Gennemgang af opbevaring

Under gruppen Vedligeholdelse i Rapporter er panelet Gennemgang af opbevaring det sted, hvor administratorer kasserer afsluttede sager, hvis opbevaringsperiode er udløbet — sletningstrinnet, der sikrer, at I overholder jeres bevarings- og kassationsplan. Dens punkt i Rapporter-menuen bærer et live-antal ("N afsluttet(te) sag(er); M berettiget til kassation"), så du med ét blik kan se, om der venter kassationsarbejde, uden at åbne panelet.

Fastgør den som en flise

Opbevaringsgennemgang kan fastgøres til Min dag eller Rapporter-startsiden som enhver anden sektion, og den viser en formålsbygget flise i stedet for generiske anmodningsstatistikker. I den mindste størrelse viser den de to tal, der afgør, om du skal handle — anmodninger til kassation og lukkede anmodninger. Større størrelser tilføjer resten af billedet: alle sager til kassation på tværs af de fem registre, antallet af dokumenter, der ville blive destrueret, alt der holdes tilbage af en åben tilknyttet sag, og hvor længe det ældste element har ventet — plus søjlediagrammer, der opdeler berettigede og lukkede sager efter sagstype.

Flisen er stemplet Pr. i dag i stedet for med dashboardets rapporteringsperiode, fordi berettigelse til opbevaring er en tilstand på et bestemt tidspunkt: en anmodning, der udløb for to år siden, er berettiget nu, uanset hvilken periode dashboardet viser.

Fem registre, ét panel

Opbevaring dækker fem registre gennem én motor: anmodninger, vurderinger, hændelser, klager og selvstændige privatlivsrisici. Den berettigede liste viser en Sagstype-kolonne ved siden af hver posts nummer, type, afslutningsdato, udløbsdato for opbevaring og antal dokumenter — så én gennemgangssession kasserer alt, der er udløbet, uanset hvilken slags sag der er tale om.

Du sætter uret pr. type, ikke globalt

Hver anmodningstype, vurderingstype, hændelsestype og klagetype bærer sin egen opbevaringsperiode (måneder) og, hvor mere end én dato giver mening, et startpunkt for opbevaring — konfigureret i Indstillinger. Selvstændige risici henter deres periode fra deres risikokategori.

At lade perioden stå tom betyder opbevaring på ubestemt tid, og det er standarden: en lejer, der aldrig konfigurerer opbevaring, kasserer aldrig noget. Intet udløber, før du beslutter, at det skal.

Hvad kan og kan ikke udløbe

Nogle poster er udelukket af konstruktion, ikke af politik — motoren tilbyder dem aldrig:

• En vurdering er kun berettiget, når den er Afsluttet. En vurdering, der er Trådt i kraft, er det stående privatlivsdokument for sit program, så den vises aldrig på listen.
• En Accepteret risiko er aldrig berettiget. Accept er en aktiv tilstand med en godkendelse og en udløbsdato, ikke en afsluttet post.
• En risiko, der er tilknyttet en sag, har intet selvstændigt ur — den slettes sammen med sin sag, aldrig alene.

Sagsovergribende afhængigheder blokerer også for kassation. En udløbet post, som en anden åben sag stadig afhænger af — en åben klage, der anfægter anmodningen, en åben anmodning, som en klage anfægter, eller en aktiv tilknyttet risiko — vises på listen med sin blokeringsårsag og afvises server-side. At kassere den ville efterlade den anden sides bevisspor uden sammenhæng.

Kun poster, hvis udløbsdato for opbevaring allerede er passeret, vises; poster med en fremtidig udløbsdato (eller ingen) vises ikke. Hvis intet er berettiget, oplyser panelet dig om det.

Kassationsarbejdsgangen

1. Markér de sager, der skal kasseres. Du kan vælge flere på tværs af sagstyper; det løbende antal dokumenter, der vil blive destrueret, opdateres undervejs.
2. Klik på Kassér valgte. En bekræftelsesdialog angiver præcist, hvor mange sager og dokumenter der vil blive slettet permanent, bag et alvorligt advarselsbanner.
3. Bekræft. Berettigelsen kontrolleres igen i selve kassationsøjeblikket — ikke kun da listen blev dannet — så en sag, der er blevet genåbnet mellem opstilling og bekræftelse, ikke kan glide igennem. Kassationen kører, og et resultatbanner rapporterer, hvor mange der lykkedes, og hvor mange der mislykkedes, med angivelse af de første fejl, hvis der er nogen.

Kassation fjerner permanent sagens post og alle dens underordnede elementer, herunder:

• Dens afhængige poster (tildelinger og opgaver, påstande, foranstaltninger, afsnit)
• Uploadede dokumenter, blobs og blob storage
• Attesteringer
• Revisionshistorik
• Konverterede PDF'er og annoteringer
• Eksportpakker

Denne handling kan ikke fortrydes

Kassation af opbevaring er permanent og kan ikke fortrydes — sagens post, dens underordnede elementer, dens dokumenter og blob storage fjernes. Hver kassation registreres i Kassationsloggen, der vises under den berettigede liste (sagstype, post, hvem der kasserede den, hvornår, og antal dokumenter). Kassationsloggen er den eneste overlevende dokumentation for, at posten nogensinde har eksisteret, og den kasseres aldrig selv — et forsvarligt revisionsspor over jeres kassationshandlinger.

Fordi kassation af opbevaring destruerer data, bør den være forbeholdt administratorer, der følger jeres organisations godkendte bevarings- og kassationsplan.