Tehtävänannon tiedot

Kun avaat tehtävänannon Custodianina, näet välilehtikäyttöliittymän, joka järjestää kaiken keruutyön suorittamiseen tarvittavan.

Tehtävänannon tiedot -välilehti

Ensimmäinen välilehti näyttää SAO:n antamat ohjeet:

• Mitä etsiä — avainsanat, aihealue tai tietyt tietueet
• Päivämääräväli — ajanjakso, jota hakusi tulisi kattaa
• Tietovarastot — mitkä tietolähteet sinun on haettava
• Eräpäivä — milloin tehtävänannon on oltava valmis

Lue nämä ohjeet huolellisesti ennen haun aloittamista.

Tietovarastot-välilehti

Tämä välilehti luettelee haettavat tietolähteet. Jokaisesta tietovarastosta näet:

• Nimi — tietovaraston tunniste
• Sijainti — missä tietovarasto on tallennettu tai mistä siihen pääsee
• Kuvaus — lisätietoa tietovaraston sisällöstä

Tästä välilehdestä voit lisätä tehtäviä yksittäisiä hakuja varten kussakin tietovarastossa ja seurata asiakirjamääriä tietueita kerätessäsi.

Tehtävät-välilehti

Jos tehtävänanto on jaettu yksittäisiin tehtäviin, tällä välilehdellä voit hallinnoida niitä. Jokaisen tehtävän kohdalla voit:

• Tarkastella tehtävän kuvausta ja eräpäivää
• Päivittää tilan: Ei aloitettu, Käynnissä tai Valmis
• Ladata tehtävään liittyviä asiakirjoja

Voit myös luoda uusia tehtäviä ja osoittaa niitä Contributoreille, jotka suorittavat hakutyön puolestasi.

Asiakirjat-välilehti

Lataa kerätyt tiedostot tänne jommallakummalla kahdesta menetelmästä:

• Vedä ja pudota yksi tai useampi tiedosto suoraan pudotusalueelle — useat tiedostot ladataan peräkkäin yhdistetyllä edistymisen ilmaisimella (enintään 100 MB per tiedosto)
• Napsauta Lisää Microsoft 365:stä selataksesi ja hakeaksesi relevantteja asiakirjoja SharePointista, OneDrivesta ja Outlookista. Kun lisäät sähköposteja, joissa on liitetiedostoja, jokainen liite puretaan automaattisesti ja lisätään erillisenä asiakirjana .eml-tiedoston rinnalle.

Latauksen jälkeen luokittele jokainen asiakirja:

• Vastaava — pyynnön kannalta relevantti
• Ei vastaava — tarkistettu mutta ei relevantti
• Kaksoiskappale — kopio toisesta jo kerätystä asiakirjasta

Todistuslause-välilehti

Kun olet saanut asiakirjojen keräämisen valmiiksi, sinun on toimitettava muodollinen todistuslause, jossa vahvistat, että olet:

• Hakenut kaikista määritetyistä tietovarastoista
• Toimittanut kaikki löydetyt relevantit asiakirjat
• Raportoinut tuloksesi tarkasti

Tarkista todistuslauseen teksti huolellisesti, allekirjoita se ja toimita. SAO tarkistaa todistuslauseesi osana hyväksymisprosessiaan.

Historia-välilehti

Historia-välilehti tarjoaa täydellisen lokin kaikista tähän tehtävänantoon liittyvistä toimista, mukaan lukien tilamuutokset, asiakirjojen lataukset, tehtäväpäivitykset ja todistuslauseiden toimitukset.

Tehtävänannon toimittaminen

Kun olet valmis toimittamaan:

1. Tarkista kerätyt asiakirjasi varmistaaksesi, että kaikki on mukana
2. Siirry Todistuslause-välilehdelle
3. Lue todistuslauseen teksti
4. Allekirjoita ja toimita

Tehtävänantosi tila muuttuu Toimitettu-tilaan. SAO tarkistaa sitten työsi ja joko hyväksyy sen tai pyytää muutoksia. Jos muutoksia pyydetään, saat muistiinpanot, jotka selittävät, mitä on tarkistettava.