Creazione dei reclami

L'area Reclami e ricorsi tiene traccia delle contestazioni esterne relative al modo in cui l'istituzione ha gestito una pratica di accesso o di privacy — un reclamo presentato a un organismo di vigilanza oppure un ricorso previsto dalla legge contro una decisione. AccessPoint tratta reclamo e ricorso come due "nature" dello stesso record; la natura deriva dal tipo di reclamo scelto in fase di acquisizione e la formulazione del pannello si adatta di conseguenza. Un reclamo può essere autonomo oppure collegato alla richiesta che contesta. Aprire la finestra di dialogo di acquisizione dalla dashboard Reclami. Il pulsante Registra reclamo è un pulsante combinato con menu a discesa: la sua opzione Registra da e-mail… apre lo stesso selettore di caselle di posta del flusso della richiesta Nuovo da e-mail — scegliere l'e-mail del reclamo dalla propria casella di posta o da una casella di acquisizione, e il modulo viene precompilato (titolo dall'oggetto, riepilogo dal corpo, reclamante dal mittente, data di ricezione), con l'e-mail di origine archiviata sul nuovo reclamo come primo documento. Il modulo dispone di guida contestuale, quindi l'icona ? apre questa guida.

Registrazione di un reclamo o ricorso

1. Tipo di reclamo (obbligatorio) — selezionare il tipo. Ogni opzione è contrassegnata come (Reclamo) o (Ricorso). La scelta determina tutto quanto segue, compreso il campo in sola lettura Regolatore / autorità di riferimento visualizzato sotto il menu a discesa, la regola sul termine di presentazione e il catalogo dei motivi.
2. Origine dell'acquisizione — scegliere Indagine del regolatore (l'organismo di vigilanza sta indagando) oppure Diretto all'istituzione (la pratica è arrivata direttamente a voi). Il tipo suggerisce un valore predefinito, ma è possibile modificarlo. L'origine determina se il reclamo passerà successivamente per una fase Inviato; un breve suggerimento spiega la differenza.
3. Indicazione di ammissibilità — se il tipo definisce un termine di presentazione, un banner indica se il reclamo è nei termini rispetto alla scadenza calcolata (determinata in base alla data di notifica oppure, in assenza di questa, alla data di ricezione). Si tratta solo di un'indicazione informativa che non impedisce mai la registrazione.
4. Titolo (obbligatorio), un Numero di reclamo esterno / fascicolo facoltativo (il riferimento del regolatore) e un Riepilogo.
5. Motivo — se il tipo dispone di un catalogo dei motivi, selezionare il motivo di merito del reclamo.
6. Addebiti (facoltativo) — suddividere il reclamo nei singoli addebiti già in fase di acquisizione: digitare ogni addebito e fare clic su aggiungi (viene acquisito anche quanto è ancora digitato nel campo al momento della registrazione). Ogni addebito può avere un proprio motivo, e gli accertamenti vengono in seguito registrati per singolo addebito nella scheda Esito. È inoltre possibile aggiungere addebiti in qualsiasi momento dopo la registrazione.
7. Esito desiderato (facoltativo) — ciò che il reclamante richiede, nelle sue stesse parole. Compare nella scheda Esito e nel report del reclamo.
8. Parti coinvolte — registrare il nome del reclamante, l'e-mail e il nome dell'investigatore assegnato. L'investigatore può appartenere all'organismo di vigilanza.
9. Le date Ricevuto il e Notificato il, entrambe non successive alla data odierna.
10. Collegamento alla richiesta principale (facoltativo) — cercare nel registro delle richieste (ricerca predittiva, migliori corrispondenze) e collegare la richiesta contestata. I reclami autonomi sono pienamente supportati; è possibile collegare o modificare le richieste in un secondo momento.

Fare clic su Registra reclamo / Registra ricorso. Il reclamo viene creato nella fase Attivo e si apre nel pannello dei dettagli. Se si chiude la finestra di dialogo con voci non salvate, viene richiesta una conferma.

Formulazione sensibile alla natura del record

Il tipo di reclamo scelto determina la natura del record. Quando si seleziona un tipo di natura ricorso, la formulazione del pannello cambia automaticamente — ad esempio le etichette del titolo e della data di ricezione — ma il flusso di lavoro è identico a quello di un reclamo. Il tipo determina anche l'autorità di riferimento (l'ufficio del regolatore), la regola sul termine di presentazione e il catalogo dei motivi; scegliere il tipo corretto imposta quindi il resto del record.

Tutela della privacy fin dalla progettazione

Il personale a cui in seguito si delega il lavoro di indagine — custodi e collaboratori — non visualizza mai l'identità del reclamante. Le istruzioni vengono anonimizzate e le finestre di dialogo di creazione ricordano questa barriera di protezione.