Detalhes da Atribuição

Quando abre uma atribuição como Custodian, vê uma interface com separadores que organiza tudo o que necessita para completar o seu trabalho de recolha.

Separador Detalhes da Atribuição

O primeiro separador mostra as instruções fornecidas pelo SAO:

• O que pesquisar — palavras-chave, matéria ou registos específicos
• Intervalo de datas — o período temporal que a sua pesquisa deve cobrir
• Repositórios — quais fontes de dados necessita de pesquisar
• Data de vencimento — quando a atribuição deve estar concluída

Leia estas instruções cuidadosamente antes de iniciar a sua pesquisa.

Separador Repositórios

Este separador lista as fontes de dados que necessita de pesquisar. Para cada repositório verá:

• Nome — o identificador do repositório
• Localização — onde o repositório está armazenado ou acessível
• Descrição — contexto adicional sobre o conteúdo do repositório

A partir deste separador pode adicionar tarefas para pesquisas individuais dentro de cada repositório e acompanhar contagens de documentos conforme recolhe registos.

Separador Tarefas

Se a atribuição estiver dividida em tarefas individuais, este separador permite-lhe geri-las. Para cada tarefa pode:

• Ver a descrição e data de vencimento da tarefa
• Atualizar o estado: Não Iniciada, Em Progresso ou Concluída
• Carregar documentos relacionados com essa tarefa

Também pode criar novas tarefas e atribuí-las a Contributors que realizarão o trabalho de pesquisa em seu nome.

Separador Documentos

Carregue ficheiros recolhidos aqui utilizando um de dois métodos:

• Arrastar e largar um ou mais ficheiros diretamente na zona de largagem — vários ficheiros são carregados sequencialmente com um indicador de progresso combinado (até 100 MB por ficheiro)
• Clicar em Adicionar do Microsoft 365 para navegar e pesquisar SharePoint, OneDrive e Outlook por documentos relevantes. Quando adiciona emails com ficheiros anexados, cada anexo é automaticamente extraído e adicionado como um documento separado juntamente com o ficheiro .eml.

Após o carregamento, classifique cada documento como:

• Responsivo — relevante para o pedido
• Não Responsivo — revisto mas não relevante
• Duplicado — uma cópia de outro documento já recolhido

Separador Atestação

Quando terminar de recolher documentos, deve submeter uma atestação formal confirmando que:

• Pesquisou todos os repositórios especificados
• Submeteu todos os documentos relevantes encontrados
• Reportou os seus resultados com precisão

Reveja o texto da atestação cuidadosamente, assine-o e submeta. O SAO revê a sua atestação como parte do seu processo de aprovação.

Separador Histórico

O separador Histórico fornece um registo completo de todas as ações realizadas nesta atribuição, incluindo alterações de estado, carregamentos de documentos, atualizações de tarefas e submissões de atestação.

Submeter a Sua Atribuição

Quando estiver pronto para submeter:

1. Reveja os seus documentos recolhidos para confirmar que tudo está incluído
2. Vá ao separador Atestação
3. Leia o texto da atestação
4. Assine e submeta

O estado da sua atribuição muda para Submetido. O SAO irá então rever o seu trabalho e aprová-lo ou solicitar alterações. Se forem solicitadas alterações, receberá notas explicando o que necessita de ser revisto.