Säilytystarkistus

Raportit-osion Ylläpito-ryhmässä sijaitseva Säilytystarkistus-paneeli on paikka, jossa ylläpitäjät puhdistavat pyynnöt, joiden säilytysaika on päättynyt – tämä poistovaihe pitää sinut organisaatiosi asiakirjojen säilytysaikataulun mukaisena.

Säilytysajat

Säilytysajat määritetään pyyntötyypeittäin kahden asetuksen avulla:

• RetentionPeriodMonths – kuinka monta kuukautta säilytyksen aloituspisteen jälkeen pyyntö tulee puhdistuskelpoiseksi
• RetentionStartPoint – tapahtuma, joka käynnistää säilytyskellon (esimerkiksi pyynnön sulkemispäivä)

Luettelossa näkyvät vain pyynnöt, joiden säilytyksen vanhentumispäivä on jo ohitettu. Pyyntöjä, joiden vanhentumispäivä on tulevaisuudessa, ei näytetä. Jos yksikään pyyntö ei täytä ehtoja, paneeli ilmoittaa siitä.

Kelpoiset pyynnöt

Paneeli luettelee jokaisen suljetun pyynnön, joka on puhdistuskelpoinen, ja näyttää sen pyyntönumeron, tyypin, sulkemispäivän, säilytyksen vanhentumispäivän ja asiakirjojen määrän. Tarkista jokainen pyyntö varmistaaksesi, että sen poistaminen on asianmukaista, ennen kuin ryhdyt toimenpiteisiin.

Pyyntöjen puhdistaminen

1. Merkitse valintaruutuun ne pyynnöt, jotka haluat puhdistaa. Voit valita useita kerrallaan; puhdistettavien asiakirjojen juokseva kokonaismäärä päivittyy valintojen mukana.
2. Valitse Puhdista valitut. Vahvistusikkuna ilmoittaa tarkalleen, kuinka monta pyyntöä ja asiakirjaa poistetaan pysyvästi, ja sen yhteydessä näkyy vakava varoitusbanneri.
3. Vahvista. Puhdistus suoritetaan, ja tulosbanneri ilmoittaa, kuinka moni onnistui ja kuinka moni epäonnistui, sekä luettelee mahdolliset ensimmäiset virheet.

Puhdistaminen poistaa pysyvästi pyynnön ja kaikki siihen liittyvät tietueet, mukaan lukien:

• Tehtävänannot ja tehtävät
• Ladatut asiakirjat, blobit ja Blob Storage
• Todistuslauseet
• Tarkastushistoria
• Muunnetut PDF-tiedostot ja merkinnät
• Vientipaketit

Tätä toimintoa ei voi peruuttaa

Säilytyspuhdistus on pysyvä toimenpide, jota ei voi perua – pyyntötietue, sen asiakirjat ja Blob Storage poistetaan. Jokainen puhdistus kirjataan kelpoisten pyyntöjen luettelon alla näkyvään Puhdistusloki-osioon (pyyntö, puhdistuksen suorittaja, ajankohta ja asiakirjojen määrä), mikä tarjoaa puolustettavan tarkastusjäljen poistotoimista.

Koska säilytyspuhdistus tuhoaa tietoja, sen tulisi olla vain sellaisten ylläpitäjien käytettävissä, jotka noudattavat organisaatiosi hyväksyttyä asiakirjojen säilytysaikataulua.