Säilytystarkistus

Raportit-osion Ylläpito-ryhmässä sijaitseva Säilytystarkistus-paneeli on paikka, jossa ylläpitäjät poistavat suljetut tapaukset, joiden säilytysaika on päättynyt — tämä poistovaihe pitää sinut organisaatiosi asiakirjojen säilytysaikataulun mukaisena. Sen rivi Raportit-valikossa näyttää reaaliaikaisen laskurin (”N suljettua tapausta; M puhdistuskelpoista”), joten näet yhdellä silmäyksellä, onko poistotyötä odottamassa avaamatta paneelia.

Kiinnitä ruuduksi

Säilytystarkistus voidaan kiinnittää Oma päivä- tai Raportit-etusivulle kuten mikä tahansa muu osio, ja se piirtää tarkoitukseen rakennetun ruudun yleisten pyyntötilastojen sijaan. Pienimmässä koossa se näyttää kaksi lukua, jotka ratkaisevat, tarvitseeko sinun toimia — puhdistettavat pyynnöt ja suljetut pyynnöt. Suuremmat koot lisäävät loput kuvasta: kaikki puhdistettavat tapaukset viidessä rekisterissä, tuhottavien asiakirjojen määrä, kaikki, mitä avoin linkitetty tapaus pidättää, ja kuinka kauan vanhin kohde on odottanut — sekä palkkikaaviot, jotka erittelevät kelpoiset ja suljetut tapaukset tapaustyypeittäin.

Ruutu on leimattu Tänään-ajantasapäivällä kojelaudan raportointijakson sijaan, koska säilytyksen kelpoisuus on ajankohtasidonnainen tila: kaksi vuotta sitten vanhentunut pyyntö on kelpoinen nyt, riippumatta siitä, mitä jaksoa kojelauta näyttää.

Viisi rekisteriä, yksi paneeli

Säilytys kattaa viisi rekisteriä yhden moottorin kautta: pyynnöt, arvioinnit, poikkeamat, kantelut ja itsenäiset tietosuojariskit. Kelpoisten luettelo näyttää Tapaustyyppi-sarakkeen kunkin tietueen numeron, tyypin, sulkemispäivän, säilytyksen vanhentumispäivän ja asiakirjojen määrän vieressä — joten yksi tarkistusistunto poistaa kaiken, mikä on vanhentunut, oli kyseessä mikä tahansa tapaustyyppi.

Asetat kellon tyypeittäin, et globaalisti

Jokaisella pyyntötyypillä, arviointityypillä, poikkeamatyypillä ja kantelutyypillä on oma säilytysaika (kuukautta) ja, kun useampi kuin yksi päivämäärä on järkevä, säilytyksen aloituspiste — määritetään kohdassa Asetukset. Itsenäiset riskit saavat säilytysaikansa riskikategoriastaan.

Ajan jättäminen tyhjäksi tarkoittaa säilytystä toistaiseksi, ja se on oletusarvo: vuokraaja, joka ei koskaan määritä säilytysaikaa, ei koskaan puhdista mitään. Mikään ei vanhene, ennen kuin päätät niin.

Mikä voi ja mikä ei voi vanhentua

Jotkin tietueet on suljettu pois rakenteen vuoksi, ei käytännön vuoksi — moottori ei tarjoa niitä:

• Arviointi on kelpoinen vasta, kun se on Suljettu. Voimassa-tilassa oleva arviointi on ohjelmansa pysyvä tietosuojatietue, joten sitä ei koskaan listata.
• Hyväksytty riski ei ole koskaan kelpoinen. Hyväksyntä on elävä tila, jolla on hyväksyjä ja voimassaolon päättymispäivä, ei valmis tietue.
• Tapaukseen liitetyllä riskillä ei ole itsenäistä kelloa — se poistetaan tapauksensa mukana, ei koskaan yksinään.

Tapaustenväliset riippuvuudet estävät myös poiston. Vanhentunut tietue, josta toinen avoin tapaus on yhä riippuvainen — avoin kantelu, joka riitauttaa pyynnön, avoin pyyntö, jota kantelu riitauttaa, tai elävä liitetty riski — listataan estosyynsä kera ja hylätään palvelinpuolella. Sen puhdistaminen jättäisi toisen osapuolen todistusjäljen orvoksi.

Vain tietueet, joiden säilytyksen vanhentumispäivä on jo ohitettu, näkyvät; tietueita, joiden vanhentumispäivä on tulevaisuudessa (tai joilla ei ole vanhentumispäivää), ei näytetä. Jos mikään ei ole kelpoinen, paneeli ilmoittaa siitä.

Puhdistuksen työnkulku

1. Merkitse valintaruutuun poistettavat tapaukset. Voit valita useita eri tapaustyypeistä kerralla; tuhottavien asiakirjojen juokseva kokonaismäärä päivittyy valintojen mukana.
2. Napsauta Puhdista valitut. Vahvistusikkuna ilmoittaa tarkalleen, kuinka monta tapausta ja asiakirjaa poistetaan pysyvästi, vakavan varoitusbannerin takana.
3. Vahvista. Kelpoisuus tarkistetaan uudelleen puhdistushetkellä — ei vain silloin, kun luettelo koottiin — joten tapaus, joka avattiin uudelleen listauksen ja vahvistuksen välillä, ei voi livahtaa läpi. Puhdistus suoritetaan, ja tulosbanneri ilmoittaa, kuinka moni onnistui ja kuinka moni epäonnistui, sekä luettelee mahdolliset ensimmäiset virheet.

Puhdistaminen poistaa pysyvästi tapaustietueen ja kaikki sen aliobjektit, mukaan lukien:

• Riippuvaiset tietueet (tehtävänannot ja tehtävät, väitteet, toimenpiteet, osiot)
• Ladatut asiakirjat, blobit ja Blob Storage
• Todistuslauseet
• Tarkastushistoria
• Muunnetut PDF-tiedostot ja merkinnät
• Vientipaketit

Tätä toimintoa ei voi peruuttaa

Säilytyspuhdistus on pysyvä toimenpide, jota ei voi perua — tapaustietue, sen aliobjektit, asiakirjat ja Blob Storage poistetaan. Jokainen puhdistus kirjataan kelpoisten luettelon alla näkyvään Puhdistuslokiin (tapaustyyppi, tietue, puhdistuksen suorittaja, ajankohta ja asiakirjojen määrä). Puhdistusloki on ainoa säilyvä todiste siitä, että tietue on koskaan ollut olemassa, eikä sitä koskaan itseään puhdisteta — puolustettava tarkastusjälki poistotoimistasi.

Koska säilytyspuhdistus tuhoaa tietoja, sen tulisi olla vain sellaisten ylläpitäjien käytettävissä, jotka noudattavat organisaatiosi hyväksyttyä asiakirjojen säilytysaikataulua.