Współpraca

Przez wniosek przebiegają dwie powierzchnie współpracy, które pełnią różne funkcje. Przycisk Dyskusja w nagłówku wniosku otwiera wątek do wewnętrznej wymiany zdań w obrębie własnego zespołu. Odrębnie model doradców i czytelników przyznaje wskazanym z nazwiska współpracownikom ograniczony dostęp tylko do odczytu do samego wniosku — w ten sposób wniosek udostępnia się osobom spoza zespołu podstawowego bez ujawniania wszystkiego.

Konsultacje formalne ze stronami trzecimi lub innymi instytucjami to jeszcze co innego i mają własną kartę Konsultacje.

Doradcy i czytelnicy

Doradcami i czytelnikami zarządza się z obszaru odpowiedzi i zamknięcia wniosku, na karcie Współpracownicy.

• Doradcy doradzają w sprawie. Mają dostęp tylko do odczytu oraz możliwość przeglądania i oznaczania utajnień do omówienia — doradca nigdy sam nie stosuje utajnienia.
• Czytelnicy mają dostęp tylko do odczytu w celach nadzorczych lub referencyjnych. Mogą przeglądać szczegóły wniosku, ale nie mogą niczego zmieniać.

Kliknij Zarządzaj w odpowiedniej sekcji, aby dodać osobę. Wybierz użytkownika, wskaż rolę i określ, czy może przeglądać dokumenty.

Ten wybór widoczności dokumentów ma znaczenie: doradcy i czytelnicy widzą obszar roboczy dokumentów tylko do odczytu albo komunikat o tym, że dokumenty nie zostały udostępnione, dopóki koordynator im go nie otworzy.

Doradcy i czytelnicy pracują również na oczyszczonej treści. Podobnie jak depozytariusze i współtwórcy widzą wyłącznie to, czego potrzebują do wykonania swojego zadania, i nigdy nie widzą nazwiska, adresu e-mail ani innych danych osobowych wnioskodawcy.

Dyskusja

Przycisk Dyskusja w nagłówku wniosku otwiera wątek zakotwiczony przy tym konkretnym wniosku, przeznaczony do wymiany wewnętrznej. Przycisk pokazuje bieżącą liczbę wpisów w wątku, dzięki czemu od razu widać, czy rozmowa już się toczy.

Zdarzenia dyskusji pojawiają się także w kanale Aktywność jako odnośniki prowadzące z powrotem do wątku. Ślad audytu odnotowuje więc, że rozmowa się odbyła i gdzie ją znaleźć, bez konieczności umieszczania samej rozmowy w dzienniku aktywności.

Konsultacje

Konsultacje formalne — ze stroną trzecią, innym resortem lub instytucją zewnętrzną — prowadzi się na karcie Konsultacje wniosku i są one powiązane z terminami ustawowymi.

Aby dodać konsultację, otwórz kartę Konsultacje i kliknij przycisk +:

1. Wskaż stronę konsultowaną. Przeszukaj kontakty według nazwiska, organizacji lub adresu e-mail, aby powiązać kontakt wielokrotnego użytku — dzięki temu jego dane zostaną ponownie wykorzystane i zobaczysz historię konsultacji — albo po prostu wpisz nazwę strony.
2. Wybierz typ konsultacji.
3. Potwierdź datę rozpoczęcia. To pole jest wymagane.
4. Ustaw datę oczekiwanej odpowiedzi.
5. Dodaj opis tego, jaki wkład jest potrzebny.
6. Kliknij Zapisz.

Pełny obraz — termin ustawowy, strony i ich stanowiska, korespondencja, rejestrowanie wyniku oraz ponowne konsultowanie — znajdziesz na stronie Konsultacje.