Samarbete

Två samarbetsytor löper genom en begäran, och de fyller olika funktioner. Knappen Diskussion i begärans sidhuvud öppnar en tråd för internt utbyte inom det egna teamet. Separat ger modellen med rådgivare och läsare namngivna kollegor en avgränsad läsbehörighet till själva begäran — det är så en begäran delas med personer utanför kärnteamet utan att allt exponeras.

Formella konsultationer med tredje part eller andra myndigheter är något annat igen och har en egen flik Konsultationer.

Rådgivare och läsare

Rådgivare och läsare hanteras från begärans svars- och avslutsområde, i kortet Medarbetare.

• Rådgivare ger råd i ärendet. De har läsbehörighet samt möjlighet att se och flagga maskeringar för diskussion — en rådgivare utför aldrig själv en maskering.
• Läsare har läsbehörighet för tillsyn eller referens. De kan se begärans detaljer men kan inte ändra något.

Klicka på Hantera i respektive avsnitt för att lägga till en person. Välj användaren, välj rollen och ange om personen får se dokument.

Valet av dokumentsynlighet spelar roll: rådgivare och läsare ser dokumentarbetsytan skrivskyddad, eller meddelandet om att dokument inte har delats, tills en samordnare öppnar den för dem.

Rådgivare och läsare arbetar dessutom med sanerat innehåll. Precis som förvarare och bidragsgivare ser de bara det de behöver för sin uppgift, och aldrig den begärandes namn, e-postadress eller andra personuppgifter.

Diskussion

Knappen Diskussion i begärans sidhuvud öppnar en tråd som är förankrad vid just den begäran, för internt utbyte. Knappen visar trådens aktuella antal inlägg, så att man med en blick ser om ett samtal redan pågår.

Diskussionshändelser visas även i flödet Aktivitet som länkar tillbaka till tråden. Revisionsspåret registrerar därmed att ett samtal har ägt rum och var det finns, utan att samtalet självt behöver ligga i aktivitetsloggen.

Konsultationer

Formella konsultationer — med tredje part, ett annat departement eller en extern myndighet — hanteras på begärans flik Konsultationer och är knutna till lagstadgade tidsfrister.

Öppna fliken Konsultationer och klicka på knappen + för att lägga till en:

1. Ange konsulterad part. Sök bland dina kontakter på namn, organisation eller e-postadress för att koppla en återanvändbar kontakt — vilket återanvänder kontaktens uppgifter och ger dig dess konsultationshistorik — eller skriv helt enkelt partens namn.
2. Välj konsultationstyp.
3. Bekräfta startdatumet. Det fältet är obligatoriskt.
4. Ange datum för förväntat svar.
5. Lägg till en beskrivning av vilket underlag som behövs.
6. Klicka på Spara.

Se Konsultationer för hela bilden — den lagstadgade tidsfristen, parter och deras ståndpunkter, korrespondens, registrering av utfallet och förnyad konsultation.