Roolit ja käyttöoikeudet — järjestelmä- ja vuokraajaroolit, jotka rakennetaan rajatuista käyttöoikeusmyönnöistä
Last updated: August 09, 2026 by Steve
Roolit ja käyttöoikeudet
AccessPoint käyttää yksityiskohtaisia, vuokraajakohtaisesti muokattavia käyttöoikeuksia kiinteiden tehtävänimikkeiden sijaan. Tällä sivulla rakennat toimistosi käyttämät roolit — Coordinator, Reviewer ja niin edelleen — myöntämällä yksittäisiä käyttöoikeuksia luokitellusta luettelosta. Tämä sivu määrittää, mitä kukin rooli voi tehdä; roolien määrittäminen henkilöille tapahtuu kohdassa Käyttäjien hallinta.
Mistä se löytyy
Avaa Asetukset sovelluksen työkalurivistä ja valitse Roolit ja käyttöoikeudet ryhmästä Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
Järjestelmäroolit vs. vuokraajaroolit
- Administrator on ainoa sisäänrakennettu järjestelmärooli.
- Kaikki muut roolit — kaikki Coordinator-tyyppiset roolit — määrität itse. Ne alustetaan tyypillisesti lainkäyttöaluepaketista ja mukautetaan sen jälkeen.
Rooleja on lisäksi kahdenlaisia, ja ero ratkaisee, missä ne myönnetään:
- Määritetyt roolit — Administrator ja vuokraajasi omat roolit. Ylläpitäjä myöntää ne kohdassa Käyttäjien hallinta, halutessaan voimassaolon päättymispäivällä, mikä on hyödyllistä alihankkijoille ja asiakaskäyttäjille.
- Suhderoolit — Custodian, Contributor, Reviewer, Advisor ja Reader. Ne myönnetään automaattisesti, kun joku lisätään tehtävänantoon, tehtävään, tarkistukseen tai tapaukseen. Niitä ei voi määrittää Käyttäjien hallinnassa.
Useimmat toimistot työskentelevät rooleilla, jotka vastaavat näitä arkkityyppejä:
| Rooli | Laji | Mitä teet |
|---|---|---|
| Request Coordinator | Määritetty | Hallitset tietopyyntöjen koko elinkaarta — luot pyyntöjä, jaat työtä, tarkistat toimitukset ja lähetät vastaukset. |
| Custodian | Suhde | Keräät ja toimitat asiakirjoja tiettyihin tehtävänantoihin. |
| Contributor | Suhde | Suoritat tiettyjä tehtäviä tehtävänannon puitteissa. |
| Reviewer | Suhde | Tarkistat valmiin työn ja hyväksyt sen tai pyydät muutoksia ennen vastauksen lähettämistä. |
| Advisor | Suhde | Neuvot tapauksessa — vain luku -oikeus sekä mahdollisuus tarkastella mustauksia ja merkitä ne keskusteltaviksi. |
| Reader | Suhde | Tarkastelet vain luku -oikeudella sen tietueen tietoja, johon sinut on lisätty. |
| Administrator | Määritetty (sisäänrakennettu) | Määrität järjestelmän — hallitset käyttäjiä, luot pyyntötyyppejä, määrität työnkulkuja ja ylläpidät järjestelmäasetuksia. |
Vuokraajasi määritettyjen roolien nimet voivat poiketa edellä esitetyistä arkkityypeistä, mutta käyttöoikeuksien toiminta on sama.
Tietosuojahuomautus: Custodian-, Contributor-, Advisor- ja Reader-roolit työskentelevät henkilötiedoista puhdistetun sisällön pohjalta. Henkilötietojen palomuuri poistaa pyynnön esittäjän henkilötiedot ennen kuin sisältö tulee heille näkyviin.
Roolin rakentaminen
| Osa | Tiedot |
|---|---|
| Nimi ja kuvaus | Molemmat ovat käännettävissä, joten rooli näkyy oikein jokaisella vuokraajasi käytössä olevalla kielellä. |
| Käyttöoikeusmyönnöt | Myönnä yksittäisiä käyttöoikeuksia luokitellusta käyttöoikeusluettelosta. |
| Laajuus | Kukin myönnetty oikeus voi olla Yleinen tai rajattu. |
Tapauskohtaisesti rajatut (dynaamiset) roolit
Rooli voidaan myös luoda tapauskohtaisesti rajattuna: sen käyttöoikeudet koskevat vain niitä tapauksia, jotka vastaavat määrittämääsi sääntöä. Sääntö voi perustua:
- yhden valinnan mukautetun kentän arvoon — "Asiakas on Acme";
- tapaustyyppiin;
- elinkaaren vaiheeseen — "kaikki suljetut pyynnöt".
Säännön mukaiset tapaukset näkyvät jäsenen työpöydillä ja avautuvat roolin myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti; kaikki muu pysyy näkymättömissä. Ennen tallennusta editori näyttää reaaliaikaisen laskurin — "vastaa tällä hetkellä N tapausta" — joten näet säännön kattavuuden jo sitä kirjoittaessasi.
Säännöt vain lisäävät käyttöoikeuksia — ne eivät koskaan poista niitä. Tapauskohtaisesti rajattu sääntö ei voi viedä pois käyttöoikeutta, joka jäsenellä jo on jonkin toisen roolin kautta. Tarkista jäsenen muut roolit, ennen kuin oletat säännön rajaavan häntä.
Tyypillisiä käyttötapoja:
- Palveluntarjoaja, joka antaa kullekin asiakasorganisaatiolle pääsyn täsmälleen sen omiin tapauksiin.
- Nuoremmat työntekijät, jotka muokkaavat omia tapauksiaan mutta voivat lukea koko suljetun aineiston taustatiedoksi.
- Tiimi, jolle myönnetään pääsy yhteen tapaustyyppiin.
Jos tapauskohtaisesti rajatun roolin jäsenet ovat vierailijakäyttäjiä, muista, ettei vierailijalla saisi koskaan olla lisäksi pysyvää roolia, joka antaa koko organisaation laajuisen näkymän. Sääntö rajaa sen, mitä AccessPoint heille näyttää — ei sitä, mitä huolimattomasti annettu erillinen myönnös näyttäisi.
Raportointi tapauskohtaisesti rajatuille jäsenille
Myönnä käyttöoikeus Raporttien luonti vastaavista tapauksista, niin jäsen saa raporttien rakennustyökalun, tallennetut raportit ja Ask AccessPointin vain niistä tapauksista, jotka vastaavat hänen sääntöään — mukaan lukien viennit ja kiinnitetyt ruudut. Pyynnön esittäjän henkilötietokenttiä ei tarjota heille koskaan, ja he näkevät vain omat tallennetut raporttinsa, eivät tiimin jaettuja.
Kaksi asiaa pysyy koko vuokraajan laajuisena eikä siksi ole heidän käytettävissään: Raportit-paneelin valmiit raporttiosiot, jotka ovat kiinteitä koko organisaation lukuja, sekä My Day ja ilmoitukset.
Varoitus käyttöoikeuksien kumulatiivisuudesta pätee tässä erityisen vahvasti. Jos samalla henkilöllä on toisen roolin kautta myös tavallinen raportointioikeus, se ei ole sääntöön sidottu ja hän näkee koko organisaation luvut.
Ylin vastuuhenkilö (vastuullinen omistaja)
Kullekin tapaukselle voidaan nimetä ylin vastuuhenkilö — henkilö, joka vastaa siinä tehdyistä päätöksistä, erotuksena koordinaattorista, joka tekee työn.
Nimeäminen antaa hänelle pääsyn vain kyseiseen tapaukseen. Hän voi lukea sen, nähdä pyynnön esittäjän, avata asiakirjoja ja toimia tarkistuksissa, mutta ei muokata tai poistaa tapausta. Tämä on tarkoituksellista: näin voit tehdä jonkun vastuulliseksi yksittäisestä tapauksesta — myös ulkopuolisen neuvonantajan, joka on vieraana vuokraajassasi — myöntämättä roolia, joka näyttäisi hänelle kaiken.
Tapaukset, joista hän vastaa ja jotka myöhästyvät, näkyvät hänen My Day -näkymässään, joten valvonta ei ole sen varassa, että joku muistaa kertoa hänelle.
Sitä, kenet voidaan nimetä, ohjaa käyttöoikeus Toimi ylimpänä vastuuhenkilönä, joka ei itsessään anna pääsyä mihinkään.
Käyttöoikeudet käytännössä
Käyttöoikeudet rajaavat, mitä käyttäjät näkevät ja tekevät kautta koko tuotteen. Esimerkkejä, jotka esiintyvät muualla tässä dokumentaatiossa:
- Pyynnön esittäjän henkilötietojen näyttäminen — pyynnön esittäjän nimet, sähköpostiosoitteet ja muut henkilötiedot näkyvät vain rooleille, joilla on tämä käyttöoikeus; Custodian- ja Contributor-roolit työskentelevät ilman sitä henkilötiedoista puhdistettujen ohjeiden pohjalta.
- Toimi ylimpänä vastuuhenkilönä — määrää, kenet voidaan nimetä tapauksen vastuulliseksi omistajaksi. Itsessään se ei anna pääsyä mihinkään.
- Raporttien luonti vastaavista tapauksista — antaa tapauskohtaisesti rajatun roolin jäsenille raportoinnin vain heidän sääntöään vastaavista tapauksista.
- RequestorManage — vaaditaan pyynnön esittäjien yhteystietojen ja laitosten muokkaamiseen.
- ConfigurationManage — antaa käyttäjälle mahdollisuuden jakaa tallennettuja näkymiä koko vuokraajan laajuisesti ja hallita jaettuja näkymiä.
*.configure-käyttöoikeudet — jotkin asetusryhmät (tarkistuksen työnkulut, tietosuojapoikkeaman/-arvioinnin/-kantelun määritykset) näkyvät vain, kun sinulla on vastaava määritys-oikeus.
Roolit ja käyttäjämääritykset
Roolit eivät tee mitään ennen kuin ne on määritetty. Käytä sivua Käyttäjien hallinta roolien määrittämiseen tai poistamiseen käyttäjäkohtaisesti. Käyttäjällä voi olla useampi kuin yksi rooli — käyttöoikeudet ovat kumulatiivisia — ja viimeisen ylläpitäjän suoja estää viimeisen järjestelmänvalvojan poistamisen, joten et voi koskaan lukita itseäsi ulos.