Tietosuojakohteet ja kontrollit

Avaa Tietosuojakohteet ja kontrollit ylätyökalurivistä (edellyttää assessment-view-oikeutta) selataksesi haettavaa hakemistoa, joka sisältää uudelleenkäytettävät tietosuojakohteet – pysyvät ohjelmat, järjestelmät, hankkeet, tietojenjakojärjestelyt, prosessimuutokset ja teknologian käyttöönotot, joita vasten arviointisi ja poikkeamasi tehdään. Tietosuoja- ja tietoturvayksikkö käyttää sitä pitääkseen yhden jaetun tietueen kutakin kohdetta kohden, mukaan lukien kullakin kohteella nyt seurattavat Kontrollit, tekoäly-/ADM-rekisteri ja vaatimustenmukaisuusprofiili — katso Tietosuojakohteen tiedot. Työtilassa on kaksi välilehteä: Kohteet – tässä kuvattu hakemisto – ja Toimittajat, jäljempänä kuvattu toimittaja-/käsittelijärekisteri.

Kohdetyypit

Kohteen tyypit ovat mukautettavaa luokittelua — Asetukset → Tietosuojakohteen valintakentät → Kohdetyypit, jonka Universal Baseline -paketti alustaa tyypeillä, kuten Ohjelma, Liiketoimintaprosessi, IT-järjestelmä ja Tekoälyjärjestelmä. Tyyppi, joka on merkitty automaattisen päätöksenteon (ADM) järjestelmäksi, avaa tekoäly-/ADM-järjestelmärekisteri-osion jokaisella kyseisen tyypin kohteella. Sama ryhmitelty Tietosuojakohteen valintakentät -paneeli hallinnoi myös muita hakemistossa ja sen tietueissa käytettäviä kohdeluokitteluja: henkilötietoryhmiä (jaettu poikkeamien ilmoittamisen kanssa), rekisteröityjen ryhmiä ja vastaanottajaryhmiä.

Hakemiston selaaminen

Kohteet näytetään kortteina. Kussakin kortissa näkyy:

• Kohteen tyyppi
• Kohteen oma tila
• Arviointien ja poikkeamien määrät
• Seuraavan tarkistuksen päivämäärä

Avaa kohteen tiedot napsauttamalla korttia – katso Tietosuojakohteen tiedot.

Kohteen luominen

1. Napsauta Uusi kohde (edellyttää luontioikeutta).
2. Tallenna identiteettitiedot – nimi, tyyppi, tila, liiketoiminnan omistaja, vastaava ohjelmapäällikkö ja kuvaus.
3. Täytä koko ROPA-tietue.

Voit myös luoda kohteen suoraan kirjoittamalla uuden nimen kohdekenttään arviointia luodessasi.

ROPA-rekisterin vieminen

Napsauta Vie ROPA tuottaaksesi PDF-muotoisen käsittelytoimien rekisterin kaikista kohteista.

Toimittajarekisteri

Toimittajat-välilehti on rekisteri kolmansista osapuolista, jotka käsittelevät henkilötietoja instituutiollesi — luettelo, jota tietosuojayksiköltä pyydetään jokaisessa auditoinnissa. Kukin toimittajakortti näyttää roolin (käsittelijä, alikäsittelijä, rekisterinpitäjä, yhteisrekisterinpitäjä tai palveluntarjoaja — vie osoitin sen päälle nähdäksesi määritelmän), riskitason ja nopeasti silmäiltävät vaatimustenmukaisuusmerkit: DPA voimassa, DPA erääntyy (päivämäärä), kun voimassaolon päättymiseen on alle 90 päivää, DPA vanhentunut, Ei DPA:ta (kärjistyy punaiseksi merkiksi Ei DPA:ta — käytössä, kun toimittaja on linkitetty kohteeseen ilman kirjattua sopimusta), Sopimus päättynyt / Sopimus päättyy (päivämäärä) ja Tarkistus myöhässä, kun seuraavan tarkistuksen päivämäärä on ohittunut. Käsittelytoimiin linkitetty toimittaja näyttää merkinnän Käytössä N kohteella — napsauta sitä laajentaaksesi luettelon kohteista, joista kullakin näkyy toimittajan rooli kyseisessä käsittelyssä.

Uusi toimittaja (edellyttää assessment-create-oikeutta; muokkaaminen edellyttää assessment-modify-oikeutta) tallentaa:

• Toimittajan identiteetin ja yhteystiedot
• Tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) tosiseikat – voimassa, allekirjoitettu, voimassaolon päättyminen
• Sopimuksen alkamis- ja päättymispäivät sekä viimeisimmän/seuraavan tarkistuksen päivämäärät
• Käsittelyn lainkäyttöalueen, riskitason ja muistiinpanot
• Valinnaisen linkin ROPA-vastaanottajaluokkaan, jotta rekisteri vastaa 30 artiklan mukaista luokitteluasi

Toimittajan poistaminen käytöstä pitää sen rekisterissä harmaana historian poistamisen sijaan, ja toimittajaa, joka on yhä linkitetty tietosuojakohteisiin, ei voi poistaa — poista linkit tai poista toimittaja käytöstä sen sijaan, jotta ROPA-tietueet eivät koskaan osoita kadonneeseen käsittelijään.