Gennemgang af opbevaring

Under gruppen Vedligeholdelse i Rapporter er panelet Gennemgang af opbevaring det sted, hvor administratorer kasserer anmodninger, hvis opbevaringsperiode er udløbet — sletningstrinnet, der sikrer, at I overholder jeres bevarings- og kassationsplan.

Opbevaringsperioder

Opbevaringsperioder konfigureres pr. anmodningstype ved hjælp af to indstillinger:

• RetentionPeriodMonths — hvor mange måneder der går fra opbevaringens startpunkt, før en anmodning kan kasseres
• RetentionStartPoint — den hændelse, der starter opbevaringsperioden (for eksempel datoen for anmodningens afslutning)

Kun anmodninger, hvis udløbsdato for opbevaring allerede er passeret, vises på denne liste. Anmodninger med fremtidige udløbsdatoer vises ikke. Hvis intet kan kasseres, oplyser panelet dig om det.

Kassationsberettigede anmodninger

Panelet viser alle afsluttede anmodninger, der er berettiget til kassation, med angivelse af anmodningsnummer, type, afslutningsdato, opbevaringens udløbsdato og antal dokumenter. Gennemgå hver anmodning for at bekræfte, at den er egnet til fjernelse, inden du foretager handlingen.

Kassationsarbejdsgangen

1. Markér de anmodninger, der skal kasseres. Du kan vælge flere; det løbende antal dokumenter, der vil blive destrueret, opdateres undervejs.
2. Klik på Kassér valgte. En bekræftelsesdialog angiver præcist, hvor mange anmodninger og dokumenter der vil blive slettet permanent, bag et alvorligt advarselsbanner.
3. Bekræft. Kassationen kører, og et resultatbanner rapporterer, hvor mange der lykkedes, og hvor mange der mislykkedes, med angivelse af de første fejl, hvis der er nogen.

Kassation fjerner permanent anmodningen og alle tilknyttede data, herunder:

• Tildelinger og opgaver
• Uploadede dokumenter, blobs og blob storage
• Attesteringer
• Revisionshistorik
• Konverterede PDF'er og annoteringer
• Eksportpakker

Denne handling kan ikke fortrydes

Kassation er permanent og kan ikke fortrydes — anmodningsposten, dens dokumenter og blob storage fjernes. Hver kassation registreres i Kassationsloggen, der vises under listen med kassationsberettigede anmodninger (anmodningen, hvem der kasserede den, hvornår, og antal dokumenter), hvilket giver dig et forsvarligt revisionsspor over kassationshandlinger.

Fordi kassation destruerer data, bør den være forbeholdt administratorer, der følger jeres organisations godkendte bevarings- og kassationsplan.