Revisão de Retenção

No grupo Manutenção em Relatórios, o painel de Revisão de retenção é onde os administradores eliminam pedidos cujo período de retenção expirou — o passo de eliminação que o mantém em conformidade com o seu calendário de conservação de registos.

Períodos de Retenção

Os períodos de retenção são configurados por tipo de pedido através de duas definições:

• RetentionPeriodMonths — quantos meses após o ponto de início da retenção antes de um pedido ficar elegível para purga
• RetentionStartPoint — o evento que inicia o relógio de retenção (por exemplo, a data de encerramento do pedido)

Apenas os pedidos cuja data de expiração da retenção já tenha passado aparecem nesta lista. Os pedidos com datas de expiração futuras não são apresentados. Se não houver nenhum elegível, o painel informa-o disso.

Pedidos Elegíveis

O painel lista todos os pedidos encerrados que são elegíveis para purga, mostrando o número do pedido, o tipo, a data de encerramento, a data de expiração da retenção e o número de documentos. Reveja cada pedido para confirmar que é adequado para remoção antes de tomar qualquer ação.

O Fluxo de Purga

1. Marque os pedidos a eliminar. Pode selecionar vários; o total acumulado de documentos que serão destruídos é acompanhado à medida que avança.
2. Clique em Purgar selecionados. Uma caixa de diálogo de confirmação indica exatamente quantos pedidos e documentos serão eliminados permanentemente, atrás de uma faixa de aviso grave.
3. Confirme. A purga é executada e uma faixa de resultado indica quantos tiveram sucesso e quantos falharam, listando os primeiros erros, se existirem.

A purga remove permanentemente o pedido e todos os registos associados, incluindo:

• Atribuições e tarefas
• Documentos carregados, blobs e blob storage
• Atestações
• Histórico de auditoria
• PDFs convertidos e anotações
• Pacotes de exportação

Esta Ação É Irreversível

A purga de retenção é permanente e não pode ser desfeita — o registo do pedido, os seus documentos e o blob storage são removidos. Cada purga é registada no Registo de purga, apresentado abaixo da lista de elegíveis (o pedido, quem o purgou, quando, e o número de documentos), proporcionando-lhe uma trilha de auditoria defensável das ações de eliminação.

Uma vez que a purga de retenção destrói dados, deve ser reservada a administradores que sigam o calendário de conservação de registos aprovado pela sua organização.