Anmodningsoversigt

Oversigts-fanen er hovedinformationsskærmen, når du åbner en anmodning. Den giver et resumé af anmodningens aktuelle tilstand, nøgledatoer og omfang.

Redigerbare felter

Følgende felter kan opdateres på Oversigts-fanen:

AI-modtagelsestriage

Når AI Assist er aktiveret, vises et AI-modtagelsestriage-kort på Oversigts-fanen. Det læser den modtagelsestekst, der allerede findes på anmodningen — den beskrivelse og de detaljer, der blev registreret, da anmodningen kom ind — og tilbyder forslag, der hjælper dig med at opsætte anmodningen:

• En foreslået titel, som du kan anvende med ét klik.
• Et resumé i almindeligt sprog af, hvad der anmodes om.
• Nøgleemner, der hjælper med at kategorisere anmodningen.
• En Omfang-sektion — de optegnelser, der søges, og eventuelle udtrykkelige undtagelser, der kan føjes til anmodningens omfang med ét klik.
• En tredjeparts-markering, der flager organisationer eller enkeltpersoner, hvis interesser muligvis skal høres.
• Strukturerede fund, hver vist med den ordrette passage, det er hentet fra.
• Opklarende spørgsmål, der er værd at stille anmoderen.

Alt, hvad kortet producerer, er et forslag — intet anvendes på anmodningen, før du klikker for at acceptere det. Kortet foreslår bevidst ikke en anmodningstype: typeændringer genberegner frister, så det forbliver en menneskelig beslutning på formularen.

AI-modtagelsestriage er en del af AI Assist, en valgfri funktionalitet. Kortet vises kun, når din organisation har udrullet AI Assist. AI Assist kører på en Azure OpenAI-ressource i din organisations eget Azure-abonnement og region: anmodningsindhold forlader aldrig din lejer, Microsoft træner ikke sine modeller på det, og prompts og svar gemmes ikke — kun brugsmetadata bevares.

Foreslået næste handling, sagstjek og hvordan lignende sager forløb

Tre kort mere kan vises i sidepanelet, ved siden af status, nøgledatoer og ejere:

• Foreslået næste handling — et lille kort, der foreslår det eneste mest nyttige næste skridt, med en enkelt sætnings begrundelse forankret i anmodningens egne fakta og et link til den fane, hvor trinnet foregår. Resultater caches pr. anmodning, så en uændret anmodning ikke genkører AI'en — brug opdateringsikonet for at gendanne. Kun rådgivende; intet gøres nogensinde for dig.
• Sagstjek — sidder under Foreslået næste handling og lister, hvad en kvalitetsgransker ville markere: forfaldne handlinger, manglende godkendelser, overstregninger uden citeret undtagelse, ugennemgåede forslag og lignende. Dets overholdelsesrelevante fund kommer fra deterministiske regler, der kører på enhver tenant; når AI Assist er udrullet, kan en AI-gennemgang tilføje konsistensobservationer — kun som advarsler og forslag, aldrig som blokeringer. De samme regler fodrer den tenant-brede rapport Sagshygiejne.
• Hvordan lignende sager forløb — et rent visningskort, der viser beregnede udfaldsfakta fra lignende lukkede anmodninger (udfald, benyttede forlængelser, citerede undtagelser). Det virker med eller uden det semantiske indeks — det matcher efter betydning, når det er tilgængeligt, og ellers efter tekstoverlap — og match er altid sikkerhedsbeskåret til anmodninger, du kan åbne. Det rapporterer, hvad der skete; det anbefaler aldrig.

Foreslået næste handling og Hvordan lignende sager forløb er en del af AI Assist, en valgfri funktionalitet, og vises kun, når din organisation har udrullet den. Sagstjeks deterministiske fund vises på enhver tenant uanset dette; dets AI-assisterede observationer kræver AI Assist.

Anmodningslivscyklus

Anmodninger bevæger sig gennem følgende statusser:

Kladde → Aktiv → Til gennemgang → Lukket

En anmodning kan også bevæge sig mellem Aktiv og I venteposition efter behov.

Statusovergange

Lukkede anmodninger er skrivebeskyttede

Når en anmodning er lukket, vises et banner øverst i detaljepanelet, der bekræfter låsningen. Tildelinger, opgaver, dokumenter og samarbejdsposter kan ses, men ikke redigeres. Korrespondance efter lukning (kvitteringer, klager, opfølgningsbreve) forbliver tilgængelig under Anmoder-fanen, så du kan fortsætte med at registrere legitim aktivitet uden at genåbne anmodningen.

Genåbning af en lukket anmodning

Hvis du har brug for at foretage væsentlige ændringer efter lukning — for eksempel hvis der er indgivet en klage, hvis der kræves en administrativ rettelse, eller hvis nye responsive dokumenter er dukket op — klik på Genåbn anmodning i banneret for den lukkede anmodning. En dialog beder om en begrundelse; begrundelsen registreres i aktivitetsloggen sammen med tilstandsændringen og den oprindelige lukkedato til reference. Genåbning sætter statussen tilbage til Aktiv. Kun Administrators og Subject Access Officers kan genåbne en anmodning.

Forlængelser og urpauser

Sektionen Forlængelser giver dig mulighed for at justere den lovbestemte frist, når lovgivningen tillader det.

Tilføjelse af en fristforlængelse

Sådan tilføjer du en forlængelse:

1. Klik på Tilføj forlængelse i sektionen Forlængelser.
2. Vælg en forlængelsesårsag fra den konfigurerede liste.
3. Indtast den nye frist eller antallet af ekstra dage.
4. Gem forlængelsen.

Tilføjelse af en urpause

En urpause stopper midlertidigt den lovbestemte fristur, for eksempel under en gebyrforhandling eller mens du venter på, at anmoderen indsnævrer sin anmodning.

1. Klik på Tilføj urpause.
2. Angiv startdatoen for pausen.
3. Når årsagen til pausen er løst, vend tilbage og angiv slutdatoen for at genoptage uret.

Alle forlængelser og urpauser registreres i anmodningens aktivitetshistorik og giver et komplet revisionsspor.

Identitetsbekræftelseshold

Én urpause kan åbne af sig selv. På anmodningstyper, der kræver identitetsbekræftelse og har aktiveret pause af uret (Indstillinger → Anmodningstyper → Juridisk), åbner et identitetsbekræftelseshold automatisk, i det øjeblik anmodningen oprettes, og frigives, i det øjeblik identiteten markeres som bekræftet — ingen behøver at tilføje eller fjerne det manuelt. Modtagelsesdatoen forbliver det lovbestemte ankerpunkt: dage brugt på at afvente identitetsdokumentation forbruger aldrig uret (dette afspejler GDPR Art. 12(6) / ICO's "stop uret"-vejledning, og adskillige jurisdiktionspakker forhåndskobler holdet med den korrekte lovhenvisning). Fjernes en bekræftelse senere, genaktiveres holdet af sig selv.

Anset afslag (automatisk overskredet status)

Hvis din anmodningstypes statusvokabular indeholder en overskredet-status — jurisdiktionspakker leverer én, "Anset afslag" (deemed refusal) i canadiske ordninger eller "Constructive denial" i amerikansk FOIA — anvender AccessPoint den automatisk, når den lovbestemte frist overskrides uden svar. Behandlingen fortsætter som normalt; posten viser blot den lovbestemte konsekvens, og overgangen skrives til Aktivitetsfeedet.

Opgivelse

Når en anmoder holder op med at svare, skal du sende det pakkeleverede opgivelsesbrev fra korrespondanceeditoren — dets skabelontype styrer arbejdsgangen, så der er ingen speciel knap. Afsendelse eller generering af det påfører anmodningen en svarfrist (30 dage som standard, konfigurerbar pr. lejer). Hvis fristen overskrides uden svar, rejser Min dag et påmindelsesskub, der kan afvises, og dialogen Luk forudvælger resultatet Opgivet. Lukning forbliver altid en menneskelig beslutning.