Tietosuojakohteen tiedot

Tietosuojakohde on pysyvä, uudelleenkäytettävä kokonaisuus, jota virastosi arvioi – ohjelma, järjestelmä, hanke, tietojenjakojärjestely, prosessimuutos tai teknologian käyttöönotto – ja se on jaettu kaikkien siihen liittyvien arviointien ja tapausten kesken. Kohteen tietopaneelissa ylläpidät kohteen identiteettitietoja ja sen GDPR:n 30 artiklan mukaista käsittelytoimien tietuetta (ROPA) sekä tarkastelet sen arviointi- ja tapaushistoriaa. Paneeli on täysin muokattavissa, kun se avataan Kohteet-hakemistosta, ja vain luku -tilassa, kun siihen siirrytään arvioinnin kautta. Siinä on kolme välilehteä: Tiedot, Arviointihistoria ja Tapaushistoria.

Kohteen avaaminen

Avaa kohde Kohteet-hakemistosta (napsauta korttia) muokataksesi sitä, tai napsauta kohteen nimeä arvioinnin sisällä siirtyäksesi siihen vain luku -tilassa. Koska kohteet ovat jaettuja, pysyviä tietueita, niitä muokataan aina hakemistosta – kohteen nimeä tai tunnistetta ei voi muuttaa yksittäisen arvioinnin sisältä.

Identiteettilohko

Tiedot-välilehti avautuu kahdella osiokohtaisesti muokattavalla lohkolla, joista kummallakin on oma kynäkuvake. Ensimmäinen on Identiteetti, joka tallentaa seuraavat tiedot:

• Nimi
• Tyyppi – Ohjelma, Järjestelmä, Hanke, Tietojenjakojärjestely, Prosessimuutos tai Teknologian käyttöönotto
• Tila – kohteen oma tila
• Liiketoiminnan omistaja
• Vastaava ohjelmapäällikkö
• Kuvaus

Vapaatekstikentät tukevat valinnaisia kielikohtaisia käännöksiä. Sivupalkissa on pikavalitsin tilalle sekä yhteenvetokortit, jotka kokoavat kohteen arvioinnit ja tapaukset.

Käsittelytoimien tietue (ROPA)

Tiedot-välilehden toinen lohko on GDPR:n 30 artiklan mukainen käsittelytoimien tietue (ROPA). Se sisältää seuraavat tiedot:

• Käsittelyn tarkoitus – miksi henkilötietoja käsitellään.
• Oikeusperuste – käsittelyssä käytettävä oikeudellinen peruste.
• Henkilötietoryhmät – kyseessä olevat henkilötietotyypit.
• Rekisteröityjen ryhmät – henkilöryhmät, joita tiedot koskevat.
• Vastaanottajaryhmät – kenelle tietoja luovutetaan.
• Säilytysaika – kuinka kauan tietoja säilytetään.
• Turvatoimet – tietoja suojaavat suojatoimenpiteet.
• Säilytyspaikka – missä tiedot sijaitsevat.
• Kansainvälinen siirto – merkintä, joka käytössä ollessaan tuo näkyviin siirron suojatoimet -kentän, jossa kuvataan rajat ylittävien siirtojen suojatoimenpiteet.

Henkilötietoryhmät-, rekisteröityjen ryhmät- ja vastaanottajaryhmät-luettelot ovat Asetuksista määritettäviä, muokattavia luokitteluja. Vapaatekstikentät tukevat valinnaisia kielikohtaisia käännöksiä.

Arviointihistoria

Arviointihistoria-välilehti luetteloi kaikki tälle kohteelle koskaan tehdyt arvioinnit. Käytä Uusi arviointi -toimintoa käynnistääksesi uudelleenarvioinnin samalle kohteelle – kohde on tällöin valmiiksi täytetty ja lukittu luontivalintaikkunassa. Katso Arviointien luominen.

Tapaushistoria

Tapaushistoria-välilehti luetteloi tähän kohteeseen liitetyt tapaukset. Käytä Luo tapaus -toimintoa (edellyttää incident-report-oikeutta) avataksesi ilmoituslomakkeen, jossa tämä kohde on jo liitetty uuteen tapaukseen. Katso Tapausten luominen.