Envio de Correspondência

O redator combina um modelo, permite-lhe editá-lo e envia o email através do Microsoft 365 — registando automaticamente tanto a mensagem enviada como uma cópia renderizada no registo de correspondência do pedido. Chega até ele a partir do separador Requerente de um pedido (Enviar Correspondência, dirigida ao requerente) ou a partir do subseparador Correspondência de uma consulta (Enviar notificação…, dirigida a um terceiro). A via do destinatário é fixada pelo local a partir do qual o iniciou — não existe um seletor de via.

Envio de uma mensagem

1. Confirme o destinatário. Na via do requerente, o nome e o email aparecem no topo (é apresentado um aviso se não existir email registado). Na via de terceiros, escolha a parte consultada no dropdown — as partes sem email ficam desativadas como destinatários.
2. Escolha Enviar de — a sua própria caixa de correio (a predefinição) ou a caixa de correio partilhada do tenant. Esta opção só aparece quando existe um remetente partilhado configurado; caso contrário, uma linha confirma que a mensagem será enviada a partir da sua caixa de correio.
3. Escolha um modelo (ou comece em branco). Ao selecionar um, este é combinado, preenchendo o assunto e o corpo com os tokens do pedido já resolvidos. Ao escolher uma parte, a combinação é refeita para que os tokens dessa parte reflitam o destinatário.
4. Opcionalmente, escolha um papel timbrado ou modelo de combinação para a cópia em PDF renderizada.
5. Edite o assunto e a mensagem. Os modelos com formatação rica expõem a sua fonte HTML para edição.
6. Adicione anexos. Por predefinição, só são listados os documentos submetidos e os ficheiros de trabalho; utilize a caixa de pesquisa, o filtro de tipo, ou Mostrar todos os tipos de documento para alargar o conjunto. Um medidor de tamanho avisa quando a seleção excede o limite de envio (cerca de 3,5 MB) — em vez disso, partilhe pacotes grandes através de uma ligação. A correspondência gerada pelo redator nunca pode voltar a ser anexada.
7. Selecione Enviar.

O firewall de PII

O redator executa um firewall de PII na substituição de tokens, para que um aviso a terceiros nunca revele a identidade do requerente numa carta dirigida a outra pessoa. A falta do email do destinatário é um erro de validação, e nada é enviado. Se o próprio Microsoft 365 falhar o envio, nada é registado e o erro é apresentado literalmente.

Registar correspondência sem enviar

O painel Registar correspondência regista comunicações que ocorreram fora do redator. Defina a direção, o canal e a data, e depois escolha um método de captura:

• Anexar da minha caixa de correio — navegue no Outlook e capture a mensagem como um .eml renderizado, mais os respetivos anexos.
• Anexar um ficheiro — carregue um documento que já tenha.
• Gerar carta — gera uma carta em PDF e anexa-a ao pedido (sem envio; transfira-a a partir da ligação de sucesso no painel).
• Apenas notas — regista o facto da comunicação, sem qualquer ficheiro.

Na via de terceiros, aparece um seletor de Finalidade: escolher Notificação a terceiros regista a entrada como a notificação legal e aciona o relógio da consulta, pelo que registar aqui a notificação inicia os prazos tal como o envio o faria. Cada item registado abre como um registo de correspondência.