Roolipohjainen pikaopas AccessPointiin – mitä se kattaa, kirjautuminen, oman roolin löytäminen ja ensimmäiseen tehtävään pääseminen
Last updated: July 12, 2026 by Steve
AccessPointin käytön aloittaminen
AccessPoint on integroitu tietopyyntöjen ja tietosuojan hallinta-alusta, joka toimii organisaatiosi Microsoft 365 -vuokraajan sisällä. Se sai alkunsa FOI/ATIP-pyyntöjen hallintatyökaluna ja hallinnoi nyt koko tietopyyntö- ja tietosuojaohjelmaasi yhdessä paikassa.
Mitä AccessPoint kattaa
- Tietopyynnöt – FOI-/ATIP-/SAR-pyyntöjen vastaanotto, seuranta ja hallinta koko elinkaaren ajan.
- Asiakirjat ja peittäminen (redaktointi) – tarkastustyötila, jossa asiakirjoja kerätään, merkitään tunnisteilla, poistetaan duplikaatteja, peitetään ja paketoidaan.
- Toimeksiannot, tehtävät ja delegointi – haltijoiden toimeksiannot ja avustajien tehtävät, joita tehdään puhdistettujen ohjeiden pohjalta.
- Pyytäjät, konsultaatiot ja kirjeenvaihto – yhteystietohakemisto, kolmansien osapuolten konsultaatiot ja valmiit kirjepohjat.
- Tarkastukset ja hyväksynnät – konfiguroitavat tarkastusprosessit, jotka portitetaan tärkeiden vaiheiden kohdalla.
- Tietosuoja-arvioinnit (PIA/AIA/Security) ja ROPA – kyselypohjaiset arvioinnit ja GDPR:n 30 artiklan mukaiset käsittelytoimien selosteet.
- Tietosuojapoikkeamat ja tietoturvaloukkaukset – poikkeamien vastaanotto, rajaaminen, vahinkoarviointi ja ilmoitusvelvollisuuden seuranta.
- Valitukset ja muutoksenhaut – lakisääteisten määräaikojen mukainen valitusten ja muutoksenhakujen käsittely.
- Riskirekisteri ja sitoumukset – tietosuojan riskirekisteri käsittelytehtävineen, keskeisine riski-indikaattoreineen (KRI) ja seurattavine sitoumuksineen.
- Raportit ja analytiikka – kiinteät tilastoraportit sekä mukautettava raporttien laadintatyökalu, kaikki hash-ketjutetun tarkastuslokin päällä.
Kaikkea ohjaavat konfigurointipaketit, joten oman lainkäyttöalueesi säännöt, tilat ja mallipohjat asettaa pääkäyttäjä – ei koodi.
Kirjautuminen
AccessPoint käyttää olemassa olevaa Microsoft 365 -kirjautumistasi – erillisiä salasanoja ei tarvita. Avaa se joko SharePoint-sivulta, jolle organisaatiosi on julkaissut verkko-osan, tai AccessPoint-sovelluksesta Microsoft Teamsissa (henkilökohtainen sovellus tai kanavan välilehti). Kirjaudut sisään automaattisesti organisaatiotililläsi.
Käyttöliittymässä liikkuminen
Yläpalkin navigaatiossa näkyvät vain roolisi käyttämät välilehdet – Pyynnöt, Toimeksiannot, Tehtävät, Tarkastukset, Raportit ja Asetukset – sekä Oma päivä, henkilökohtainen aloitusnäkymäsi. Kielivalitsin (oikeassa yläkulmassa) vaihtaa käyttöliittymän kieltä silloin, kun useita kieliä on käytössä.
Roolisi ja ensimmäiset askeleet
| Rooli | Työskentelet | Aloita tästä |
|---|---|---|
| Tietopyyntökoordinaattori / Subject Access Officer (SAO) | Pyynnöt | Avaa Pyynnöt-koontinäyttö ja luo tai ota käsittelyyn pyyntö. |
| Haltija (Custodian) | Toimeksiannot | Avaa toimeksianto, kerää asiakirjat ja lähetä ne vahvistuksen kanssa. |
| Avustaja (Contributor) | Tehtävät | Avaa tehtävä, tee haku tai lataus ja merkitse se valmiiksi. |
| Tarkastaja (Reviewer) | Tarkastukset | Avaa Tarkastukset-koontinäyttö ja hyväksy tai pyydä muutoksia. |
| Tietosuoja-analyytikko | Pyynnöt / tietosuoja-alueet | Käynnistä PIA/AIA, kirjaa poikkeama tai käsittele valitus tai riski. |
| Pääkäyttäjä (Administrator) | Asetukset | Tuo konfigurointipaketti ja määritä sen jälkeen roolit. |
Haltijat ja avustajat työskentelevät aina puhdistettujen ohjeiden pohjalta eivätkä koskaan näe pyytäjän henkilötietoja.
Oma päivä – oma "mitä seuraavaksi" -näkymäsi
Oma päivä on laskennallinen tehtävälista kaikesta, mihin kosket – pyynnöt, toimeksiannot, tehtävät, tarkastukset, konsultaatiot, arvioinnit, poikkeamat, valitukset, riskit ja muistutukset – ryhmiteltynä ryhmiin Myöhässä, Erääntyy tänään, Erääntyy pian ja Vaatii toimenpiteitä. Napsauta mitä tahansa kohdetta avataksesi sen paikan päällä, toimiaksesi ja palataksesi listaasi.
Avun saaminen
Jokaisessa paneelissa on Ohje (?) -kuvake, joka avaa juuri kyseistä näyttöä koskevan kontekstuaalisen dokumentaation suoraan sovelluksen sisällä. Käytä sitä aina, kun tarvitset vaiheittaista opastusta edessäsi olevaan paneeliin.
Seuraavat vaiheet
- Käyttöopas – kunkin osa-alueen käyttäminen
- Pääkäyttäjän opas – konfigurointi ja käyttöönotto
- Käyttöönotto-opas – AccessPointin asentaminen vuokraajaasi