmäyksellä näkee, onko keskustelu jo käynnissä.

Keskustelutapahtumat näkyvät myös Aktiviteetti-syötteessä linkkeinä takaisin ketjuun. Näin tarkastusjälki kirjaa, että keskustelu on käyty ja mistä se löytyy, ilman että keskustelun itsensä täytyy sijaita aktiviteettilokissa.

Konsultaatiot

Viralliset konsultaatiot — kolmannen osapuolen, toisen ministeriön tai ulkoisen viraston kanssa — hallitaan pyynnön Konsultaatiot-välilehdellä, ja ne on sidottu lakisääteisiin määräaikoihin.

Lisää konsultaatio avaamalla Konsultaatiot-välilehti ja napsauttamalla +-painiketta:

1. Aseta konsultoitu osapuoli. Hae yhteystiedoistasi nimellä, organisaatiolla tai sähköpostiosoitteella liittääksesi uudelleenkäytettävän yhteystiedon — tämä käyttää heidän tietojaan uudelleen ja näyttää heidän konsultaatiohistoriansa — tai kirjoita osapuolen nimi.
2. Valitse konsultaation tyyppi.
3. Vahvista aloituspäivä. Tämä kenttä on pakollinen.
4. Aseta vastauksen eräpäivä.
5. Lisää kuvaus siitä, millaista panosta tarvitaan.
6. Napsauta Tallenna.

Katso koko kuva — lakisääteinen määräaika, osapuolet ja heidän kantansa, kirjeenvaihto, lopputuloksen kirjaaminen ja uudelleenkonsultointi — sivulta Konsultaatiot.