Documentos

O separador Documentos é onde todos os registos relacionados com um pedido são recolhidos, revistos e preparados para resposta.

Carregar Documentos

Clique em Procurar ou arraste e largue ficheiros diretamente na zona de largagem do separador Documentos. Pode selecionar ou largar vários ficheiros de uma vez — são carregados sequencialmente com um indicador de progresso combinado. Os ficheiros individuais podem ter até 100 MB cada.

Adicionar a partir do Microsoft 365

Clique em Adicionar do Microsoft 365 para pesquisar ou navegar registos no ambiente Microsoft 365 da sua organização, incluindo SharePoint, OneDrive e caixas de correio Outlook.

Pesquisa

Introduza uma palavra-chave para pesquisar em todas as fontes Microsoft 365 ligadas. Os resultados são agrupados em duas secções:

• Ficheiros — Documentos de sites SharePoint e OneDrive.
• Emails — Mensagens de email de caixas de correio Outlook.

Selecione os itens que pretende adicionar ao pedido.

Navegação

Também pode navegar diretamente nas fontes Microsoft 365:

• O Meu Email — Navegue nas pastas do Outlook e selecione emails individuais (guardados como ficheiros .eml).
• O Meu OneDrive — Navegue nos seus ficheiros e pastas pessoais do OneDrive.
• Sites Seguidos — Navegue nos sites SharePoint que segue, percorrendo bibliotecas de documentos e pastas.
• Pesquisar um site — Encontre um site SharePoint específico por nome.

Os ficheiros são copiados para o armazenamento de documentos do pedido. Os emails são guardados como ficheiros .eml preservando cabeçalhos, corpo e conteúdo incorporado. Quando um email tem ficheiros anexados, cada anexo é também extraído e adicionado como um documento separado juntamente com o ficheiro .eml — para que possa rever, classificar e incluir anexos de forma independente. Os ficheiros e emails originais no Microsoft 365 não são modificados.

Pré-visualizar Documentos

Clique no nome de um documento para abrir o visualizador de pré-visualização. O AccessPoint suporta a pré-visualização de:

• Ficheiros PDF
• Documentos Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Imagens
• Ficheiros de texto
• Mensagens de email (ficheiros .eml e .msg, renderizados como PDFs formatados)

Classificar Documentos

Cada documento pode ser classificado como:

• Responsivo — O documento é relevante para o pedido e deve ser considerado para a resposta.
• Não Responsivo — O documento não é relevante para o pedido.
• Duplicado — O documento é uma duplicata de outro registo já no pedido.

Quem pode classificar um determinado documento depende da sua origem:

• Os documentos recolhidos através de uma atribuição são classificados pelo Custodian atribuído a essa atribuição.
• Os documentos recolhidos através de uma tarefa são classificados pelo Contributor atribuído a essa tarefa.
• Os documentos carregados diretamente para o pedido — incluindo documentos anexados a uma entrada de correspondência ou a uma consulta externa — são classificados pelo Subject Access Officer ou por um Administrator.

Isto reflete a titularidade do documento: quem o recolheu decide se é responsivo.

Classificar Vários Documentos de Uma Vez

Para classificar vários documentos num único passo, utilize o ícone de seleção múltipla no cabeçalho da coluna Relevância. Um menu permite-lhe aplicar um valor a todos os documentos não classificados com um único clique, ou a uma seleção de linhas (marque primeiro 2 ou mais caixas de verificação).

Aplicar Isenções

Os SAOs podem aplicar códigos de isenção a documentos ou porções de documentos. Os códigos de isenção são retirados da lista configurada pelo seu administrador e correspondem às disposições legislativas específicas que justificam a retenção de informação.

Empacotamento da Resposta

Os SAOs gerem quais documentos são incluídos no pacote de resposta final. A partir do separador Documentos pode:

• Alternar documentos individuais para inclusão ou exclusão da resposta.
• Reordenar documentos para controlar a sequência no pacote de resposta.