Gallringsgranskning – begäranden vars bevarandetid har löpt ut samt gallringsflödet som gallrar bort dem
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Gallringsgranskning
Under gruppen Underhåll i Rapporter finns panelen Gallringsgranskning, där administratörer gallrar begäranden vars bevarandetid har löpt ut – raderingssteget som säkerställer att ni följer er dokumenthanteringsplan.
Bevarandetider
Bevarandetider konfigureras per typ av begäran med hjälp av två inställningar:
- RetentionPeriodMonths — anger hur många månader som ska gå efter startpunkten för bevarandetiden innan en begäran blir gallringsbar
- RetentionStartPoint — händelsen som startar bevarandetidens klocka (till exempel begärans avslutsdatum)
Endast begäranden vars utgångsdatum för bevarandetiden redan har passerat visas i listan. Begäranden med framtida utgångsdatum visas inte. Om inget är gallringsbart visar panelen det.
Gallringsbara begäranden
Panelen listar alla avslutade begäranden som är gallringsbara, med uppgift om begärandenummer, typ, avslutsdatum, utgångsdatum för bevarandetiden och antal dokument. Granska varje begäran för att bekräfta att den är lämplig att ta bort innan du vidtar åtgärder.
Gallringsflödet
- Kryssa för de begäranden som ska gallras. Du kan välja flera samtidigt; den löpande summan av dokument som kommer att förstöras uppdateras allteftersom.
- Klicka på Gallra valda. En bekräftelsedialog anger exakt hur många begäranden och dokument som kommer att raderas permanent, bakom en allvarlig varningsbanderoll.
- Bekräfta. Gallringen körs och en resultatbanderoll rapporterar hur många som lyckades och hur många som misslyckades, med en lista över de första felen om sådana förekommer.
Gallring tar bort begäran och alla tillhörande poster permanent, inklusive:
- Tilldelningar och uppgifter
- Uppladdade dokument, blobbar och Blob Storage
- Attesteringar
- Revisionshistorik
- Konverterade PDF-filer och anteckningar
- Exportpaket
Åtgärden kan inte ångras
Gallring är permanent och kan inte ångras – begärans post, dess dokument och Blob Storage tas bort. Varje gallring registreras i gallringsloggen som visas under listan över gallringsbara begäranden (begäran, vem som gallrade den, när samt antal dokument), vilket ger dig ett hållbart revisionsspår över gallringsåtgärder.
Eftersom gallring innebär att data förstörs bör den vara förbehållen administratörer som följer organisationens godkända dokumenthanteringsplan.