Revisione della conservazione

Nel gruppo Manutenzione dei Report, il pannello Revisione della conservazione è dove gli amministratori dispongono dei casi chiusi il cui periodo di conservazione è scaduto — la fase di eliminazione che garantisce la conformità al proprio piano di conservazione. La relativa voce nel menu Report riporta un conteggio in tempo reale ("N caso/i chiuso/i; M idoneo/i per l'eliminazione"), così da poter vedere a colpo d'occhio se c'è lavoro di disposizione in attesa senza dover aprire il pannello.

Fissalo come riquadro

La revisione della conservazione può essere fissata a La mia giornata o alla home di Report come qualsiasi altra sezione, e viene visualizzata come un riquadro personalizzato anziché come generiche statistiche delle richieste. Nella dimensione più piccola mostra i due numeri che stabiliscono se è necessario intervenire — richieste da eliminare e richieste chiuse. Le dimensioni più grandi aggiungono il resto del quadro: tutti i casi da eliminare nei cinque registri, il numero di documenti che verrebbero distrutti, tutto ciò che è trattenuto da un caso collegato ancora aperto e da quanto tempo l'elemento più vecchio è in attesa — oltre a grafici a barre che ripartiscono i casi idonei e chiusi per tipo di caso.

Il riquadro riporta la dicitura Aggiornato a oggi anziché il periodo di reportistica della dashboard, perché l'idoneità alla conservazione è una condizione puntuale: una richiesta scaduta due anni fa è idonea ora, qualunque sia il periodo mostrato dalla dashboard.

Cinque registri, un solo pannello

La conservazione copre cinque registri tramite un unico motore: richieste, valutazioni, incidenti, reclami e rischi autonomi per la privacy. L'elenco degli idonei mostra una colonna Tipo di caso accanto al numero, al tipo, alla data di chiusura, alla data di scadenza della conservazione e al numero di documenti di ciascun record — così un'unica sessione di revisione dispone di tutto ciò che è scaduto, qualunque sia il tipo di caso.

Il termine si imposta per tipo, non a livello globale

Ogni tipo di richiesta, tipo di valutazione, tipo di incidente e tipo di reclamo porta con sé il proprio Periodo di conservazione (mesi) e, laddove abbia senso più di una data, un Punto di inizio della conservazione — configurati in Impostazioni. I rischi autonomi ereditano il proprio periodo dalla rispettiva categoria di rischio.

Lasciare vuoto il periodo significa conservare indefinitamente, ed è questa l'impostazione predefinita: un tenant che non configura mai la conservazione non elimina mai nulla. Nulla scade finché non si decide che debba farlo.

Cosa può e non può scadere

Alcuni record sono esclusi per costruzione, non per policy — il motore non li propone mai:

• Una valutazione è idonea solo una volta Chiusa. Una valutazione che si trova In vigore costituisce il record di privacy permanente del proprio programma, quindi non compare mai nell'elenco.
• Un rischio Accettato non è mai idoneo. L'accettazione è una condizione attiva, con un'approvazione e una scadenza propria, non un record concluso.
• Un rischio collegato a un caso non ha un proprio termine indipendente — viene eliminato insieme al proprio caso, mai da solo.

Anche le dipendenze tra casi bloccano la disposizione. Un record scaduto da cui dipende ancora un altro caso aperto — un reclamo aperto che contesta la richiesta, una richiesta aperta contestata da un reclamo, oppure un rischio collegato ancora attivo — viene elencato con il proprio motivo di blocco e rifiutato lato server. Eliminarlo lascerebbe orfana la traccia probatoria dell'altra parte.

Compaiono solo i record la cui data di scadenza della conservazione è già trascorsa; i record con scadenza futura (o senza scadenza) non vengono mostrati. Se non c'è nulla di idoneo, il pannello lo segnala.

Il flusso di eliminazione

1. Selezionare i casi da eliminare. È possibile selezionare più elementi contemporaneamente, anche di tipi diversi; il totale corrente dei documenti che verranno distrutti viene aggiornato man mano.
2. Fare clic su Elimina selezionati. Una finestra di dialogo di conferma indica esattamente quanti casi e quanti documenti verranno eliminati in modo permanente, dietro un banner di avviso di gravità elevata.
3. Confermare. L'idoneità viene verificata nuovamente al momento dell'eliminazione — non solo quando l'elenco è stato generato — in modo che un caso riaperto tra la generazione dell'elenco e la conferma non possa sfuggire al controllo. L'eliminazione viene eseguita e un banner dei risultati riporta quante operazioni sono riuscite e quante non sono riuscite, elencando i primi eventuali errori.

L'eliminazione rimuove permanentemente il record del caso e tutti i suoi elementi figli, tra cui:

• I record dipendenti (assegnazioni e compiti, addebiti, misure, sezioni)
• Documenti caricati, blob e relativo spazio di archiviazione blob
• Attestazioni
• Cronologia di audit
• PDF convertiti e annotazioni
• Pacchetti di esportazione

Questa azione è irreversibile

L'eliminazione per conservazione è permanente e non può essere annullata — il record del caso, i suoi elementi figli, i suoi documenti e lo spazio di archiviazione blob vengono rimossi. Ogni eliminazione viene registrata nel Registro delle eliminazioni mostrato sotto l'elenco degli idonei (tipo di caso, record, chi l'ha eliminato, quando e il numero di documenti). Il registro delle eliminazioni è l'unica prova superstite dell'esistenza del record, e non viene mai eliminato a sua volta — una traccia di audit difendibile delle proprie azioni di disposizione.

Poiché l'eliminazione per conservazione distrugge i dati, dovrebbe essere riservata agli amministratori che seguono il piano di conservazione approvato dalla propria organizzazione.