Przegląd retencji

W grupie Konserwacja w sekcji Raporty znajduje się panel Przegląd retencji, w którym administratorzy trwale usuwają wnioski, których okres retencji wygasł — to etap usuwania zapewniający zgodność z harmonogramem przechowywania dokumentacji Twojej organizacji.

Okresy retencji

Okresy retencji są konfigurowane dla każdego typu wniosku za pomocą dwóch ustawień:

• RetentionPeriodMonths — liczba miesięcy od punktu początkowego retencji, po upływie których wniosek kwalifikuje się do trwałego usunięcia
• RetentionStartPoint — zdarzenie rozpoczynające bieg zegara retencji (na przykład data zamknięcia wniosku)

Na tej liście pojawiają się wyłącznie wnioski, których data wygaśnięcia retencji już minęła. Wnioski z przyszłą datą wygaśnięcia nie są wyświetlane. Jeśli żaden wniosek się nie kwalifikuje, panel wyraźnie to sygnalizuje.

Kwalifikujące się wnioski

Panel wyświetla listę wszystkich zamkniętych wniosków kwalifikujących się do trwałego usunięcia, pokazując ich numer, typ, datę zamknięcia, datę wygaśnięcia retencji oraz liczbę dokumentów. Przed podjęciem działania przejrzyj każdy wniosek, aby potwierdzić, że jego usunięcie jest zasadne.

Proces trwałego usuwania

1. Zaznacz wnioski, które chcesz usunąć. Możesz wybrać kilka jednocześnie — bieżąca suma dokumentów, które zostaną zniszczone, jest aktualizowana na bieżąco.
2. Kliknij Usuń trwale zaznaczone. Okno dialogowe potwierdzenia dokładnie wskazuje, ile wniosków i dokumentów zostanie trwale usuniętych, wyświetlane za banerem z poważnym ostrzeżeniem.
3. Potwierdź. Operacja trwałego usuwania zostaje wykonana, a baner wyniku informuje, ile operacji się powiodło, a ile zakończyło się niepowodzeniem, wraz z listą pierwszych błędów, jeśli wystąpiły.

Trwałe usunięcie bezpowrotnie usuwa wniosek oraz wszystkie powiązane rekordy, w tym:

• Przydziały i zadania
• Przesłane dokumenty, obiekty blob oraz zawartość magazynu Blob Storage
• Poświadczenia
• Historię audytu
• Skonwertowane pliki PDF i adnotacje
• Pakiety eksportu

Ta czynność jest nieodwracalna

Trwałe usunięcie w ramach retencji jest nieodwracalne i nie można go cofnąć — rekord wniosku, jego dokumenty oraz zawartość magazynu blob zostają usunięte. Każda operacja trwałego usunięcia jest rejestrowana w Dzienniku trwałych usunięć, wyświetlanym poniżej listy kwalifikujących się wniosków (wniosek, osoba, która dokonała usunięcia, data oraz liczba dokumentów), co zapewnia wiarygodny ślad audytu działań związanych z likwidacją dokumentacji.

Ponieważ trwałe usunięcie w ramach retencji niszczy dane, powinno być zarezerwowane dla administratorów postępujących zgodnie z harmonogramem przechowywania dokumentacji zatwierdzonym przez Twoją organizację.