Revisione della conservazione

Nel gruppo Manutenzione dei Report, il pannello Revisione della conservazione è dove gli amministratori eliminano le richieste il cui periodo di conservazione è scaduto — la fase di eliminazione che garantisce la conformità al proprio piano di conservazione.

Periodi di conservazione

I periodi di conservazione sono configurati per tipo di richiesta utilizzando due impostazioni:

• RetentionPeriodMonths — il numero di mesi che devono trascorrere dal punto di inizio della conservazione prima che una richiesta diventi idonea per l'eliminazione
• RetentionStartPoint — l'evento che avvia il conteggio della conservazione (ad esempio, la data di chiusura della richiesta)

In questo elenco compaiono solo le richieste la cui data di scadenza della conservazione è già trascorsa. Le richieste con data di scadenza futura non vengono mostrate. Se non c'è nulla di idoneo, il pannello lo segnala.

Richieste idonee

Il pannello elenca tutte le richieste chiuse idonee per l'eliminazione, mostrandone numero di richiesta, tipo, data di chiusura, data di scadenza della conservazione e numero di documenti. Esaminare ogni richiesta per confermare che sia opportuno rimuoverla prima di procedere.

Il flusso di eliminazione

1. Selezionare le richieste da eliminare. È possibile selezionarne più di una contemporaneamente; il totale corrente dei documenti che verranno distrutti viene aggiornato man mano.
2. Fare clic su Elimina selezionati. Una finestra di dialogo di conferma indica esattamente quante richieste e quanti documenti verranno eliminati in modo permanente, dietro un banner di avviso di gravità elevata.
3. Confermare. L'eliminazione viene eseguita e un banner dei risultati riporta quante operazioni sono riuscite e quante non sono riuscite, elencando i primi eventuali errori.

L'eliminazione rimuove permanentemente la richiesta e tutti i record associati, tra cui:

• Assegnazioni e compiti
• Documenti caricati, blob e relativo spazio di archiviazione blob
• Attestazioni
• Cronologia di audit
• PDF convertiti e annotazioni
• Pacchetti di esportazione

Questa azione è irreversibile

L'eliminazione per conservazione è permanente e non può essere annullata — il record della richiesta, i suoi documenti e lo spazio di archiviazione blob vengono rimossi. Ogni eliminazione viene registrata nel Registro delle eliminazioni mostrato sotto l'elenco delle richieste idonee (la richiesta, chi l'ha eliminata, quando e il numero di documenti), fornendo una traccia di audit difendibile delle azioni di disposizione.

Poiché l'eliminazione per conservazione distrugge i dati, dovrebbe essere riservata agli amministratori che seguono il piano di conservazione approvato dalla propria organizzazione.