Envio de Correspondência

O redator combina um modelo, permite-lhe editá-lo e envia o email através do Microsoft 365 — registando automaticamente tanto a mensagem enviada como uma cópia renderizada no registo de correspondência do pedido. Chega até ele a partir do separador Requerente de um pedido (Enviar Correspondência, dirigida ao requerente) ou a partir do subseparador Correspondência de uma consulta (Enviar notificação…, dirigida a um terceiro). A via do destinatário é fixada pelo local a partir do qual o iniciou — não existe um seletor de via.

Envio de uma mensagem

1. Confirme o destinatário. Na via do requerente, o nome e o email aparecem no topo (é apresentado um aviso se não existir email registado). Na via de terceiros, escolha a parte consultada no dropdown — as partes sem email ficam desativadas como destinatários.
2. Escolha Enviar de — a sua própria caixa de correio (a predefinição) ou a caixa de correio partilhada do tenant. Esta opção só aparece quando existe um remetente partilhado configurado; caso contrário, uma linha confirma que a mensagem será enviada a partir da sua caixa de correio.
3. Escolha um modelo (ou comece em branco). Ao selecionar um, este é combinado, preenchendo o assunto e o corpo com os campos de combinação do pedido já resolvidos. Ao escolher uma parte, a combinação é refeita para que os campos de combinação dessa parte reflitam o destinatário.
4. Opcionalmente, escolha um papel timbrado ou modelo de combinação para a cópia em PDF renderizada.
5. Edite o assunto e a mensagem. Os modelos com formatação rica expõem a sua fonte HTML para edição.
6. Adicione anexos. Por predefinição, só são listados os documentos submetidos e os ficheiros de trabalho; utilize a caixa de pesquisa, o filtro de tipo, ou Mostrar todos os tipos de documento para alargar o conjunto. Um medidor de tamanho avisa quando a seleção excede o limite de envio (cerca de 3,5 MB) — em vez disso, partilhe pacotes grandes através de uma ligação. A correspondência gerada pelo redator nunca pode voltar a ser anexada.
7. Selecione Enviar.

Rascunhar com IA

Quando o AI Assist está ativado, um botão Rascunhar com IA aparece no redator. Redige uma carta para o requerente fundamentada estritamente nos próprios factos do pedido — tudo o que o registo não indique surge como um marcador literal [VERIFY], em vez de uma suposição, para que o possa preencher ou confirmar. O rascunho fica no editor da mensagem, onde o revê, edita e guarda como qualquer outra carta.

Nada é alguma vez enviado ou guardado automaticamente — o rascunho é um ponto de partida, e é sempre uma pessoa a decidir o que sai. O firewall de PII (abaixo) e o comportamento de combinação de modelos e campos de combinação mantêm-se inalterados: quer parta de um modelo, de uma página em branco ou de um rascunho de IA, o mesmo firewall e a mesma validação são executados quando envia.

A opção Rascunhar com IA faz parte do AI Assist, uma capacidade opcional. O botão só aparece quando a sua organização implantou o AI Assist. Se não o vir, o AI Assist não está ativado no seu tenant — contacte o seu administrador.

Privacidade e IA Responsável

O AI Assist é executado num recurso Azure OpenAI na própria subscrição e região Azure da sua organização:

• O conteúdo do pedido nunca sai do seu tenant, e a Microsoft não treina os seus modelos com ele.
• Os prompts e as respostas não são armazenados — apenas metadados de utilização são conservados.
• Cada rascunho é editável, e os factos não verificáveis são marcados com [VERIFY] em vez de inventados — é uma pessoa a decidir o que enviar.

O AI Assist e as suas funcionalidades individuais são ativados em Definições → Funcionalidades. Para saber como as capacidades de IA são configuradas em todo o tenant, consulte a página de administração Funcionalidades.

O firewall de PII

O redator executa um firewall de PII na substituição de campos de combinação, para que um aviso a terceiros nunca revele a identidade do requerente numa carta dirigida a outra pessoa. A falta do email do destinatário é um erro de validação, e nada é enviado. Se o próprio Microsoft 365 falhar o envio, nada é registado e o erro é apresentado literalmente.

Registar correspondência sem enviar

O painel Registar correspondência regista comunicações que ocorreram fora do redator. Defina a direção, o canal e a data, e depois escolha um método de captura:

• Anexar da minha caixa de correio — navegue no Outlook e capture a mensagem como um .eml renderizado, mais os respetivos anexos.
• Anexar um ficheiro — carregue um documento que já tenha.
• Gerar carta — gera uma carta em PDF e anexa-a ao pedido (sem envio; transfira-a a partir da ligação de sucesso no painel).
• Apenas notas — regista o facto da comunicação, sem qualquer ficheiro.

Na via de terceiros, aparece um seletor de Finalidade: escolher Notificação a terceiros regista a entrada como a notificação legal e aciona o relógio da consulta, pelo que registar aqui a notificação inicia os prazos tal como o envio o faria. Cada item registado abre como um registo de correspondência.