Colaboração

Duas superfícies de colaboração percorrem um pedido e desempenham funções diferentes. O botão Discussão no cabeçalho do pedido abre um tópico para a troca interna dentro da sua própria equipa. Separadamente, o modelo de Advisors e Readers concede a colegas designados um acesso de leitura delimitado ao próprio pedido — é assim que um pedido é partilhado com pessoas fora da equipa principal sem expor tudo.

As consultas formais com terceiros ou outras instituições são algo distinto e têm o seu próprio separador Consultas.

Advisors e Readers

Os Advisors e Readers são geridos a partir da área de resposta e encerramento do pedido, no cartão Colaboradores.

• Os Advisors aconselham sobre o caso. Têm acesso apenas de leitura, além da possibilidade de ver e sinalizar expurgos para discussão — um Advisor nunca aplica ele próprio um expurgo.
• Os Readers têm acesso apenas de leitura para fins de supervisão ou referência. Podem ver os detalhes do pedido, mas não podem alterar nada.

Clique em Gerir na secção correspondente para adicionar alguém. Escolha o utilizador, selecione a função e defina se pode ver documentos.

Essa escolha de visibilidade dos documentos é importante: os Advisors e Readers veem a área de trabalho de documentos apenas de leitura, ou a mensagem de que os documentos não foram partilhados, até que um coordenador lha abra.

Os Advisors e Readers trabalham também a partir de conteúdo sanitizado. Tal como os custodiantes e os contribuidores, veem apenas o necessário para desempenhar a sua função e nunca o nome, o e-mail ou outros dados pessoais do requerente.

Discussão

O botão Discussão no cabeçalho do pedido abre um tópico ancorado a esse pedido em concreto, para a troca interna. O botão mostra o número atual de mensagens do tópico, pelo que se vê de imediato se já existe uma conversa em curso.

Os eventos de discussão aparecem também no feed Atividade como ligações de regresso ao tópico. A trilha de auditoria regista assim que houve uma conversa e onde encontrá-la, sem que a própria conversa tenha de residir no registo de atividade.

Consultas

As consultas formais — com terceiros, outro departamento governamental ou uma entidade externa — são geridas no separador Consultas do pedido e estão associadas a prazos legais.

Para adicionar uma, abra o separador Consultas e clique no botão +:

1. Defina a parte consultada. Pesquise os seus contactos por nome, organização ou e-mail para associar um contacto reutilizável — o que reaproveita os respetivos dados e lhe dá o histórico de consultas — ou escreva simplesmente o nome da parte.
2. Selecione o tipo de consulta.
3. Confirme a data de início. Este campo é obrigatório.
4. Defina a data de resposta prevista.
5. Adicione uma descrição do contributo necessário.
6. Clique em Guardar.

Para o quadro completo — o prazo legal, as partes e as suas posições, a correspondência, o registo do resultado e a reconsulta — consulte Consultas.