Tehtävänannot-välilehti — Custodian-tehtävänantojen luominen, ohjeiden asettaminen, keruun edistymisen seuranta
Last updated: March 29, 2026 by Steve
Tehtävänannot
Tehtävänannot-välilehti on paikka, jossa SAO:t jakavat työtä Custodianeille, joilla on hallussaan vastaavia tietueita. Jokainen tehtävänanto kertoo Custodianille, mitä kerätä ja milloin sen on oltava valmis.
Tehtävänannon luominen
Uuden tehtävänannon luominen:
- Napsauta Lisää tehtävänanto Tehtävänannot-välilehdellä.
- Valitse Custodian haettavasta käyttäjäluettelosta.
- Aseta eräpäivä, johon mennessä Custodianin on saatettava keruunsa valmiiksi.
- Lisää ohjeet, jotka kuvaavat, mitä Custodianin on kerättävä. Ole tarkka aihepiirin, päivämäärävälin ja tarvittavien tietuetyyppien suhteen. Muista, että Custodianit eivät näe pyynnön esittäjän nimeä, joten vältä viittaamasta pyynnön esittäjään nimeltä ohjeissa.
- Valitse tietovarastot — valitse tietolähteet (esim. SharePoint-sivustot, tiedostojaot, sähköpostilaatikot), joista Custodianin tulisi hakea.
- Napsauta Tallenna.
Custodian näkee uuden tehtävänannon kojelaudallaan ja saa ilmoituksen (jos ilmoitukset on määritetty).
Tehtävänannon tilat
| Tila | Kuvaus |
|---|---|
| Odottaa | Tehtävänanto on luotu, mutta Custodian ei ole vielä aloittanut työtä. |
| Suunnittelussa | Custodian on kuitannut tehtävänannon ja suunnittelee keruutaan. |
| Käynnissä | Custodian kerää ja lataa aktiivisesti asiakirjoja. |
| Toimitettu | Custodian on saattanut keruun valmiiksi ja toimittanut sen todistuslauseen kera. |
| Muutoksia pyydetty | SAO on tarkistanut toimituksen ja pyytänyt muutoksia tai lisäasiakirjoja. |
| Hyväksytty | SAO on tarkistanut ja hyväksynyt Custodianin toimituksen. |
| Peruutettu | Peruutit tehtävänannon. |
Toimitusten tarkistaminen
Kun Custodian toimittaa tehtävänantonsa (yhdessä kattavuuden vahvistavan todistuslauseen kanssa), tehtävänannon tila muuttuu Toimitettu-tilaan.
Toimituksen tarkistaminen:
- Avaa tehtävänanto tarkastellaksesi Custodianin keräämiä asiakirjoja.
- Tarkista Custodianin antama todistuslause.
- Tutki ladatut asiakirjat kattavuuden ja relevanssin osalta.
- Valitse jokin seuraavista toiminnoista:
- Hyväksy — Hyväksy toimitus. Tehtävänannon tila muuttuu Hyväksytyksi.
- Pyydä muutoksia — Palauta tehtävänanto Custodianille muistiinpanoineen, jotka selittävät, mitä lisäasiakirjoja tai korjauksia tarvitaan. Tila muuttuu Muutoksia pyydetty -tilaan.