Visão Geral das Definições
O centro de Definições é o painel de controlo do seu inquilino AccessPoint. Tudo o que faz a aplicação comportar-se de acordo com o funcionamento do seu gabinete — as funções que as pessoas desempenham, os tipos de pedido que aceita, as cartas e avisos que envia, as isenções que invoca, os calendários que determinam os prazos — é configurado aqui. Praticamente nada está fixado no código: o AccessPoint segue uma abordagem de configuração em vez de código, para que um administrador possa remodelar o produto sem necessitar de um programador ou de uma nova implementação.
Abra as Definições na barra de ferramentas da aplicação. O centro é um diretório navegável de todas as áreas de configuração, organizado em grupos identificados. Cada linha mostra um ícone, o nome da área e uma descrição de uma linha; clique numa linha para abrir o respetivo editor como um painel deslizante. A maioria dos editores apresenta um padrão de lista com editor, com o botão Adicionar, um formulário de edição em linha, e uma salvaguarda de eliminação que impede a remoção de um item ainda em utilização. Sempre que um item é apresentado ao utilizador final, um controlo de campo traduzível permite fornecer o texto em cada um dos idiomas ativos do seu inquilino.
Quem a utiliza: As Definições são uma área de administração. A maioria das operações de escrita requer a função de Administrador, e alguns grupos (fluxos de revisão, configuração de privacidade) só aparecem quando possui a permissão *.configure correspondente.
Primeiros passos
| Área |
Finalidade |
| Configuração inicial |
Configuração de primeira utilização: URL base da API, implementação/atualização no Azure, e notificações por e-mail e Teams. |
| Pacotes de configuração |
Importe um pacote jurisdicional ou universal para pré-preencher tipos, estados, isenções, modelos e calendários num único passo. |
| Organização |
O nome de apresentação da instituição, incorporado nos avisos, cartas e tokens de correspondência gerados. |
| Idiomas |
Os idiomas ativos do inquilino, o idioma predefinido e a ordem de apresentação — determina todos os campos traduzíveis. |
| Funcionalidades |
Comutadores por inquilino, ativados por predefinição, com possibilidade de desativação (delegação de tarefas, captura M365, painel de riscos). |
Utilizadores, funções e permissões
| Área |
Finalidade |
| Gerir utilizadores |
Atribua ou remova funções da aplicação por utilizador, com uma salvaguarda do último administrador para nunca ficar bloqueado fora do sistema. |
| Funções e permissões |
Construa funções de inquilino concedendo permissões individuais a partir de um catálogo categorizado; cada concessão é global ou delimitada. |
Fundamentos
| Área |
Finalidade |
| Calendários |
Calendários de dias úteis: dias de fim de semana, jurisdição e feriados estatutários que alimentam todos os cálculos de prazos. |
| Autoridades legais |
A referência de "qual lei" — tipo, jurisdição, citação e regulador — reutilizada pelas isenções e pelos relatórios. |
| Registo de horas |
Ative o registo pessoal de tempo e faça a gestão de categorias de horas (taxa de honorários e âmbito). |
| Campos personalizados |
Campos definidos pelo inquilino, adicionados a entidades para dados não cobertos pelos campos padrão. |
| Vistas do painel |
Gestão administrativa de vistas guardadas partilhadas pelo inquilino, em todos os painéis de entidades. |
| Tipos de revisão |
Os tipos de revisão utilizados pelo motor de revisão. |
| Fluxos de revisão |
Modelos de fluxo de trabalho — etapas sequenciais ou paralelas, revisores, controlo de avanço e lembretes. |
| Revisões obrigatórias |
O mapeamento que torna uma revisão obrigatória numa etapa de um pedido, avaliação, incidente ou reclamação. |
Pedidos
| Área |
Finalidade |
| Tipos de pedido |
Categorias com durações predefinidas, convenções de datas e regras de processamento expedito. |
| Numeração |
O padrão de numeração de pedidos (prefixo, separador, ano, sequência) com pré-visualização em tempo real. |
| Estados |
Etiquetas de estado configuráveis para o ciclo de vida do pedido. |
| Motivos de prorrogação |
Motivos com durações sugeridas/mínimas/máximas e os tipos de pedido a que se aplicam. |
| Métodos de resposta |
Como as respostas são entregues aos requerentes. |
| Motivos de encerramento |
Os motivos pelos quais um pedido pode ser encerrado (divulgado na totalidade/em parte, recusado, transferido, etc.). |
| Categorias de informação |
Classifica o tipo de informação solicitada. |
Requerentes
| Área |
Finalidade |
| Categorias de taxas do requerente |
Categorias como imprensa, público, empresarial e semelhantes, utilizadas nos relatórios de volume e na lógica de taxas. |
| Taxonomias de contactos e instituições |
Listas de classificação traduzíveis para contactos de requerentes e respetivas organizações. |
| Idiomas do requerente |
Opções de idioma preferido oferecidas num contacto de requerente. |
| Relações |
Tipos de relação entre requerente e titular (próprio, representante, terceiro). |
| Controlo de fluxo |
Governação da admissão: limite de pedidos ativos, motivo de suspensão, política de ativação e dias para suspensão obsoleta. |
Colaboração
Documentos e revisão
| Área |
Finalidade |
| Vistas do espaço de trabalho de documentos |
Vistas guardadas, partilhadas pelo inquilino, fixadas no espaço de trabalho de Documentos. |
| Origens de submissão |
Onde os documentos têm origem (carregamento por custodiante, captura M365, correspondência). |
| Tipos de documento |
Classifica documentos dentro de um pedido. |
| Opções de relevância |
Marca a relevância de um documento durante a revisão. |
| Etiquetas de documento |
A taxonomia de etiquetas codificada por cor: categorias, exclusividade mútua e propagação em família de e-mail. |
| Isenções |
As disposições de isenção/exclusão citadas ao ocultar informação; cada uma associa-se a uma autoridade legal. |
| Aparência da ocultação |
Estilo final de ocultação, transparência de marcações, sobreposição de isenções e aprovação prévia à exportação. |
| Modelos de atestação |
O texto de certificação que um custodiante assina ao submeter. |
Configuração de privacidade
Visível apenas com a permissão de configuração relevante.
Configuração de relatórios
| Área |
Finalidade |
| Livro-razão de auditoria |
O registo apenas de acréscimo, encadeado por hash, das ações significativas, com verificação de integridade do lado do servidor. |
Navegar nas Definições
Para abrir o centro de Definições, clique no ícone Definições na barra de ferramentas da aplicação. É necessário possuir a função de Administrador (e, para os grupos de privacidade, a permissão de configuração correspondente) para visualizar e modificar as definições. Cada editor segue um padrão consistente de lista com editor, e as alterações têm efeito imediato após serem guardadas.
