Kvarhållandeöversyn

Under gruppen Underhåll i Rapporter finns panelen Kvarhållandeöversyn, där administratörer gallrar avslutade ärenden vars kvarhållandeperiod har löpt ut — raderingssteget som säkerställer att ni följer er dokumenthanteringsplan. Dess post i rapportmenyn bär en realtidsräknare ("N avslutade ärende(n); M gallringsbara"), så att du direkt kan se om det finns gallringsarbete som väntar utan att öppna panelen.

Fäst den som en bricka

Bevarandegranskning kan fästas på Min dag eller startsidan för Rapporter precis som vilket annat avsnitt som helst, och den visas som en syftesbyggd bricka snarare än generell förfrågningsstatistik. I den minsta storleken visas de två siffror som avgör om du behöver agera — förfrågningar att gallra och avslutade förfrågningar. Större storlekar lägger till resten av bilden: alla ärenden att gallra över de fem registren, antalet dokument som skulle förstöras, allt som hålls tillbaka av ett öppet kopplat ärende, samt hur länge det äldsta objektet har väntat — plus stapeldiagram som bryter ned gallringsbara och avslutade ärenden efter ärendetyp.

Brickan är märkt Per idag i stället för instrumentpanelens rapportperiod, eftersom gallringsbarhet är ett tillstånd vid en given tidpunkt: en förfrågan som gick ut för två år sedan är gallringsbar nu, oavsett vilken period instrumentpanelen visar.

Fem register, en panel

Kvarhållandet omfattar fem register genom en och samma motor: förfrågningar, bedömningar, incidenter, klagomål och fristående integritetsrisker. Den gallringsbara listan visar en kolumn för Ärendetyp tillsammans med varje posts nummer, typ, avslutsdatum, utgångsdatum för kvarhållandeperioden och antal dokument — så att en enda granskningsomgång gallrar bort allt som har blivit för gammalt, oavsett vilken typ av ärende det gäller.

Du ställer in klockan per typ, inte globalt

Varje förfrågningstyp, bedömningstyp, incidenttyp och klagomålstyp bär sin egen kvarhållandeperiod (månader) och, där mer än ett datum är relevant, en kvarhållandestartpunkt — konfigurerat under Inställningar. Fristående risker hämtar sin period från sin riskkategori.

Att lämna perioden tom innebär bevaras på obestämd tid, och det är standardvärdet: en klientorganisation som aldrig konfigurerar kvarhållande gallrar aldrig bort något. Ingenting blir för gammalt förrän ni bestämmer att det ska bli det.

Vad som kan och inte kan bli för gammalt

Vissa poster är uteslutna genom konstruktion, inte genom policy — motorn erbjuder dem aldrig:

• En bedömning blir gallringsbar först när den är Avslutad. En bedömning som är I kraft är det stående integritetsdokumentet för sitt program, så den listas aldrig.
• En Accepterad risk är aldrig gallringsbar. Acceptans är en aktiv hållning med ett godkännande och ett utgångsdatum, inte en avslutad post.
• En risk kopplad till ett ärende har ingen egen klocka — den raderas tillsammans med sitt ärende, aldrig på egen hand.

Ärendeövergripande beroenden blockerar också gallring. En utgången post som ett annat öppet ärende fortfarande beror på — ett öppet klagomål som bestrider förfrågan, en öppen förfrågan som ett klagomål bestrider, eller en aktiv kopplad risk — listas med sin blockeringsorsak och nekas server-side. Att gallra den skulle göra motpartens bevisspår faderlöst.

Endast poster vars utgångsdatum för kvarhållandeperioden redan har passerat visas; poster med ett framtida utgångsdatum (eller inget alls) visas inte. Om inget är gallringsbart talar panelen om det.

Gallringsflödet

1. Kryssa för de ärenden som ska gallras. Du kan välja flera samtidigt över olika ärendetyper; den löpande summan av dokument som kommer att förstöras uppdateras allteftersom.
2. Klicka på Gallra valda. En bekräftelsedialog anger exakt hur många ärenden och dokument som kommer att raderas permanent, bakom en allvarlig varningsbanderoll.
3. Bekräfta. Gallringsbarheten kontrolleras på nytt vid själva gallringstillfället — inte bara när listan togs fram — så att ett ärende som återöppnats mellan listning och bekräftelse inte kan slinka igenom. Gallringen körs och en resultatbanderoll rapporterar hur många som lyckades och hur många som misslyckades, med en lista över de första felen om sådana förekommer.

Gallring tar bort ärendets post och alla dess underordnade poster permanent, inklusive:

• Dess beroende poster (uppdrag och uppgifter, anklagelser, åtgärder, avsnitt)
• Uppladdade dokument, blobbar och Blob Storage
• Attesteringar
• Revisionshistorik
• Konverterade PDF-filer och anteckningar
• Exportpaket

Åtgärden kan inte ångras

Kvarhållandegallring är permanent och kan inte ångras — ärendets post, dess underordnade poster, dess dokument och Blob Storage tas bort. Varje gallring registreras i gallringsloggen som visas under den gallringsbara listan (ärendetyp, post, vem som gallrade den, när samt antal dokument). Gallringsloggen är det enda bevaret på att posten någonsin har funnits, och den gallras aldrig själv — ett hållbart revisionsspår över era gallringsåtgärder.

Eftersom kvarhållandegallring förstör data bör den vara förbehållen administratörer som följer organisationens godkända dokumenthanteringsplan.