Tildelingsfane — oprettelse af tildelinger til dokumentansvarlige, angivelse af instruktioner og sporing af indsamlingsforløb
Last updated: March 29, 2026 by Steve
Tildelinger
Tildelingsfanen er der, hvor SAO'er tildeler arbejde til dokumentansvarlige, der ligger inde med relevante dokumenter. Hver tildeling fortæller en dokumentansvarlig, hvad der skal indsamles, og hvornår det skal være færdigt.
Oprettelse af en tildeling
Sådan opretter du en ny tildeling:
- Klik på Tilføj tildeling på tildelingsfanen.
- Vælg en dokumentansvarlig fra den søgbare liste over brugere.
- Angiv en forfaldsdato for, hvornår den dokumentansvarlige skal have fuldført sin indsamling.
- Tilføj instruktioner, der beskriver, hvad den dokumentansvarlige skal indsamle. Vær specifik med hensyn til emnet, datointervallet og de typer dokumenter, der er brug for. Husk, at dokumentansvarlige ikke kan se anmoderens navn, så undgå at referere til anmoderen ved navn i instruktionerne.
- Vælg lagre — vælg de datakilder (f.eks. SharePoint-websteder, delte drev, e-mailpostkasser), som den dokumentansvarlige skal søge i.
- Klik på Gem.
Den dokumentansvarlige vil se den nye tildeling på sit dashboard og modtage en notifikation (hvis notifikationer er konfigureret).
Tildelingsstatusser
| Status | Beskrivelse |
|---|---|
| Afventer | Tildelingen er oprettet, men den dokumentansvarlige er ikke begyndt at arbejde. |
| Planlægning | Den dokumentansvarlige har bekræftet tildelingen og er ved at planlægge sin indsamling. |
| I gang | Den dokumentansvarlige er aktivt i gang med at indsamle og uploade dokumenter. |
| Indsendt | Den dokumentansvarlige har fuldført indsamlingen og indsendt med en attestering. |
| Ændringer anmodet | SAO'en har gennemgået indsendelsen og anmodet om ændringer eller yderligere dokumenter. |
| Godkendt | SAO'en har gennemgået og godkendt den dokumentansvarliges indsendelse. |
| Annulleret | Du annullerede tildelingen. |
Gennemgang af indsendelser
Når en dokumentansvarlig indsender sin tildeling (sammen med en attestering, der bekræfter fuldstændighed), ændres tildelingens status til Indsendt.
Sådan gennemgår du en indsendelse:
- Åbn tildelingen for at se den dokumentansvarliges indsamlede dokumenter.
- Gennemgå den attesteringserklæring, som den dokumentansvarlige har afgivet.
- Undersøg de uploadede dokumenter for fuldstændighed og relevans.
- Vælg en af følgende handlinger:
- Godkend — Accepter indsendelsen. Tildelingens status ændres til Godkendt.
- Anmod om ændringer — Send tildelingen tilbage til den dokumentansvarlige med noter, der forklarer, hvilke yderligere dokumenter eller rettelser der er brug for. Statusen ændres til Ændringer anmodet.